విషయము

• దశలు
• హెచ్చరిక

కస్టమర్ సేవా విభాగానికి ఇమెయిల్‌లు పంపాల్సిన అవసరం వచ్చినప్పుడు, కొంతమందికి ఇబ్బంది కలుగుతుంది. గతంలో కాగితంపై అక్షరాలు రాసేటప్పుడు మీరు ఇమెయిల్ ద్వారా లేఖలు ఎలా వ్రాయాలి? కస్టమర్ సేవా అభ్యర్థనల కోసం ఏ సమావేశాలు లేదా ప్రోటోకాల్‌లు ఉన్నాయి? ప్రతి వృత్తి, ప్రాంతం మరియు సంస్కృతికి వేర్వేరు నియమాలు ఉన్నప్పటికీ, కస్టమర్ సేవకు ఇమెయిల్ పంపేటప్పుడు మీరు మీ లక్ష్యాన్ని చేరుకున్నారని నిర్ధారించడానికి సాధారణ మార్గదర్శకాలు ఉన్నాయి.

దశలు

3 యొక్క 1 వ భాగం: వెబ్ సైట్ పరిశోధన

1. 

   సమాధానం కోసం వెతుకుతోంది. కంపెనీ కస్టమర్ సేవా విభాగానికి ఇమెయిల్ రాసే ముందు, కంపెనీ వెబ్‌సైట్‌లో మీ ప్రశ్నకు సమాధానం లేదని మీరు నిర్ధారించుకోవాలి. తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు మరియు మద్దతు పేజీలలో చాలా కంపెనీలు సాధారణ ప్రశ్నలకు సమాధానమిచ్చాయి.
   • పేజీ వెబ్‌సైట్‌లో కదిలించడం ద్వారా మరియు "కాంటాక్ట్", "హెల్ప్" లేదా "కస్టమర్ కేర్" లింక్‌లపై క్లిక్ చేయడం ద్వారా మీరు కంపెనీ వెబ్‌సైట్‌లో ఈ మద్దతు అంశాలను సులభంగా యాక్సెస్ చేయవచ్చు.

2. 

   
   
   కస్టమర్ కేర్ పేజీని కనుగొనండి. మీరు వెబ్ పేజీ దిగువన కస్టమర్ కేర్ లింక్‌ను కనుగొనలేకపోతే, మీరు శోధన పెట్టెను ఉపయోగించవచ్చు. ఇది డేటా ఎంట్రీ కోసం టెక్స్ట్ ఫీల్డ్ లేదా హోమ్‌పేజీ యొక్క కుడి ఎగువ మూలలో భూతద్దం చిహ్నం కావచ్చు. "కస్టమర్ కేర్" లేదా "కాంటాక్ట్" వంటి శోధన పదాలను టైప్ చేసి ఎంటర్ బటన్ నొక్కండి.
   • సాధారణంగా, "మమ్మల్ని సంప్రదించండి" పేజీలో, కంపెనీలు కస్టమర్లకు వ్యాఖ్యానించడానికి లేదా ఫిర్యాదు చేయడానికి ఇమెయిల్ సమాచారం ఫారమ్‌ను అందిస్తాయి.
     • మీరు కాపీని పొందారని నిర్ధారించుకోవడానికి ఈ పేజీని చూడండి; లేకపోతే, మెయిల్ పంపడానికి మీరు మీ వ్యక్తిగత ఇమెయిల్ ఖాతాను ఉపయోగించే ఇమెయిల్ చిరునామాను కనుగొనండి, ఇది సందేశాలను ఆర్కైవ్ చేయడానికి మీకు సహాయపడుతుంది.

3. 

