రచయిత:
Eugene Taylor
సృష్టి తేదీ:
15 ఆగస్టు 2021
నవీకరణ తేదీ:
1 జూలై 2024
విషయము
- అడుగు పెట్టడానికి
- 3 యొక్క పద్ధతి 1: సరైన ఆకృతిని ఎంచుకోవడం
- 3 యొక్క విధానం 2: మీ సందేశాన్ని వ్రాయండి
- 3 యొక్క 3 విధానం: పంపడానికి మీ ఇమెయిల్‌ను సిద్ధం చేయండి
అధికారిక ఇమెయిల్ రాయడానికి చాలా మంది ఇష్టపడరు. మీరు సాధారణంగా వ్యక్తిగత మరియు అనధికారిక సందేశాలను పంపడానికి ఇమెయిల్‌ను ఉపయోగిస్తారు. మీరు ఉపాధ్యాయుడు, యజమాని, క్లయింట్, ప్రభుత్వ సంస్థ లేదా ఇతర అధికారిక గమ్యస్థానాలకు ఇమెయిల్ పంపాల్సిన అవసరం ఉంటే, మీరు అనుసరించగల కొన్ని సాధారణ మార్గదర్శకాలు ఉన్నాయి. మీ సందేశాన్ని స్పష్టంగా మరియు సంక్షిప్తంగా ఉంచండి మరియు శైలి, స్వరం మరియు ఆకృతీకరణ యొక్క సాధారణంగా ఆమోదించబడిన ప్రమాణాలను అనుసరించండి. మరియు మీ ఇ-మెయిల్ పంపే ముందు దాన్ని చదవడం మరియు తనిఖీ చేయడం మర్చిపోవద్దు.
అడుగు పెట్టడానికి
3 యొక్క పద్ధతి 1: సరైన ఆకృతిని ఎంచుకోవడం
తటస్థ ఇమెయిల్ చిరునామాను ఉపయోగించండి. మీ అసలు పేరు యొక్క వైవిధ్యమైన ఇమెయిల్ చిరునామాను ఉపయోగించడం ఉత్తమం మరియు వినియోగదారు పేరు, మారుపేరు లేదా మారుపేరు కాదు. అదనపు సంఖ్యలు లేదా అక్షరాలు లేకుండా, మీ పేరు కంటే ఎక్కువ లేని ఇమెయిల్ చిరునామాను సృష్టించడానికి, మీరు కాలాలు మరియు / లేదా హైఫన్లు లేదా హైఫన్‌లను ఉపయోగించవచ్చు. - ఉదాహరణకు, [email protected] వంటి ఇమెయిల్ చిరునామా చాలా ప్రొఫెషనల్గా అనిపించదు. మరోవైపు, [email protected] చిరునామా మరింత తీవ్రమైన ముద్ర వేస్తుంది.
ప్రొఫెషనల్ ఫాంట్‌కు అంటుకుని ఉండండి. చాలా మంది ఇ-మెయిల్ సర్వీసు ప్రొవైడర్లు పెద్ద సంఖ్యలో వివిధ ఫాంట్లు మరియు లేఅవుట్ శైలుల నుండి ఎంచుకోవడానికి మిమ్మల్ని అనుమతించరు. ఎలాగైనా, టైమ్స్ న్యూ రోమన్ లేదా ఏరియల్ వంటి ఫాంట్‌తో అధికారిక ఇమెయిల్‌లో సాంప్రదాయ శైలికి అతుక్కోవడం మంచిది. కామిక్ సాన్స్ లేదా ఓల్డ్ ఇంగ్లీష్ వంటి అలంకార ఫాంట్లను ఉపయోగించవద్దు. ఈ క్రింది వాటిని కూడా గుర్తుంచుకోండి: - మీ ఇమెయిల్‌ను ఫాంట్ పరిమాణం 12 వంటి స్పష్టమైన ఫాంట్ పరిమాణంలో టైప్ చేయండి.
- మీ ఇమెయిల్ యొక్క కంటెంట్ మరియు ఉద్దేశ్యానికి సంబంధించి ఇటాలిక్, హైలైట్ చేసిన లేదా మల్టీకలర్డ్ ఫాంట్‌ల ఉపయోగం సమర్థించబడకపోతే ప్రత్యేక శైలులను నివారించండి.
- అన్ని వచనాలను పెద్ద అక్షరాలతో వ్రాయవద్దు. మీరు పెద్ద అక్షరాలతో ప్రతిదీ టైప్ చేస్తే, మీరు గ్రహీత వద్ద అరుస్తున్నట్లు కనిపిస్తోంది.
