విషయము

• అడుగు పెట్టడానికి
• 2 యొక్క పార్ట్ 1: ఎజెండా రాయడం
• మొదటి నుండి ఎజెండాను సృష్టించండి
• క్యాలెండర్ టెంప్లేట్ ఉపయోగించి
• పార్ట్ 2 యొక్క 2: క్యాలెండర్ ఉపయోగించటానికి ఉత్తమ పద్ధతులు
• చిట్కాలు

క్రమబద్ధమైన సమావేశానికి బాగా వ్రాసిన ఎజెండా అవసరం. మీ సమావేశం చాలా సమావేశాలు కనిపించినంత శ్రమతో మరియు సమర్థవంతంగా పొందవద్దు. వివరణాత్మక మరియు సరళమైన ఎజెండాకు కట్టుబడి ఉండటం ద్వారా, మీరు మీ సమావేశాన్ని క్రమబద్ధంగా మరియు దృష్టిలో ఉంచుకోవచ్చు, తద్వారా మీ సమావేశ లక్ష్యాలన్నింటినీ తక్కువ సమయంలో సాధించవచ్చు. మీరు మీ స్వంత క్యాలెండర్ రాయాలనుకుంటున్నారా, టెంప్లేట్ ఉపయోగించాలా, లేదా మీకు ఇప్పటికే ఉన్న క్యాలెండర్‌ను ఎక్కువగా ఉపయోగించుకోవాలనుకుంటున్నారా, ప్రారంభించడానికి దిగువ దశ 1 చూడండి!