   
   
   శోధన పట్టీని ఉపయోగించండి. కస్టమర్ సేవా ఇమెయిల్ చిరునామాలను కనుగొనడానికి మీరు ఉపయోగించిన అదే శోధన పట్టీలో మీరు అడగవలసిన అంశాన్ని కనుగొనండి. ఈ విధంగా విషయాలు లేదా ప్రశ్నల కోసం శోధించడం మీకు ఇమెయిల్ చేయకుండా సమాధానాలు పొందడానికి సహాయపడుతుంది.
   • మీరు నిజంగా ఇమెయిల్‌లను పంపాల్సిన అవసరం వచ్చినప్పుడు జాగ్రత్తగా శోధించడం మీకు ప్రశంసలు పొందడానికి సహాయపడుతుంది. సమస్య గురించి ఇమెయిల్ రాయడం ఇప్పటికే వెబ్‌సైట్‌లో ఉంటే, కస్టమర్ సేవా బృందం మీరు కష్టమైన మరియు నిష్క్రియాత్మక అతిథి అని అనుకుంటుంది, అందువల్ల సంభావ్య కస్టమర్.
   • తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలను చూడండి. చాలా సందర్భాల్లో, మీ ప్రశ్నకు ఇప్పటికే సమాధానమిచ్చిన ప్రశ్నలు విభాగంలో ఉన్నాయి. కస్టమర్ సేవకు పంపిన ఇమెయిల్‌ల సంఖ్యను తగ్గించడానికి చాలా వెబ్‌సైట్లు ఈ విభాగానికి మద్దతు ఇస్తాయి.

4. 

   
   
   కంపెనీ విధాన పరిశోధన. శోధన పట్టీ లేదా తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలలో మీ సమస్యకు సమాధానం కనుగొనలేకపోతే, మీరు "మా గురించి" విభాగంలో లేదా రిటర్న్ పాలసీ పేజీలో మరింత కనుగొనవచ్చు. మీ మౌస్ను వెబ్ పేజీ దిగువకు ఉంచండి మరియు లింక్‌లను కనుగొనండి. మీ ప్రశ్నకు సమాధానాన్ని కలిగి ఉన్న ఏదైనా లింక్‌ను కనుగొనండి: మా గురించి, విషయ పట్టిక, క్రెడిట్ కార్డులు, అందుబాటులో ఉన్న ఉత్పత్తులు, రిటర్న్ పాలసీ, గోప్యతా విధానం, ఉపయోగ నిబంధనలు మొదలైనవి.
   • ఈ లింక్‌లలో సమాధానం కనుగొనబడకపోయినా, సమాచారం ద్వారా చదవడం మీకు ఇమెయిల్ ద్వారా మీకు కావలసిన మద్దతును పొందడానికి మీ అదనపు కంపెనీ పరిజ్ఞానాన్ని ఉపయోగించుకోవడంలో సహాయపడుతుంది.
   ప్రకటన

3 యొక్క 2 వ భాగం: ఇమెయిల్ రాయడం

1. 

   దీన్ని ఫిర్యాదు లేదా అభినందన ఇమెయిల్‌గా గుర్తించండి. కస్టమర్ సేవకు పంపిన అన్ని ఇమెయిల్‌లు ఫిర్యాదులు లేదా ప్రశ్నలు కావు. బహుశా మీరు వారి మద్దతు కోసం వారికి ధన్యవాదాలు చెప్పాలనుకోవచ్చు. చాలా కంపెనీలు ఈ సానుకూల ఇమెయిల్‌లతో పాటు ప్రశ్నలు అడిగే ఇమెయిల్‌లను స్వాగతిస్తున్నందుకు సంతోషంగా ఉన్నాయి.
   • వాస్తవానికి, కొన్నిసార్లు ఫిర్యాదులు ఇమెయిల్ కంటే వేగంగా మరియు ప్రత్యక్షంగా ఉంటాయి. మీరు కృతజ్ఞతలు పంపినప్పుడు లేదా తక్షణ సమాధానం లేకుండా ప్రశ్న అడిగినప్పుడు మాత్రమే ఇమెయిల్ అనుకూలంగా ఉంటుంది, కానీ మీరు వెంటనే సమస్యను పరిష్కరించాలనుకుంటే, కాల్ చేయడం మంచిది.