చిన్న మరియు ఖచ్చితమైన విషయాన్ని ఎంచుకోండి. మీ అంశంలో, కొన్ని పదాల కంటే ఎక్కువ కాకుండా, ఇమెయిల్ గురించి సరిగ్గా వివరించే కీలకపదాలను ఉపయోగించండి. ఆ విధంగా, మీ సందేశాన్ని పట్టించుకోకుండా రీడర్‌ను నిరోధించడంలో మీరు సహాయపడతారు, ఎందుకంటే ఇమెయిల్‌కు విషయం, చాలా అస్పష్టంగా ఉన్న విషయం లేదా ఇమెయిల్ ముఖ్యం కాదు అనే అభిప్రాయాన్ని ఇచ్చే విషయం. - వంటి అంశాలు: "ప్రశ్న", "నా నుండి సందేశం" లేదా "ఒక ముఖ్యమైన అంశం గురించి ఇమెయిల్" చాలా అస్పష్టంగా లేదా అనవసరంగా ఉంటాయి మరియు అందువల్ల పూర్తిగా పనికిరానివి.
- మరోవైపు, "షెడ్యూల్, అతిథి జాబితా, భోజన ప్రాధాన్యతలు మరియు సమావేశాల అవలోకనం మార్చి 12" వంటి అంశం నిర్వహించడానికి చాలా పొడవుగా ఉంది. అంతేకాక, ఈ శీర్షిక అనేక విషయాలను వివరిస్తుంది.
- "మీటింగ్ డ్యామేజ్ టు ఎస్కలేటర్ మార్చి 12" వంటి శీర్షిక చిన్నది మరియు స్పష్టంగా ఉంది. అతను గ్రహీతను ఒకే ప్రధాన విషయానికి మరియు సంబంధిత తేదీకి చూపుతాడు.
3 యొక్క విధానం 2: మీ సందేశాన్ని వ్రాయండి
తగిన నమస్కారం ఎంచుకోండి. తగిన నమస్కారంతో ఎల్లప్పుడూ అధికారిక ఇమెయిల్‌ను ప్రారంభించండి. చిరునామాదారుని అతని లేదా ఆమె పేరుతో పిలవడం మంచిది (మీకు తెలిస్తే). సూత్రప్రాయంగా, అధికారిక ఇ-మెయిల్ యొక్క నమస్కారం ఎల్లప్పుడూ "ప్రియమైన ..." తో మొదలవుతుంది, తరువాత టైటిల్ (సర్ / మేడమ్), వ్యక్తి యొక్క చివరి పేరు మరియు కామాతో ఉంటుంది. ఇ-మెయిల్ ప్రసంగించిన వ్యక్తి మీకు ఇప్పటికే తెలిస్తే, మీరు "ప్రియమైన ..." తో నమస్కారం ప్రారంభించవచ్చు, తరువాత మొదటి పేరు. - మీ ఇమెయిల్ ప్రసంగించిన వ్యక్తి పేరు మీకు తెలియకపోతే, "ప్రియమైన సర్ / మేడమ్", "ప్రియమైన ఛైర్మన్ / ప్రియమైన బోర్డు" వంటి నమస్కారం లేదా అవసరమైతే, "ఇది ఎవరికి సంబంధించినది".
- మీ ఇమెయిల్‌ను "హలో", "హాయ్", "గుడ్బై" లేదా ఇతర సాధారణ శుభాకాంక్షలతో ప్రారంభించవద్దు.