అడుగు పెట్టడానికి

2 యొక్క పార్ట్ 1: ఎజెండా రాయడం

మొదటి నుండి ఎజెండాను సృష్టించండి

1. మీ క్యాలెండర్‌కు శీర్షిక ఇవ్వడం ద్వారా ప్రారంభించండి. అత్యుత్తమ సాహిత్యం నుండి పొడిగా ఉన్న స్ప్రెడ్‌షీట్ వరకు, దాదాపు ప్రతి ముఖ్యమైన పత్రానికి శీర్షిక అవసరం, మరియు సమావేశ ఎజెండాలు దీనికి మినహాయింపు కాదు. మీ శీర్షిక పాఠకుడికి రెండు విషయాలు చెప్పాలి: మొదట, అతను లేదా ఆమె ఒక ఎజెండాను చదువుతున్నారని, మరియు రెండవది, సమావేశం గురించి. మీరు మీ మనస్సును ఏర్పరచుకున్నప్పుడు, మీ శీర్షికను మీ ఖాళీ పత్రం పైన ఉంచండి. శీర్షిక పుష్పించే లేదా సంక్లిష్టంగా ఉండవలసిన అవసరం లేదు - వ్యాపార సందర్భంలో, సాధారణ మరియు ప్రత్యక్ష శీర్షికలు సాధారణంగా ఉత్తమమైనవి.
   • మీ శీర్షిక కోసం ప్రత్యేక లేదా పెద్ద ఫాంట్‌లను ఉపయోగించాలనే కోరికను నిరోధించండి. చాలా సందర్భాల్లో, మీరు టైమ్స్ న్యూ రోమన్ లేదా కాలిబ్రి వంటి సరళమైన, గౌరవప్రదమైన ఫాంట్‌ను ఉపయోగించాలనుకుంటున్నారు మరియు మీ శీర్షికను పత్రంలోని మిగిలిన అక్షరాల మాదిరిగానే (లేదా కొంచెం పెద్దదిగా) మార్చండి. గుర్తుంచుకోండి, మీ శీర్షిక యొక్క ఉద్దేశ్యం పాఠకులను వారు చూస్తున్న వాటిని తెలియజేయడం, వాటిని వినోదం లేదా దృష్టి మరల్చడం కాదు.
2. జోడించు "Who?’, ’నిజమా?"మరియు"ఎప్పుడు?"శీర్షికకు డేటా. శీర్షిక తరువాత, సమావేశ అజెండాల్లో సాధారణంగా మీ కార్యాలయం ఎంత లాంఛనప్రాయంగా ఉంటుందో బట్టి వివరంగా మారే శీర్షిక ఉంటుంది. ఈ శీర్షిక సాధారణంగా శీర్షిక క్రింద ఉన్న పంక్తి గురించి ఉంటుంది. సాధారణంగా, శీర్షికలో, మీరు చర్చించబడుతున్న అంశానికి ఎటువంటి సంబంధం లేని సమావేశం గురించి వాస్తవిక సమాచారాన్ని క్లుప్తంగా జాబితా చేస్తారు. ఇది ఎప్పుడు, ఎక్కడ జరిగిందో, ఎవరు హాజరయ్యారో ప్రజలకు తెలియదు. మీరు జోడించగల కొన్ని విషయాలు క్రింద ఉన్నాయి; మీరు ఎంచుకున్న డేటాతో సంబంధం లేకుండా, ప్రతి సమాచారాన్ని మీరు స్పష్టంగా గుర్తించారని నిర్ధారించుకోండి (లేబుల్ టెక్స్ట్ బోల్డ్‌గా ఇక్కడ బాగా పనిచేస్తుంది):
   • తేదీ మరియు సమయం. వీటిని కలిసి లేదా వారి స్వంత ప్రత్యేక విభాగాలలో వర్గీకరించవచ్చు.
   • స్థానం. మీ వ్యాపారానికి బహుళ స్థానాలు ఉంటే, మీరు చిరునామాను వ్రాయవచ్చు, కానీ ఒకే ఒక స్థానం ఉంటే, మీరు కలుసుకున్న గదికి మీరు పేరు పెట్టవచ్చు (ఉదా., సమావేశ గది ​​# 3).
   • హాజరైనవారు. ఉద్యోగ శీర్షికలు సాధారణంగా ఐచ్ఛికం కాని అవసరం లేదు.
   • ప్రత్యేక వ్యక్తులు హాజరవుతున్నారు. వీరు ప్రత్యేక అతిథులు, వక్తలు లేదా సమావేశ నాయకులు కావచ్చు.
3. లక్ష్యాలతో ఒక చిన్న ప్రకటన రాయండి. స్పష్టంగా నిర్వచించబడిన ఉద్దేశ్యం లేని సమావేశాలు హాజరైనవారు ఏమి మాట్లాడాలో నిర్ణయించుకోవడంతో విలువైన సమయాన్ని వృథా చేసే ప్రమాదం ఉంది. మీ శీర్షిక తర్వాత ఒక పంక్తిని దాటవేసి, మీ లక్ష్యాల విభాగాన్ని "లక్ష్యం" లేదా "లక్ష్యం" వంటి శీర్షికతో పెద్దప్రేగు లేదా క్రొత్త లైన్ ద్వారా నియమించడానికి బోల్డ్ లేదా అండర్లైన్ టెక్స్ట్ ఉపయోగించండి. అప్పుడు మీరు కొన్ని సంక్షిప్త మరియు పదునైన వాక్యాలలో, సమావేశానికి చర్చించవలసిన అంశాలను వివరిస్తారు. 1-4 వాక్యాల గురించి ఇక్కడ వ్రాయడం మీ లక్ష్యంగా చేసుకోండి.
   • ఉదాహరణకు, మేము బడ్జెట్ సమావేశం కోసం లక్ష్యాల ప్రకటన రాయాలనుకుంటే, మేము వీటిని ఉపయోగించవచ్చు: "లక్ష్యం: 2014-2015 ఆర్థిక సంవత్సరానికి కీలకమైన బడ్జెట్ లక్ష్యాలను జాబితా చేయండి మరియు దీర్ఘకాలిక వ్యయ పొదుపు చర్యలను చర్చించండి. అదనంగా, ఆర్ అండ్ డి డైరెక్టర్ మార్కస్ ఫెల్డ్‌మాన్ ఇటీవల జరిగిన పోటీ సర్వే ఫలితాలను ప్రదర్శిస్తారు. "