2. 

   మీ శీర్షికను స్పష్టంగా రాయండి. అర్ధవంతమైన శీర్షికను వ్రాసి పాయింట్‌ను పొందండి. ఇది కస్టమర్ సేవా సిబ్బందికి మీ ఇమెయిల్‌ను మొదట ఇన్‌బాక్స్‌లో చూడటానికి సహాయపడుతుంది, తద్వారా వేగంగా స్పందిస్తుంది. సంక్షిప్త ముఖ్యాంశాలను వ్రాయండి, ఇమెయిల్ సారాంశాలను చేర్చండి మరియు విజయవంతమైన ప్రతిస్పందన కోసం అడగండి.
   • ఉదాహరణ: "జీవితకాల వారంటీతో నా చాకోస్ కుక్క కరిచింది - మార్పిడి అవసరం"

3. 

   గ్రీటింగ్‌తో ప్రారంభించండి. మీరు స్పష్టమైన శీర్షిక రాసిన తర్వాత, తదుపరి దశ కస్టమర్ సేవా సిబ్బందిని పలకరించడం. ఆతురుతలో సమస్యను లేవనెత్తకండి. వ్యక్తిగతంగా పిలిచినప్పుడు లేదా కలిసినప్పుడు మీరు శుభాకాంక్షలు కోల్పోరు, సరియైనదా? మీరు "ప్రియమైన కస్టమర్ సేవ" అని వ్రాయవచ్చు.
   • హలో చెప్పడానికి పేరు కనుగొనండి. కొన్ని చిన్న మరియు మధ్యతరహా కంపెనీలు వారి కస్టమర్ సర్వీస్ ఏజెంట్ల పేర్లను జాబితా చేస్తాయి మరియు ఉద్యోగి పేరును వ్రాస్తే వారు మీలాంటి ప్రేమగల మరియు దయగలవారికి మద్దతు ఇవ్వడం ఆనందంగా ఉంటుంది.
   • మీరు కామాతో లేదా పెద్దప్రేగుతో గ్రీటింగ్ ముగించవచ్చు. ఉదాహరణకు, కస్టమర్ సేవకు, లేదా కస్టమర్ సేవకు:

4. 

   ప్రామాణిక స్పెల్లింగ్ ఉపయోగించండి. ప్రమాణాలకు అనుగుణంగా రాయడం ద్వారా గ్రహీతలకు గౌరవం చూపండి. అన్ని పెద్ద అక్షరాలు, గజిబిజి ఎగువ మరియు లోయర్ కేస్ కలయికలు లేదా చేతివ్రాతలా కనిపించేలా రూపొందించిన ఫాంట్‌లను ఉపయోగించవద్దు. మీరు ప్రామాణిక విరామచిహ్నాలు, స్పెల్లింగ్ మరియు క్యాపిటలైజేషన్‌తో టైప్ చేయాలి. ఇది మీ ఇమెయిల్ ప్రశంసించటానికి సహాయపడుతుంది.

5. 

   మర్యాదపూర్వక స్వరాన్ని నిర్వహించండి. మీరు ఫిర్యాదు ఇమెయిల్ రాస్తున్నా లేదా కోపం వ్యక్తం చేస్తున్నా మర్యాదగా ఉండండి. మీరు విలువైన అతిథిగా ఉంటారు మరియు ప్రతిఫలంగా మరింత మర్యాదపూర్వక చికిత్స పొందుతారు.

6. 

   మిమ్మల్ని మీరు పరిచయం చేసుకోండి. గ్రీటింగ్ తరువాత, మిమ్మల్ని మీరు పరిచయం చేసుకోవాలి. మీ పేరును పరిచయం చేయండి మరియు మీరు మీ మొదటిసారి కస్టమర్ లేదా చాలాసార్లు కొనుగోలు చేసినట్లు చూపించండి. రెండు సందర్భాల్లో, సిబ్బంది మిమ్మల్ని సంతోషపెట్టాలని కోరుకుంటారు. అవసరమైతే, మీ భౌగోళిక స్థానాన్ని (బహిరంగ ఉత్పత్తులు లేదా సేవల కోసం) పేర్కొనండి.