అవసరమైతే, మొదటి పేరాలో మిమ్మల్ని మీరు పరిచయం చేసుకోండి. క్రొత్త క్లయింట్, మీరు దరఖాస్తు చేసుకోవాలనుకుంటున్న సంస్థ యొక్క రిక్రూట్మెంట్ & సెలెక్షన్ విభాగం అధిపతి లేదా మునిసిపాలిటీలో ఒక అధికారి వంటి మీకు ప్రస్తుత సంబంధం లేని వారితో మీ సందేశం సంబోధించినట్లయితే మొదట చెప్పండి మీరు ఎవరు మరియు మీ సందేశానికి కారణం ఏమిటి. మీ ఇమెయిల్ ప్రారంభంలో ఒక వాక్యం లేదా రెండులో దీన్ని చేయండి. - ఉదాహరణకు, మీరు సంభావ్య యజమానికి ఇమెయిల్ పంపాలనుకుంటే, "నా పేరు ఎరిక్ వాన్ రామ్. ఈ ఇ-మెయిల్‌కు కారణం, CarrièreXYZ.nl వెబ్‌సైట్‌లో పేర్కొన్న అడ్మినిస్ట్రేటివ్ అసిస్టెంట్ పదవికి నేను దరఖాస్తు చేయాలనుకుంటున్నాను. "
అతి ముఖ్యమైన సమాచారంతో ప్రారంభించండి. మిమ్మల్ని మీరు పరిచయం చేసి, మీ సందేశానికి కారణాన్ని సంగ్రహించిన తరువాత, మీరు మీ ఇమెయిల్ యొక్క ప్రధాన భాగానికి వెళ్ళవచ్చు. అతి ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని దాదాపు ఎగువన ఉంచండి. ఈ విధంగా మీరు గ్రహీత యొక్క విలువైన సమయానికి గౌరవం చూపుతారు మరియు మీ ఇ-మెయిల్ యొక్క ఉద్దేశ్యాన్ని మీరు త్వరగా స్పష్టం చేస్తారు. - ఉదాహరణకు, మీరు ఒక ప్రభుత్వ సంస్థలో ఒక పౌర సేవకుడికి వ్రాస్తుంటే, మీరు చెప్పే మొదటి విషయం ఏమిటంటే, "నా పేరు అలెట్టా వాన్ రామ్. పబ్లిక్ ప్రాసిక్యూషన్ సర్వీస్ వెబ్‌సైట్‌లో మీ ఇమెయిల్ చిరునామాను నేను కనుగొన్నాను. ట్రాఫిక్ ఉల్లంఘనకు సంబంధించి డిసెంబర్ 31, 2009 న నేను అందుకున్న సబ్‌పోనాను ప్రశ్నించమని నేను మీకు వ్రాస్తున్నాను. "
ఇది ఎలా ఉంటుందో నేరుగా చెప్పండి. అధికారిక ఇమెయిల్‌లో, మీరు మర్యాదగా ఉన్నంతవరకు ప్రత్యక్షంగా ఉండటం సమస్య కాదు. బుష్ చుట్టూ తిరగడం ద్వారా, మీ పాఠకుల దృష్టి క్షీణిస్తుందని మాత్రమే మీరు సాధిస్తారు, మీకు కావలసిన లేదా అవసరమయ్యేదాన్ని ఖచ్చితంగా నిర్ణయించడం అతనికి లేదా ఆమెకు మరింత కష్టతరం చేస్తుంది. - ఉదాహరణకు, మీరు ఉపాధ్యాయునికి ఇమెయిల్ చేస్తుంటే, "నేను డయానా ఫ్రాన్సెన్" వంటి అనవసరమైన పూరకాలతో స్థలాన్ని వృథా చేయవద్దు. నేను మీకు తెలుసా? కెమిస్ట్రీ 221 ప్రస్తుతానికి నాకు ఇష్టమైన విషయం. ఉపన్యాసాలు నిర్వహించే విధానం నాకు చాలా ఇష్టం. నేను ఎల్లప్పుడూ ప్రతిదీ సంపూర్ణంగా అనుసరించగలను మరియు పరీక్షలో ఏమి ఆశించాలో నాకు ఎల్లప్పుడూ తెలుసు. పరీక్షల గురించి మాట్లాడుతూ, వచ్చే పరీక్ష వారం గురించి అడగాలనుకుంటున్నాను. "
- బదులుగా, ఇలాంటివి రాయడం చాలా స్పష్టంగా ఉంది: "నా పేరు డయానా ఫ్రాన్సెన్ మరియు నేను మీతో కెమిస్ట్రీ 221 కి హాజరవుతున్నాను. రాబోయే పరీక్ష సమయాల్లో సాధ్యమయ్యే సంఘర్షణ గురించి ఒక ప్రశ్నతో నేను మీకు వ్రాస్తున్నాను."
చిన్నదిగా ఉంచండి. ఇ-మెయిల్ యొక్క సూచించిన పొడవుకు ప్రామాణిక నియమం లేదు. ఏదేమైనా, ఇ-మెయిల్ కోసం ఒక స్క్రీన్ (ల్యాప్‌టాప్ లేదా పిసి) యొక్క ఉపరితలం యొక్క గరిష్ట పొడవును ఉంచడం మంచిది. - మీ ఇమెయిల్ చాలా పొడవుగా ఉంటే, దాన్ని అనేక చిన్న పేరాగా విభజించండి. ప్రతి పేరా ప్రారంభంలో ఇండెంట్ చేయడానికి బదులుగా రెండు పేరాగ్రాఫ్‌ల మధ్య ఖాళీ గీతను చొప్పించండి.