   • మీరు ఎప్పుడైనా శాస్త్రీయ సందర్భంలో వ్రాసినట్లయితే, లక్ష్యాల ప్రకటనను సమావేశం యొక్క సారాంశంగా భావించండి. మీరు ప్రాథమికంగా చెప్తున్నారు, విస్తృతంగా, సమావేశంలో ఏమి చర్చించాల్సిన అవసరం ఉంది, వివరంగా చెప్పకుండా.
4. సమావేశం యొక్క ప్రధాన అంశాలకు షెడ్యూల్ రాయండి. వ్యాపార సమావేశాలు చాలా కాలం పాటు కొనసాగే ధోరణిని ఎదుర్కోవడానికి షెడ్యూల్ సహాయపడుతుంది. మీ లక్ష్యాల ప్రకటన తర్వాత ఒక పంక్తిని దాటవేయండి, మీ షెడ్యూల్‌కు బోల్డ్ లేదా అండర్లైన్ చేయబడిన శీర్షిక ఇవ్వండి మరియు మీ షెడ్యూల్‌లో సమయాన్ని (ముఖ్య చర్చా పాయింట్లతో సరిపోల్చడానికి) సృష్టించడం ప్రారంభించండి. చదవడం సులభం చేయడానికి, ప్రతి కాలానికి దాని స్వంత పంక్తిని ఇవ్వండి.
   • ప్రతి కాల వ్యవధిని సూచించండి గాని ప్రణాళికాబద్ధమైన ప్రారంభ మరియు ముగింపు సమయం, లేదా ప్రతి భాగం తీసుకోవాలనుకుంటున్న సమయం. ఒక వ్యవస్థను లేదా మరొకదాన్ని ఎన్నుకోండి మరియు స్థిరంగా ఉండండి - విషయాలను కలపడం వృత్తిపరమైనది కాదు.
   • మరో మాటలో చెప్పాలంటే, మీరు ప్రతి కాల వ్యవధిని సంభాషణ యొక్క ప్రారంభ మరియు ముగింపు సమయంతో గుర్తించాలనుకుంటున్నారు, లేదా మీరు ఎంతకాలం ఉండాలని కోరుకుంటున్నారో వ్రాసుకోండి. ఉదాహరణకు, ఉదాహరణ పంక్తి "14:00 - 14:05: పరిచయాలు మరియు ప్రదర్శన " లేదా ’5 నిమి: పరిచయాలు మరియు ఉనికి. ”అయితే, మీరు రెండు వ్యవస్థల మధ్య మారకుండా ఉండాలి.
5. ఏదైనా ప్రత్యేక అతిథుల కోసం షెడ్యూల్‌లో సమయాన్ని కేటాయించండి. ముఖ్యమైన విషయాలను చర్చించడానికి అతిథులు మీ సమావేశానికి వస్తే, మీరు ఈ వ్యక్తుల కోసం సమావేశంలో సమయాన్ని కేటాయించాలనుకుంటున్నారు. ప్రతి అతిథికి ఒకటి కంటే ఎక్కువ సంభాషణలు ఉన్నప్పటికీ, వారి స్వంత సమయ స్లాట్‌ను ఇవ్వండి. ఈ విధంగా ప్రతి ఒక్కరూ తన సొంత విషయాలను కోరుకున్నట్లుగా నిర్వహించవచ్చు.
   • ఇబ్బందికరమైన షెడ్యూలింగ్ సమస్యలను నివారించడానికి, అతిథులను వారి సంభాషణ అంశంపై ఎంత సమయం అవసరమో తెలుసుకోవడానికి ముందుగానే సంప్రదించండి.
6. ఏదైనా ఇతర వ్యాపారం కోసం సమావేశం చివరిలో అదనపు సమయాన్ని వదిలివేయండి. ఈ సమయంలో, ప్రజలు సంభాషణ యొక్క గందరగోళ విషయాల గురించి వివరణలు అడగవచ్చు, వారి స్వంత అభిప్రాయాలను వ్యక్తపరచవచ్చు, భవిష్యత్ సమావేశాలకు విషయాలను సూచించవచ్చు మరియు ఇతర వ్యాఖ్యలు చేయవచ్చు. మీరు ఈ సర్వేను మీ షెడ్యూల్‌లోని చివరి అంశంగా చేర్చడం ద్వారా స్పష్టంగా చేయవచ్చు లేదా సమావేశం చివరి పాయింట్ తర్వాత మీరు దానిని మీరే తీసుకురావచ్చు.
   • మీరు మీ సమావేశం ముగింపుకు చేరుకుంటే మరియు ఎవరికీ అదనపు ప్రశ్నలు లేదా వ్యాఖ్యలు లేకపోతే, మీరు ఎప్పుడైనా సమావేశాన్ని ముందుగానే ముగించవచ్చు. మీ హాజరైన వారిలో చాలామంది దీనికి కృతజ్ఞతలు తెలుపుతారు!
7. మీరు సంభాషణ అంశాల యొక్క అవలోకనాన్ని కూడా అందించవచ్చు. సాధారణంగా, షెడ్యూల్ అనేది సమావేశ ఎజెండాలో సింహభాగం - చర్చకు మార్గనిర్దేశం చేయడానికి ప్రజలు చూసే భాగం. ఏదేమైనా, ఈ అదనపు ప్రయత్నంలో పాల్గొనడం చాలా అవసరం కానప్పటికీ, ముఖ్య విషయాల యొక్క అదనపు అవలోకనాన్ని అందించడం పరధ్యానంలో ఉన్నవారికి చాలా సహాయపడుతుంది. సమావేశంలో సమర్పించిన ఆలోచనల అమరిక గురించి హాజరైనవారికి ఒక రూపురేఖలు గుర్తుచేస్తాయి మరియు పేర్కొన్న ప్రతి అంశాన్ని కొనసాగించడానికి కష్టపడేవారికి సహాయపడుతుంది. మీరు బహుశా ఉపయోగించాలనుకుంటున్న సారాంశం రకానికి ఉదాహరణ క్రింద ఉంది:

   • I. అధిక ప్రాధాన్యత గల బడ్జెట్ అంశాలు

     • స) ఉద్యోగుల ప్రయాణ బడ్జెట్

       బి. డీలర్ల రేట్లు

       • i. మంచి ఒప్పందంపై చర్చలు జరుపుతున్నారా?

       C. లాబీయింగ్ ఖర్చులు

     II. టర్నోవర్ మెరుగుపరచడానికి చర్యలు

     • A. ప్రత్యామ్నాయ సేవా ఒప్పందాలు

       • i. వినియోగదారులకు ప్రస్తుత ఎంపికలు

         ii. అభిప్రాయాన్ని పొందండి

       మొబైల్ టెక్నాలజీలో తిరిగి పెట్టుబడి పెట్టడం

     ...మరియు అందువలన న.

8. వాటిని ఇవ్వడానికి ముందు లోపాల కోసం క్యాలెండర్‌ను తనిఖీ చేయండి. కొంతమంది హాజరైనవారు సమావేశ ఎజెండాపై ఎక్కువగా ఆధారపడవచ్చు కాబట్టి, దానిని అప్పగించే ముందు లోపాల కోసం దాన్ని తనిఖీ చేయడం చాలా మంచిది. ఇలా చేయడం హాజరైన వారికి అనుకూలంగా ఉండదు - ఇది వివరాలకు మీ దృష్టిని మరియు మీ స్థానం కోసం మీకు ఉన్న విలువను కూడా సానుకూలంగా ప్రతిబింబిస్తుంది.
   • అంతేకాక, మీ డైరీలో లోపాలు లేవని తనిఖీ చేయడం మీకు సహాయపడుతుంది సమయం మరియు మిమ్మల్ని రక్షించండి ముఖం తప్పులతో నిండిన ఎజెండాను వివరించడానికి సమయాన్ని వెచ్చించడం మీ సమావేశాన్ని గందరగోళానికి గురి చేస్తుంది మరియు మీకు ఇబ్బందికరంగా ఉంటుంది, ముఖ్యంగా ముఖ్యమైన వ్యక్తులు ఉన్నప్పుడు.