7. 

   నిర్దిష్టంగా ఉండండి. ఇమెయిల్‌లో నిర్దిష్ట పదాలను ఉపయోగించండి. "నా ఉత్పత్తులు" వంటి సాధారణ పదాలను ఉపయోగించడం మానుకోండి; బదులుగా, మీరు ఉత్పత్తి లేదా సేవ యొక్క వివరణాత్మక వర్ణన ఇవ్వాలి మరియు మీరు ఇమెయిల్ ఎందుకు వ్రాయాలి. ఏదైనా ఉత్పత్తి / సేవ సంబంధిత సంఘటనను వివరించండి, తద్వారా ఉద్యోగులు సమస్యను ఖచ్చితంగా గుర్తించగలరు. ఈ అవసరమైన సమాచారాన్ని మొదటి ఇమెయిల్‌లో చేర్చడం సుదీర్ఘ ఇమెయిల్‌లను జోడించడాన్ని నివారించడంలో సహాయపడుతుంది.
   • అందుబాటులో ఉంటే ఉత్పత్తి లింక్‌ను ఉపయోగించండి, తద్వారా మీరు వివరించిన దాని ఆధారంగా ఉద్యోగి వెంటనే దాన్ని సూచించవచ్చు.
   • ఆర్డర్ నంబర్‌ను ఇమెయిల్‌లో రాయండి, ఎందుకంటే చాలా మంది ఉద్యోగులు ఆ సమాచారం కోసం అడుగుతారు. ఆర్డర్‌లను ట్రాక్ చేయడానికి మరియు సిస్టమ్‌లో నిల్వ చేయడానికి ఈ సంఖ్య ఉపయోగించబడుతుంది.

8. 

   స్పష్టమైన ప్రశ్నలు అడగండి. ఇమెయిల్‌లోని పాయింట్‌కు నేరుగా వెళ్లండి. చుట్టూ రింగ్ చేయవద్దు. మీరు మీ ఉద్యోగులను పలకరించి, మిమ్మల్ని మీరు పరిచయం చేసిన తర్వాత, నిర్దిష్ట పదాలను ఉపయోగించి, ఏమి జరుగుతుందో ఖచ్చితంగా చూపించే కొత్త పేరా రాయడం ప్రారంభించండి.
   • కావాలనుకుంటే నేరుగా ప్రోత్సాహకాలను అభ్యర్థించండి. అయితే, డిస్కౌంట్ అడగడం పట్ల మీకు సిగ్గు అనిపించవచ్చు, దాన్ని ఇమెయిల్‌లో పక్కన పెట్టండి. లోపభూయిష్ట ఉత్పత్తులకు బదులుగా మీరు ఏదైనా స్వీకరించాలనుకుంటే, నేరుగా అడగండి.

9. 

   చిన్న పేరాలు రాయండి. సంక్షిప్త భాగాలను వ్రాయండి. సులభంగా చదవడానికి పేరాలో 1, 2 లేదా 3 వాక్యాలను వ్రాయండి. ఇది ఎలా ప్రాధాన్యత ఇవ్వాలో తెలుసుకోవడానికి ఉద్యోగులు త్వరగా ఇమెయిల్‌ను దాటవేయడానికి సహాయపడుతుంది. ఇమెయిల్‌లో చాలా పదాలు ఉంటే, అవి మీకు తక్కువ స్థాయిని కలిగి ఉంటాయి, ఎందుకంటే మీకు కావలసినదాన్ని చదవడానికి మరియు అర్థం చేసుకోవడానికి వారికి సమయం లేదు.

10. 