మీ భాషను లాంఛనంగా ఉంచండి. మీరు ఒక ప్రొఫెషనల్ సందర్భంలో ఒక అధికారిక ఇ-మెయిల్ వ్రాస్తారు, అందుకే మీరు సహజంగా మంచి ముద్ర వేయాలనుకుంటున్నారు. పూర్తి వాక్యాలు మరియు మర్యాదపూర్వక పదబంధాలను ఉపయోగించండి. వంటి వాటిని నివారించండి: - యాస
- అనవసరమైన సంక్షిప్తాలు లేదా సంకోచాలు
- ఎమోటికాన్లు మరియు స్మైలీలు
- అసభ్య భాష
- జోకులు
మీ ఇమెయిల్‌ను సరిగ్గా మూసివేయండి. నమస్కారానికి వర్తించేది ముగింపుకు కూడా వర్తిస్తుంది. మీరు ఆమోదయోగ్యమైన అనేక మార్గాల్లో అధికారిక ఇమెయిల్‌ను మూసివేయవచ్చు. ముగింపు క్రింద మీ పూర్తి పేరు మరియు స్థానాన్ని ఎల్లప్పుడూ చేర్చండి. మీ ఇమెయిల్ యొక్క కంటెంట్‌ను బట్టి, మీరు ఈ క్రింది ఒకటి లేదా అంతకంటే ఎక్కువ మూసివేతలను ఉపయోగించవచ్చు: - "మీ సమాధానం కోసం ఎదురుచూస్తున్నాను, నేను అలాగే ఉన్నాను,"
- 'మీ భవదీయుడు,'
- 'హృదయపూర్వకంగా,'
- 'ముందుగానే చాలా ధన్యవాదాలు,'
- 'స్నేహపూర్వక ధన్యవాదాలు,'
3 యొక్క 3 విధానం: పంపడానికి మీ ఇమెయిల్‌ను సిద్ధం చేయండి
మీరు చేర్చదలిచిన ఏదైనా జోడింపులను జోడించండి. మీరు మీ ఇమెయిల్‌తో కొన్ని జోడింపులను చేర్చాల్సిన అవసరం ఉంటే, దయచేసి ఇమెయిల్‌తో జోడింపులు ఉన్నాయని గ్రహీతకు తెలియజేయడానికి వాటిని మీ ఇమెయిల్ బాడీలో జాబితా చేయండి. జోడింపుల సంఖ్య మరియు పరిమాణాన్ని చిన్నగా ఉంచడం ఆనందంగా ఉండండి మరియు సాంప్రదాయ మరియు విస్తృతంగా అనుకూలమైన ఫైల్ రకాలను ఎంచుకోండి. - ఉదాహరణకు, వంటి వ్యాఖ్యను జోడించండి: "జతచేయబడింది నా పున res ప్రారంభం మరియు పోర్ట్‌ఫోలియో యొక్క కాపీని పిడిఎఫ్ ఆకృతిలో మీకు పంపుతాను."
స్పెల్లింగ్ మరియు వ్యాకరణ లోపాల కోసం మీ ఇమెయిల్‌ను జాగ్రత్తగా తనిఖీ చేయండి. మీ ఇమెయిల్ సర్వీస్ ప్రొవైడర్ లేదా వర్డ్ ప్రాసెసింగ్ ప్రోగ్రామ్ యొక్క స్పెల్ చెకర్‌పై గుడ్డిగా ఆధారపడవద్దు. మీ ఇమెయిల్‌ను బిగ్గరగా చదవడం లేదా మీ కోసం దాన్ని తనిఖీ చేయమని వేరొకరిని అడగడం అక్షరదోషాలు, అక్షరదోషాలు లేదా అస్పష్టమైన వాక్యాలను ఎంచుకోవడానికి గొప్ప మార్గం. 
మీ ఇ-మెయిల్‌లో రహస్య సమాచారం లేదని నిర్ధారించుకోండి. ఇమెయిల్ 100% సురక్షిత కమ్యూనికేషన్ సిస్టమ్ కాదని ఎల్లప్పుడూ గుర్తుంచుకోండి. ఇ-మెయిల్ సర్వర్‌లను హ్యాక్ చేయవచ్చని లేదా గ్రహీత ఉద్దేశపూర్వకంగా లేదా కాకపోయినా, మీరు ఇతరులతో బహిరంగపరచడానికి ఇష్టపడని సమాచారాన్ని పంచుకోవచ్చని గుర్తుంచుకోండి. - పాస్‌వర్డ్‌లు, ఖాతా నంబర్లు లేదా ఇతర రహస్య సమాచారాన్ని ఇమెయిల్‌లో చేర్చడం మానుకోండి.