క్యాలెండర్ టెంప్లేట్ ఉపయోగించి

1. మీ వర్డ్ ప్రాసెసర్‌తో కూడిన టెంప్లేట్‌ను ఉపయోగించండి. మైక్రోసాఫ్ట్ ఆఫీస్, మాక్ కోసం పేజీలు మరియు అనేక వర్డ్ ప్రాసెసింగ్ ప్రోగ్రామ్‌లు, సమావేశ ఎజెండాలతో సహా అన్ని రకాల వ్యక్తిగత మరియు వృత్తిపరమైన పత్రాల కోసం ప్రామాణిక టెంప్లేట్‌లను కలిగి ఉంటాయి. ఈ టెంప్లేట్‌లతో మీరు ఆశ్చర్యకరంగా త్వరగా మరియు సులభంగా ప్రొఫెషనల్ కనిపించే పత్రాన్ని సృష్టించవచ్చు. సాధారణంగా ఈ రకమైన టెంప్లేట్లు తార్కిక విభాగాలుగా సౌందర్యంగా ఆహ్లాదకరమైన లేఅవుట్‌తో నిర్వహించబడతాయి - సంబంధిత డేటాను సంబంధిత ప్రదేశాల్లో టైప్ చేయండి మరియు మీరు వెళ్ళడం మంచిది!
   • ప్రతి వర్డ్ ప్రాసెసర్ కొద్దిగా భిన్నంగా ఉన్నప్పటికీ, చాలావరకు టెంప్లేట్ ఎంపికతో ప్రోగ్రామ్ విండో ఎగువన ఉన్న మెను బార్ నుండి టెంప్లేట్‌లకు నావిగేట్ చెయ్యడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.
   • మీ వర్డ్ ప్రాసెసర్ టెంప్లేట్‌లను ఉపయోగించగలిగితే, కానీ తగిన సమావేశ ఎజెండా టెంప్లేట్లు లేకపోతే, మీరు ప్రోగ్రామ్ మేకర్ వెబ్‌సైట్ నుండి ఒకదాన్ని డౌన్‌లోడ్ చేసుకోవచ్చు. ఉదాహరణకు, మైక్రోసాఫ్ట్ వర్డ్ కోసం టెంప్లేట్లు office.microsoft.com లో లభిస్తాయి, అయితే Mac కోసం పేజీల కోసం టెంప్లేట్లు ఆపిల్ యాప్ స్టోర్‌లో చూడవచ్చు.
2. మీరు బాహ్య మూలం నుండి ఒక టెంప్లేట్‌ను కూడా డౌన్‌లోడ్ చేసుకోవచ్చు. మీ వర్డ్ ప్రాసెసర్ అప్రమేయంగా క్యాలెండర్ టెంప్లేట్‌లతో రాకపోతే మరియు మీరు వాటిని అధికారిక సైట్‌లో పొందలేకపోతే, చింతించకండి - ఆన్‌లైన్‌లో ఉచిత టెంప్లేట్లు పుష్కలంగా అందుబాటులో ఉన్నాయి. "మీటింగ్ ఎజెండా టెంప్లేట్" కోసం మీరు ఇష్టపడే సెర్చ్ ఇంజిన్‌లో సరళమైన శోధన మీకు డజన్ల కొద్దీ సంబంధిత ఫలితాలను ఇస్తుంది. అయినప్పటికీ, ఈ ఫలితాలన్నీ అధికారిక, నమ్మదగిన మూలాల నుండి రావు కాబట్టి, ఏ టెంప్లేట్‌లను ఉపయోగించాలో ఎన్నుకునేటప్పుడు వ్యత్యాసం చేయడం ముఖ్యం. మీరు సందర్శించదలిచిన కొన్ని బాహ్య సైట్లు క్రింద ఉన్నాయి:
   • వర్డ్ టెంప్లేట్‌లను సేవ్ చేయండి - ఈ ప్రొఫెషనల్ సైట్ మైక్రోసాఫ్ట్ వర్డ్ కోసం చాలా నాణ్యమైన టెంప్లేట్‌లను అందిస్తుంది.
   • వర్డ్ టెంప్లేట్లు ఆన్‌లైన్ - వర్డ్ టెంప్లేట్‌లకు మరో గొప్ప వనరు. అయితే, ఈ పేజీ కొన్ని ఎంపికలను మాత్రమే అందిస్తుంది.
   • iWorkCommunity - పేజీల కోసం మంచి క్యాలెండర్ టెంప్లేట్. అయితే, ఈ టెంప్లేట్ పాత పేజీల సంస్కరణల కోసం (2009 కి ముందు).
   • యాప్ స్టోర్‌లో పేజీల కోసం టన్నుల టెంప్లేట్లు కూడా ఉన్నాయి. దురదృష్టవశాత్తు, ఇవన్నీ ఉచితంగా అందుబాటులో లేవు.
3. మీ టెంప్లేట్‌లోని ఫీల్డ్‌లను పూరించండి. మీరు మీ వర్డ్ ప్రాసెసర్‌లో తగిన టెంప్లేట్‌ను కనుగొన్న తర్వాత లేదా మీకు నచ్చినదాన్ని డౌన్‌లోడ్ చేసిన తర్వాత, మీరు చేయాల్సిందల్లా అవసరమైన సమాచారంతో టెంప్లేట్‌ను పూరించండి. పేర్లు, సమయాలు, సంభాషణ యొక్క అంశాలు, విభాగం శీర్షికలు మరియు మొదలైనవి టైప్ చేయడానికి చాలా టెంప్లేట్లు మీకు స్పష్టంగా గుర్తించబడిన ప్రాంతాలను కలిగి ఉంటాయి. మీ ఎజెండాను పూర్తి చేయడానికి అన్ని సంబంధిత రంగాలను పూరించండి మరియు తరువాత లోపాల కోసం మీ పనిని తనిఖీ చేయండి. క్యాలెండర్ టెంప్లేట్లు ఉపయోగకరంగా ఉంటాయి, అవి స్పెల్లింగ్, వ్యాకరణం మరియు వాస్తవిక లోపాల నుండి మిమ్మల్ని రక్షించవు.
   • ఏ పొలాలను ఖాళీగా ఉంచవద్దు. "ఇక్కడ టైప్ చేయండి" అని మాత్రమే చెప్పే షెడ్యూల్‌లోని ఒక పంక్తి కంటే ఎక్కువ te త్సాహికమైనది ఏమీ లేదు. కొన్ని కారణాల వల్ల మీరు పూరించడానికి ఇష్టపడని టెంప్లేట్ యొక్క భాగాలు ఉంటే, వాటిని ఖాళీగా ఉంచకుండా వాటిని తొలగించండి.
4. మీ క్యాలెండర్‌ను మీ అవసరాలకు అనుగుణంగా మార్చడానికి చిన్న మార్పులు చేయండి. ఎజెండా టెంప్లేట్‌లను కలవడం చాలా ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది, కానీ మీరు డిఫాల్ట్ క్యాలెండర్ శైలికి మరియు లేఅవుట్‌కు ఖచ్చితంగా కట్టుబడి ఉండటానికి ఎటువంటి కారణం లేదు. మీ క్యాలెండర్ మీ కంపెనీ మీ కోసం నిర్దేశించిన ప్రమాణాలకు అనుగుణంగా ఉందని మరియు మీరు సమావేశానికి సెట్ చేసినట్లు నిర్ధారించుకోవడానికి మీరు తగినట్లుగా టెంప్లేట్ యొక్క కంటెంట్ మరియు శైలిలో మార్పులు చేయడానికి సంకోచించకండి.
   • ఉదాహరణకు, ఒక నిర్దిష్ట టెంప్లేట్ చాలా బాగుంది అని మీరు అనుకుంటే, కానీ దాని శీర్షిక చాలా పొడవుగా ఉంది, ఇది పరధ్యానంలో ఉంది, మీరు సరిపోయేటట్లుగా హెడర్ యొక్క అనవసరమైన విభాగాలను తొలగించడానికి సంకోచించకండి, మీరు అలా చేసినంత కాలం పత్రం యొక్క లేఅవుట్ నాశనం కాలేదు, లేదా ఎజెండా అగ్లీగా కనిపిస్తుంది.

