విషయము

• దశలు
• పార్ట్ 1 ఆఫ్ 3: లెటర్ కంపోజ్ చేయడం
• పార్ట్ 2 ఆఫ్ 3: సరైన టోన్ ఎంచుకోవడం
• పార్ట్ 3 ఆఫ్ 3: సరిగ్గా డిజైన్ చేయడం

మీరు ఎలాంటి వ్యాపారంలో ఉన్నా, క్లయింట్‌తో బలమైన సంబంధాన్ని పెంపొందించుకోవడం చాలా ముఖ్యం, తద్వారా ప్రజలు మళ్లీ మళ్లీ మీ వద్దకు వస్తారు. ప్రతి కృతజ్ఞతా లేఖ వ్యక్తిగతంగా ఉండాలి, కాబట్టి మీరు ఈ వ్యాసంలో ఉదాహరణలతో నమూనాలను కనుగొనలేరు. బదులుగా, అటువంటి లేఖలను సమర్థవంతంగా రాయడంలో మీకు సహాయపడే సూచనలను మీరు కనుగొంటారు. క్లయింట్ పట్ల మీ ప్రశంసలను తెలియజేయడానికి మీకు కృతజ్ఞతా లేఖ ఎలా రాయాలో తెలుసుకోవాలనుకుంటే, చదవండి.