    సాధారణ సంతకంతో ముగించండి. అభ్యర్థన లేదా పొగడ్తలను సంగ్రహించడానికి ఒక ముగింపుతో ఇమెయిల్‌ను ముగించండి మరియు చివరకు వీడ్కోలు చెప్పండి. "హృదయపూర్వక" ముగింపు పని చేస్తుంది, కానీ మీరు వీడ్కోలు దాటవేయవచ్చు మరియు మీ ఇమెయిల్ సంతకాన్ని చేర్చవచ్చు. "నేను మీ ప్రతిస్పందన కోసం ఎదురు చూస్తున్నాను" అని చెప్పడం ద్వారా మీరు ఆవశ్యకతను సూచించవచ్చు.
    • ఇమెయిల్ సంతకంలో మీ పేరు, వృత్తి మరియు సంప్రదింపు సమాచారం ఉన్నాయి. మీరు ఇమెయిల్ సెట్టింగులలో ఇమెయిల్ సంతకాన్ని ఫార్మాట్ చేయవచ్చు మరియు క్రొత్త ఇమెయిల్‌లను వ్రాసేటప్పుడు స్వయంచాలకంగా కనిపించేలా సెట్ చేయవచ్చు.

11. 

    ఫైళ్ళను అటాచ్ చేయవద్దు. మీరు ఇమెయిల్‌లో ఏదైనా మొదటిసారి అటాచ్ చేయకూడదు. చాలా వెబ్‌సైట్లలో స్పామ్ ఫిల్టర్లు ఉన్నాయి, ఇవి ఫైల్‌లను కలిగి ఉన్న ఇమెయిల్‌లను లక్ష్యంగా చేసుకుంటాయి, దీనివల్ల ఇమెయిల్‌లు చదవడానికి ముందు స్పామ్ బాక్స్‌కు పంపబడతాయి.
    • మీరు ఉద్యోగ అనువర్తనానికి ఇమెయిల్ పంపితే మరియు మీ పున res ప్రారంభం వర్డ్ ఫార్మాట్‌లో అటాచ్ చేయమని అడిగితే మీరు ఫైల్‌ను అటాచ్ చేయాలి.
    • మీ వినియోగదారు పేరు, పాస్‌వర్డ్ లేదా క్రెడిట్ ఖాతా / బిల్లింగ్ సమాచారాన్ని అందించవద్దు.

12. 

    పంపే ముందు జాగ్రత్తగా చదవండి. ఇమెయిల్ వ్రాసిన తరువాత, పంపు బటన్‌ను నొక్కడానికి తొందరపడకండి. మీరు ఎంచుకున్న పదాలకు అంతరాయం కలిగించే అలసత్వ లోపాలు లేవని నిర్ధారించుకొని మీరు ఇమెయిల్‌ను జాగ్రత్తగా చదవాలి. ఫోన్‌లో ఇమెయిళ్ళను వ్రాసినా, స్వయంచాలక "నా ఐఫోన్ నుండి పంపబడినది" వ్యాకరణ లోపాలు మరియు విరామచిహ్నాలకు ఒక సాకు కాదు, తద్వారా మీ వృత్తి నైపుణ్యం తగ్గిపోతుంది.

13. 

    అడగండి. కొన్ని రోజుల తర్వాత మీకు ప్రతిస్పందన ఇమెయిల్ రాకపోతే, మీ ఇమెయిల్ స్పామ్ ఫిల్టర్ ద్వారా బ్లాక్ చేయబడి ఉండవచ్చు లేదా దిగువ ఇమెయిల్ పేజీకి పంపబడి ఉండవచ్చు. మునుపటి ఇమెయిల్ యొక్క రిమైండర్ పంపండి మరియు వారు మీ మొదటి ఇమెయిల్‌ను స్వీకరించారా అని అడగండి. ప్రకటన

3 యొక్క 3 వ భాగం: మర్యాదగా ఉండండి

1. 