పార్ట్ 2 యొక్క 2: క్యాలెండర్ ఉపయోగించటానికి ఉత్తమ పద్ధతులు

1. మొదట చాలా ముఖ్యమైన విషయాలను ఎంచుకోండి. సమావేశాలను షెడ్యూల్ చేసేటప్పుడు, చాలా ముఖ్యమైన అంశాన్ని షెడ్యూల్ ముందు ఉంచడం సాధారణంగా మంచి విధానం. దీనితో మీరు రెండు విషయాలు సాధిస్తారు. మొదట, ప్రతి ఒక్కరూ ఈ ముఖ్యమైన విషయాలను వారి అంచున ఉన్నప్పుడు మరియు సమావేశం ప్రారంభంలో ఇంకా అలసిపోనప్పుడు చర్చించడానికి అనుమతిస్తుంది. రెండవది, సమావేశం అకాలంగా ముగిసినా లేదా కొంతమంది హాజరయ్యేవారు ముగింపుకు ముందే బయలుదేరవలసి వస్తే, ముఖ్యమైన విషయాలు ఇప్పటికే చర్చించబడ్డాయని ఇది నిర్ధారిస్తుంది.
   • సమావేశాలు ఎల్లప్పుడూ అనుకున్నట్లు జరగవు. సమావేశం చివరలో చిన్న, అప్రధానమైన విషయాలు పడిపోతే, మీరు వాటిని మీరే పరిష్కరించుకోవచ్చు లేదా తరువాత మరొక సమావేశాన్ని షెడ్యూల్ చేయవచ్చు. అయినప్పటికీ, మీరు సంభాషణ యొక్క ప్రధాన విషయాలను కవర్ చేయలేకపోతే, మీ సమావేశం లక్ష్యం యొక్క భాగాన్ని సాధించడంలో విఫలమైంది, ఇది మీకు నిరాశ మరియు ఇబ్బంది కలిగించేది. మీ షెడ్యూల్ పైన చాలా ముఖ్యమైన విషయాలను ఉంచడం నిరోధిస్తుంది ఎక్కువగా ఈ సమస్య.
2. మీ క్యాలెండర్ షెడ్యూల్‌కు కట్టుబడి ఉండండి, కానీ సరళంగా ఉండండి. సమావేశాన్ని ప్లాన్ చేసేటప్పుడు మరియు నిర్వహించేటప్పుడు, అతి పెద్ద ప్రమాదాలలో ఒకటి ప్రణాళిక కంటే ఎక్కువ సమయం పడుతుంది. ఉద్యోగులకు సాధారణంగా ఒకటి ఉంటుంది అయిష్టం సమావేశాలు చాలా పొడవుగా ఉన్నాయి, మరియు సరిగ్గా, అవి చాలా బోరింగ్‌గా ఉంటాయి మరియు బదులుగా ప్రజలు నిజమైన పని చేయకుండా నిరోధించవచ్చు. మీ సమావేశాన్ని షెడ్యూల్‌లో ఉంచడానికి, గడియారంపై నిఘా ఉంచండి మరియు మీకు అవకాశం వస్తే, మర్యాదపూర్వకంగా ఇలా చెప్పడం ద్వారా మర్యాదపూర్వకంగా కొనసాగండి, "మేము సమయానికి ఇక్కడి నుండి బయటపడాలంటే మేము నిజంగా తదుపరి అంశానికి వెళ్ళాలి. "
   • ఏదేమైనా, సమావేశాలు తరచుగా ప్రణాళిక ప్రకారం జరగవు, కాబట్టి మీ సమావేశంలో ఏదైనా భాగం మీరు కోరుకున్న దానికంటే ఎక్కువ సమయం తీసుకుంటే పరిహారం ఇవ్వడానికి మీరు సిద్ధంగా ఉండాలి. మీ సమావేశానికి మీకు ఉన్న పరిమిత సమయంలో సాధ్యమైనంతవరకు చర్చించడంలో సరళంగా ఉండండి. ఉదాహరణకు, మీ సమావేశంలో కొంత భాగం మీరినట్లయితే, మీరు మీ సమావేశంలోని ఇతర భాగాల కోసం చర్చను ట్రిమ్ చేయవచ్చు లేదా సమావేశం యొక్క ప్రాముఖ్యత లేని భాగాలను పూర్తిగా వదిలివేయవచ్చు, అది సమయానికి ముగుస్తుందని నిర్ధారించుకోండి.