దశలు

పార్ట్ 1 ఆఫ్ 3: లెటర్ కంపోజ్ చేయడం

1. 1 గ్రీటింగ్‌లో సరైన కస్టమర్ పేరును నమోదు చేయండి. చాలా మంది మార్కెట్ పరిశోధనలు కస్టమర్‌ని ఉద్దేశించిన దాదాపు అన్ని సందేశాలు వారి పేరు తప్పుగా స్పెల్లింగ్ చేయబడితే పూర్తిగా అసమర్థమైనవని చూపిస్తుంది. అందువల్ల, క్లయింట్‌ను సంప్రదించడంలో ఎలాంటి తప్పులు లేవని రెండుసార్లు తనిఖీ చేయడం చాలా ముఖ్యం.
2. 2 ధన్యవాదాలు లేఖకు కారణాన్ని పేర్కొనండి. సాధ్యమైనంత వరకు నిర్దిష్టంగా చేయండి. వాస్తవానికి, మీరు "మీ కొనుగోలుకు ధన్యవాదాలు" అని వ్రాయవచ్చు, కానీ కొనుగోలుదారు ఏ రకమైన కొనుగోలు చేసారో మరియు అతను ఏ రకమైన డెలివరీని ఎంచుకున్నారో పేర్కొనడం మంచిది. కాబట్టి క్లయింట్ మీ కంపెనీతో వ్యవహరించడంపై ఎక్కువ దృష్టి పెడతాడు, ఎందుకంటే అతను అలాంటి వ్యక్తిగత విధానంతో సంతోషిస్తాడు. Ref> https://blog.hubspot.com/service/thank-you-letter-customer/ref>
   • మీ కృతజ్ఞత సాధ్యమైనంత నిజాయితీగా ఉండాలి. సముచితమైతే, మీరు క్లయింట్‌తో సంభాషణను సూచించవచ్చు.
   • మీ ఇమెయిల్ సౌండ్ ట్రైట్ చేయకుండా ఉండటానికి ప్రయత్నం చేయండి లేదా మీరు వందలాది ఖాతాదారులకు అదే సందేశాన్ని పంపుతున్నట్లు అనిపిస్తుంది.
3. 3 ఫీడ్‌బ్యాక్ యొక్క కొన్ని పంక్తులను జోడించండి. ధన్యవాదాలు లేఖలో, కస్టమర్ యొక్క అన్ని అవసరాలు తీర్చబడ్డాయని మరియు నాణ్యతతో కస్టమర్ సంతృప్తి చెందారని నిర్ధారించుకోవడానికి కొన్ని ప్రశ్నలు అడగడం సముచితం. అలాంటి స్పష్టతలు కొనుగోలుదారు మీ వద్దకు తిరిగి వచ్చే అవకాశాలను పెంచుతాయి, అంటే లాభం కూడా పెరుగుతుంది. ఫీడ్‌బ్యాక్ అడగడం ద్వారా మీరు చాలా దూరంగా ఉండాల్సిన అవసరం లేదు, కానీ కస్టమర్ అవసరాలపై దృష్టి పెట్టడం అనేది విజయవంతమైన వ్యాపారంలో కీలకమైన భాగం.
   • కొనుగోలుదారు తన కొనుగోలుతో సంతోషంగా ఉన్నాడని మీ ఆశను వ్యక్తం చేయండి మరియు అతనికి ఆసక్తి కలిగించే అన్ని ప్రశ్నలు మరియు సూచనలకు సమాధానం ఇవ్వడానికి మీరు సిద్ధంగా ఉన్నారని జోడించండి.
   • కొనుగోలుదారుని అడగండి, వారి సంతృప్తిని మెరుగుపరచడానికి మీరు ఇంకా ఏమైనా చేయాల్సి ఉంటే.
4. 4 లేఖలో మీ కంపెనీ పేరును చేర్చండి. కృతజ్ఞతా లేఖలో ఎల్లప్పుడూ కంపెనీ పేరు, దాని లోగో లేదా మీ బ్రాండ్‌ని గుర్తించే ఇతర సమాచారం ఉండాలి. మళ్ళీ, ఇది మీ వ్యాపారం యొక్క దృశ్యమానతను పెంచుతుంది.
   • మీరు పోస్ట్‌కార్డ్‌లో మీ కృతజ్ఞతా లేఖను వ్రాస్తుంటే, మీ వ్యాపారం పేరును తప్పకుండా చేర్చండి.
   • మీరు లెటర్‌హెడ్‌లో వ్రాస్తుంటే, మీ కంపెనీ లోగో మరియు పేరు ఎలాగైనా కనిపిస్తాయి, కాబట్టి లేఖలో పేరును చేర్చాల్సిన అవసరం లేదు.
   • మీరు ఇమెయిల్‌కి ధన్యవాదాలు తెలుపుతున్నట్లయితే, కంపెనీ పేరు మరియు లోగో తప్పనిసరిగా మీ సంతకం కింద ఉండాలి.
5. 5 తగిన ముగింపు ఉపయోగించండి. ఇది క్లయింట్‌తో మరింత సహకారం కోసం ఆశను వ్యక్తం చేయాలి మరియు అతని పట్ల మీ హృదయపూర్వక ఆసక్తిని వ్యక్తం చేయాలి. ఉదాహరణకు, "గౌరవంతో" కొన్నిసార్లు చాలా అధికారికంగా అనిపించవచ్చు, ఆపై దానిని "హృదయపూర్వకంగా మీది" లేదా "శుభాకాంక్షలు" తో భర్తీ చేయాలి. ప్రముఖ వ్యాపార లేఖ ముగింపులను అన్వేషించండి మరియు పరిశ్రమ ప్రత్యేకతలను పరిగణించండి.
6. 6 చేతితో లేఖపై సంతకం చేయండి. వీలైతే లేఖతో చేతితో సంతకం చేయండి. లేఖను మరింత వ్యక్తిగతీకరించినట్లుగా కనిపించేలా చేయడానికి పెద్ద సంస్థలు దీనిని తరచుగా ఉపయోగిస్తాయి. కంప్యూటర్‌తో సృష్టించబడిన ఒక సంతకం మరియు తరువాత ఒక అక్షరంలోకి చొప్పించడం కూడా తరచుగా టైప్ చేసిన పేరు కంటే మెరుగైన ముద్ర వేస్తుంది, ఎందుకంటే ఇది వ్యక్తిగతంగా రాసిన లేఖ ప్రభావాన్ని సృష్టిస్తుంది.