   సరైన వ్యాకరణం మరియు స్పెల్లింగ్ రాయండి. మీరు దీన్ని గ్రహించకపోవచ్చు, కానీ మర్యాదపూర్వక స్వరాన్ని కొనసాగించడంలో ఒక భాగం సరైన వ్యాకరణం మరియు స్పెల్లింగ్‌ను ఉపయోగించడం. మీ సందేశాన్ని పొందికైన రీతిలో తెలియజేయడానికి శ్రద్ధ వహించండి, మీరు గ్రహీతను గౌరవిస్తున్నారని మరియు మీరు మర్యాదపూర్వక వ్యక్తి అని చూపిస్తుంది.

2. 

   అర్హతలు మరియు జ్ఞానాన్ని చూపించు. అహంకారంగా ఉండకండి, కానీ పదాల సరైన ఉపయోగం ద్వారా మీ నైపుణ్యాన్ని చూపించండి. అంతేకాకుండా, మీరు కంపెనీ వెబ్‌సైట్‌ను పరిశోధించి, వారి విధానాల గురించి కొంచెం తెలిస్తే, మీరు చదివారని చెప్పండి, కానీ మీ సమస్యకు సమాధానం దొరకదు.

3. 

   రింగింగ్ జోకులు మానుకోండి. చమత్కారమైన వ్యాఖ్యలు మరియు జోకులు సరైన స్థలంలో ఉపయోగించాల్సిన అవసరం ఉంది, కాబట్టి అవి తీవ్రమైన ఇమెయిల్‌లో కనిపించకూడదు, కనీసం మొదటిసారి పంపినా. చమత్కారమైన భాష అనుచితమైనదిగా పరిగణించబడుతుంది మరియు వ్యాపారంలో దూరంగా ఉండాలి.
   • మీరు కొన్ని ఇమెయిల్‌ల ద్వారా ఉద్యోగితో సంబంధాన్ని ఏర్పరచుకున్న తర్వాత, జోక్ అంగీకరించబడుతుంది మరియు అర్థం చేసుకోవడం సులభం.

4. 

   దాడి చేయకుండా మీరే వ్యక్తపరచండి. మీరు చెడ్డ ఉత్పత్తి లేదా సేవ గురించి కోపంగా ఉన్నా, ఇమెయిల్‌లో భావోద్వేగాలను వ్యక్తపరచడం ఆశించిన ఫలితాలను ఇవ్వదు. బాధించే లేదా దూకుడుగా ఉండే ఇమెయిల్ కంటే సమస్యను గౌరవం మరియు మర్యాదతో ప్రదర్శించడం చాలా ప్రభావవంతంగా ఉంటుంది.
   • మీరు మీ భావోద్వేగాలను పదాలతో సరిగ్గా వ్యక్తపరచలేకపోతున్నారని గుర్తుంచుకోండి. తక్షణ పరిష్కారం అవసరమయ్యే సమస్య గురించి మీరు కలత చెందుతుంటే, ఫోన్ కాల్స్ మరింత ప్రభావవంతంగా ఉంటాయి.

5. 

   మీ నిబద్ధత మరియు ప్రశంసలను పేర్కొనండి. అంతిమంగా, సంస్థ పట్ల మీకున్న నిబద్ధత మరియు సంవత్సరాలుగా వారి సేవల పట్ల మీకున్న ప్రశంసలను ప్రస్తావించడం ఉద్యోగులు మీ ఇమెయిల్‌లను చదవడం మరియు ప్రతిస్పందించడం మరింత సుఖంగా ఉంటుంది. వేగంగా. ప్రకటన

హెచ్చరిక

• కస్టమర్ సేవకు పంపిన ఇమెయిల్‌లో మీ వినియోగదారు పేరు, పాస్‌వర్డ్ లేదా బిల్లింగ్ సమాచారం (క్రెడిట్ కార్డ్, డెబిట్ కార్డ్ లేదా బ్యాంక్ ఖాతా) ఇవ్వవద్దు.