3. సమావేశానికి ముందు మీ ఎజెండాను బాగా రాయడం ప్రారంభించండి. ఇతర రకాల వ్యాపార పత్రాలు (నివేదికలు, డేటా యొక్క స్ప్రెడ్‌షీట్లు, ప్రెజెంటేషన్ స్లైడ్‌లు మొదలైనవి) క్యాలెండర్‌లు అంత ముఖ్యమైనవి కానప్పటికీ, మీ క్యాలెండర్ వృత్తిపరంగా మరియు మృదువుగా కనిపించాలని మీరు కోరుకుంటారు, ప్రత్యేకించి మీరు మీ సహోద్యోగులతో భాగస్వామ్యం చేస్తే సమావేశం. సమావేశం. నాణ్యమైన పత్రాన్ని రూపొందించడానికి మీకు తగినంత సమయం ఉందని నిర్ధారించుకోవడానికి, మీ డైరీని వీలైనంత త్వరగా రాయడం ప్రారంభించండి.
   • ముందుగానే ప్రారంభించడం మీ సమావేశ ఎజెండాపై అభిప్రాయాన్ని పొందే ప్రయోజనాన్ని కూడా ఇస్తుంది. మీ క్యాలెండర్ యొక్క ప్రాధమిక సంస్కరణను సహోద్యోగులతో లేదా పర్యవేక్షకులతో పంచుకోవడం మరియు వారి ఇన్పుట్ కోసం అడగడం, లోపాలను పరిష్కరించడానికి మరియు అంతకుముందు లేని తప్పిపోయిన వివరాలను జోడించడంలో మీకు సహాయపడుతుంది. మీ క్యాలెండర్ రాయడానికి చివరి సెకను వరకు మీరు వేచి ఉంటే, ఈ అభిప్రాయాన్ని అడగడానికి మీకు సమయం లేకపోవచ్చు.
   • సమావేశానికి ముందు రోజు సాధారణ రోజువారీ సమావేశానికి మీరు ఎజెండాలు రాయడం నుండి బయటపడవచ్చు, ముఖ్యమైన సమావేశానికి సిద్ధం కావడానికి వారాలు పట్టవచ్చు.
4. సమావేశానికి హాజరైన వారితో ఎజెండాను పంచుకోండి. చర్చించాల్సిన అంశంపై పూర్తి అవగాహనతో ప్రతి ఒక్కరూ సమావేశానికి వచ్చేలా చూడటానికి, మీరు ఎజెండాను అందరితో ముందుగానే పంచుకోవాలనుకుంటారు. మీరు పనిచేసే కార్పొరేట్ సంస్కృతిని బట్టి, దీని అర్థం అనేక కాపీలను ముద్రించడం మరియు వాటిని వ్యక్తిగతంగా అందజేయడం లేదా క్యాలెండర్‌ను అటాచ్‌మెంట్‌గా ఇమెయిల్ చేయడం. మీరు మీ క్యాలెండర్‌ను పంపిణీ చేసినప్పటికీ, పంపే ముందు సాంకేతిక లోపాలు లేకుండా చూసుకోండి.
   • సమావేశం యొక్క ప్రాముఖ్యతను బట్టి, సమావేశానికి కనీసం ఒక గంట లేదా రెండుసార్లు హాజరైనవారికి మీరు ఎజెండాను ఇవ్వాలనుకోవచ్చు. పెద్ద, ముఖ్యమైన సమావేశాల కోసం, ఎజెండాను ఒక రోజు లేదా అంతకంటే ఎక్కువ ముందుగానే పంపాల్సిన అవసరం ఉంది.
   • ప్రజలు తరచూ బిజీగా లేదా మతిమరుపుగా ఉన్నందున, ఎవరైనా వాటిని మరచిపోయినట్లయితే ఎజెండా యొక్క కొన్ని అదనపు కాపీలను సమావేశానికి తీసుకురావడం మంచి ఆలోచన.