పార్ట్ 2 ఆఫ్ 3: సరైన టోన్ ఎంచుకోవడం

1. 1 కస్టమర్‌కు కొత్త ఉత్పత్తి లేదా సేవను అందించడానికి టెంప్టేషన్‌ను నిరోధించండి. మీరు డీల్ కోసం థాంక్యూ లెటర్ రాస్తున్నారు, కాబట్టి మీరు మీరే ప్రకటన చేసుకోవాల్సిన అవసరం లేదు. ఈ దశలో మంచి పరిచయం సరిపోతుంది. క్లయింట్ వారు ఉన్నట్లుగా భావించండి.
   • "మీతో కొత్త సహకారం కోసం మేము ఆశిస్తున్నాము" వంటి పదబంధాలు ప్రకటనల క్లిచ్ లాగా ఉంటాయి మరియు వాటి నుండి దూరంగా ఉండటం మంచిది. మీరు మీ స్నేహితుడికి వ్రాయని ఏదైనా వ్రాయవద్దు.
   • ఇతర ఉత్పత్తుల వివరణలు, రాబోయే విక్రయాల ప్రస్తావనలు లేదా లేఖలో ప్రకటనలుగా పరిగణించబడే ఇతర పదబంధాలను చేర్చవద్దు.
2. 2 నిజమైన పోస్టల్ స్టాంప్‌తో లేఖను పంపండి. మీరు అక్షరాల పర్వతాలను పంపుతున్నప్పటికీ, మార్కింగ్ యంత్రాన్ని ఉపయోగించకపోవడమే మంచిది. కాబట్టి మీరు లేఖను వ్యక్తిగతీకరించండి, ఇది చాలా వాటిలో ఒకటిగా మారుతుంది, అంటే క్లయింట్‌కు ప్రత్యేక అనుభూతి ఉండదు. చాలా మటుకు, మీ లేఖ వెంటనే చెత్తబుట్టలో ముగుస్తుంది.
3. 3 వీలైతే, చిరునామాను చేతితో రాయండి. మళ్లీ: వ్యక్తిగతీకరించిన లేఖ, దాన్ని స్వీకరించడం మరింత ఆహ్లాదకరంగా ఉంటుంది. ఎన్వలప్‌లపై సంతకం చేయడానికి మీకు సమయం లేకపోతే, దానిని వేరొకరికి అప్పగించండి. మీరు వ్యక్తిగతంగా చిరునామా వ్రాయకపోయినా, అది చేతితో రాసినట్లు చూసి కస్టమర్ సంతోషంగా ఆకట్టుకుంటారు.
4. 4 సంప్రదింపు సమాచారాన్ని అందించండి మరియు తదుపరి కమ్యూనికేషన్ కోసం సిద్ధంగా ఉండండి. లేఖలో మీ ఫోన్ నంబర్ మరియు చిరునామాను చేర్చండి మరియు ఏవైనా ప్రశ్నల కోసం మీరు అతని మాట వినడానికి సిద్ధంగా ఉన్నారని క్లయింట్‌కు తెలియజేయండి. ఒక క్లయింట్ మిమ్మల్ని సంప్రదిస్తే, వారి అభ్యర్థన లేదా ప్రశ్నకు త్వరగా స్పందించడానికి సిద్ధంగా ఉండండి.

పార్ట్ 3 ఆఫ్ 3: సరిగ్గా డిజైన్ చేయడం

1. 1 మీ ఉత్తరాన్ని చేతితో రాయండి. ప్రామాణిక ఫారమ్‌ను ప్రింట్ చేయడం అనేది కస్టమర్‌కు హ్యాండ్‌అవుట్ పంపడం లాంటిది. క్లయింట్ మీకు ముఖ్యమైనదిగా మరియు విలువైనదిగా భావించే బదులు, మీరు వ్యతిరేక అభిప్రాయాన్ని ఇచ్చి, చికాకు కలిగించే ప్రమాదం ఉంది. ప్రతి క్లయింట్‌కు వ్యక్తిగతంగా మరియు చేతితో ధన్యవాదాలు లేఖలు రాయడానికి ప్రయత్నించండి.
   • మీరే చేతితో వ్రాయడానికి చాలా ఎక్కువ ధన్యవాదాలు-నోట్లు ఉంటే, మీకు సహాయం చేయమని మరొక సహోద్యోగిని అడగండి. వ్యక్తిగత విధానం సమయం విలువైనది.
   • మీకు కృతజ్ఞతా నోట్‌లను చేతితో వ్రాసే సామర్థ్యం లేకపోతే, వాటిని వ్యక్తిగతీకరించడానికి మీరు మరొక మార్గాన్ని కనుగొనాలి. ప్రతి ఇమెయిల్‌లో కస్టమర్ పేరు మరియు మీ నిజమైన సంతకాన్ని చేర్చడమే మీరు చేయగలిగేది.
   • కొన్ని సందర్భాల్లో, మాన్యువల్ థాంక్యూ నోట్స్ కాకుండా ఇ-మెయిల్స్ రాయడం మరింత సరైనది కావచ్చు, ఉదాహరణకు, మీకు ఇప్పటికే క్లయింట్‌తో మంచి సంబంధం ఉంటే. చాలా ముఖ్యమైన విషయం ఏమిటంటే, లేఖ నిజాయితీగా అనిపించి, నిర్దిష్ట క్లయింట్‌ను ఉద్దేశించి. మీ లేఖ ఒక ప్రకటనగా తప్పుగా భావించే అవకాశం ఉన్నట్లయితే, దానిని చేతితో రాయడం మంచిది.
2. 2 మీ కృతజ్ఞతా నోట్లను ఎక్కడ రాయాలో ఎంచుకోండి. ధన్యవాదాలు కార్డులు మరియు కంపెనీ లెటర్‌హెడ్ రెండూ చేస్తాయి.మీరు కొన్ని కృతజ్ఞతా లేఖలు మాత్రమే రాయవలసి వస్తే, క్లయింట్ ముఖ్యమైనదిగా భావించే సొగసైన థాంక్యూ కార్డులను కొనుగోలు చేయండి. మీరు హెవీవెయిట్ కాగితంపై లెటర్‌హెడ్‌ను కూడా ఉపయోగించవచ్చు.
   • మీ కృతజ్ఞతా లేఖ కోసం సాదా ప్రింటర్ కాగితాన్ని ఉపయోగించవద్దు.
   • వ్యాపార సందర్భంలో తగిన థాంక్యూ కార్డ్‌లను ఎంచుకోండి. మీకు సృజనాత్మక లేదా వినోద వ్యాపారం ఉంటే, మీరు కంపెనీ ఇమేజ్‌కి సరిపోయే ప్రకాశవంతమైన రంగు పోస్ట్‌కార్డ్‌లను ఉపయోగించవచ్చు. తగని లేదా అతిగా వ్యక్తిగత పదాలు లేదా చిత్రాలతో పోస్ట్‌కార్డ్‌లను నివారించండి.
3. 3 బహుమతిని పంపడాన్ని పరిగణించండి. మీరు మరింత ముందుకు వెళ్లి మీ ప్రశంసలను చూపించాలనుకుంటే, మీ లేఖతో ఒక చిన్న బహుమతిని పంపండి. ఇది ఐచ్ఛికం, అయితే కొంతమంది ఖాతాదారులకు ఇది మీకు కావలసి ఉంటుంది. బహుమతి చిన్నదిగా మరియు ఉపయోగకరంగా ఉండాలి. ఇది మీ ఉత్పత్తులు లేదా సేవలకు ప్రాతినిధ్యం వహిస్తుంది లేదా మీ వ్యాపార ప్రాంతానికి పూర్తిగా సంబంధం లేనిది, కానీ ప్రొఫెషనల్ స్వభావం.
   • చిన్న బహుమతులలో బుక్‌మార్క్‌లు, అయస్కాంతాలు, స్వీట్లు, టీ షర్టులు లేదా బహుమతి ధృవపత్రాలు ఉంటాయి.
   • బహుమతి 500-1500 రూబిళ్లు కంటే ఖరీదైనది కాకూడదు. కొన్ని కంపెనీల కార్పొరేట్ నీతి ఖరీదైన బహుమతులను స్వీకరించడాన్ని నిషేధించింది.