చిట్కాలు

• ఎవరైనా సమావేశానికి హాజరు కాలేకపోతే, ఎజెండా ఎగువన "ప్రకటించిన ఆబ్సెంట్" విభాగాన్ని సృష్టించడాన్ని పరిగణించండి లేదా దీనికి స్థలాన్ని వదిలి సమావేశ సమయంలో ప్రకటించండి.
• ఒక అద్భుతమైన వనరు ఉత్పాదక సమావేశం "DARV" ని ఉపయోగిస్తోంది: లక్ష్యాలు, అజెండా, పాత్రలు & బాధ్యతలు. అన్నింటిలో మొదటిది, మీ సమావేశానికి ఒకటి ఉండాలి లక్ష్యం కలిగి. మీరు సమాచారాన్ని అందించడానికి సమావేశాన్ని నిర్వహిస్తుంటే, సమావేశంతో ప్రజల సమయాన్ని వృథా చేయవద్దు. వారికి వార్తాలేఖ పంపండి. లక్ష్యం చురుకైన భాగాన్ని కలిగి ఉండాలి మరియు వీలైతే ప్రదర్శించడానికి ఒక ఉత్పత్తి: "జట్టు కోసం త్రైమాసిక లక్ష్యాలను సెట్ చేయండి". అజెండా అనేది ఆ లక్ష్యాన్ని సాధించడానికి మీరు పరిష్కరించే అంశాల జాబితా, మిమ్మల్ని ట్రాక్ చేయడానికి సమయ పరిమితితో. ఉదాహరణకు, "1. చివరి త్రైమాసిక లక్ష్యాల (15 నిమిషాలు), 2. లక్ష్యాల కోసం ఏదైనా ఇతర వ్యాపార సూచనలు (20 నిమిషాలు), 3. టాప్ 5 గోల్స్ (10 నిమిషాలు) మొదలైనవి ఎంచుకోండి." పాత్రలు మరియు బాధ్యతల కోసం, సమావేశానికి ఎవరు నాయకత్వం వహిస్తారు, ఎవరు గమనికలు తీసుకుంటారు మరియు సమావేశం ఫలితంగా వచ్చే కార్యాచరణ అంశాలను ఎవరు నియమిస్తారు.
• మీ కంపెనీకి క్యాలెండర్ల కోసం ప్రత్యేక ఫారం ఉంటే, ఈ ఫారమ్‌ను టెంప్లేట్‌గా ఉపయోగించండి. కొన్ని ప్రదేశాలకు, ఫార్ములాకు అంటుకోవడం అవసరం.
• మీ సహోద్యోగులు ఇష్టపడేదాన్ని బట్టి, ఎజెండా కోసం ఆలోచనలను ప్రతిపాదించడానికి ప్రజలకు గడువు ఇవ్వడం ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది. ముగింపు తేదీ మరియు సమయాన్ని పేర్కొనండి మరియు దానికి కట్టుబడి ఉండండి. చేర్పులు క్యాలెండర్‌ను మెరుగుపరిచే చోట లేదా సంఘటనలు మీ అసలు క్యాలెండర్‌ను భర్తీ చేసినప్పుడు.