ఫోన్ ద్వారా వ్యాపార కమ్యూనికేషన్ నైపుణ్యాలలో సిబ్బందికి ఎలా శిక్షణ ఇవ్వాలి

విషయము

దశలు
చిట్కాలు
హెచ్చరికలు
మీకు ఏమి కావాలి

టెలిఫోన్ కమ్యూనికేషన్ వ్యాపార జీవితంలో ప్రధాన ప్రదేశాలలో ఒకటి. వ్యాపార ప్రపంచంలో దోషరహిత టెలిఫోన్ మర్యాదలు తప్పనిసరి. మీ వృత్తిని మెరుగుపరచడానికి మీ స్వంత టెలిఫోన్ శైలిని క్రమం తప్పకుండా అంచనా వేయడం మరియు మెరుగుపరచడం కీలకం. ఈ వ్యాసం మీ టెలిఫోన్ సంభాషణను ఎలా మెరుగుపరచాలనే దానిపై చిట్కాలను అందిస్తుంది.

దశలు

1 అవగాహన. దీనిని పరిగణించండి: మీరు మిమ్మల్ని మీరు పిలిచినప్పుడు, సాధారణంగా ఇతరుల ప్రవర్తన గురించి మీకు ఏది చిరాకు తెప్పిస్తుంది? బహుశా సామర్థ్యం లేకపోవడం? లేదా ఈ వ్యక్తులు కమ్యూనికేట్ చేసే విధానం మీకు నచ్చకపోవచ్చు, అంటే ప్రసంగంలో యాసను ఉపయోగించడం లేదా mmm వంటి అనుచిత శబ్దాలు, అంటే సాధారణంగా వైర్ అవతలి వైపు ఉన్న వ్యక్తులు మీతో కమ్యూనికేట్ చేయడానికి అంతగా ఆసక్తి చూపరు.
- మీకు నచ్చని అన్ని పాయింట్లను వ్రాయండి.
- మీ పోస్ట్‌ల నేపథ్యంలో మిమ్మల్ని మీరు అంచనా వేయండి; ఇతరులకు బోధించే ముందు మీరు మీ స్వంత మర్యాదలను మెరుగుపరుచుకోవాలి. మీకు పని చేయడానికి ఏదైనా ఉంటే, మార్పు చేయడానికి ప్రయత్నించండి.
2 శుభాకాంక్షలతో మీ శిక్షణను ప్రారంభించండి. గ్రీటింగ్ మరియు మీరు ఫోన్‌ని తీసుకున్న వేగం మీ క్లయింట్‌పై మొదటి అభిప్రాయాన్ని కలిగిస్తాయి.
- ఫోన్ మూడు సార్లు కంటే ఎక్కువ రింగ్ చేస్తే, దానికి చాలా సమయం పడుతుంది. మీ క్లయింట్‌కు విసుగు కలిగించవద్దు. మరోవైపు, మీరు తక్షణమే ఫోన్‌ని తీసుకుంటే, మీరు కాలర్‌ను భయపెట్టవచ్చు. ఒక మధ్యస్థ మైదానాన్ని కనుగొనండి, ఉదాహరణకు, మొదటి రింగ్ తర్వాత, రెండవదానికి ముందు ఫోన్‌ను తీయండి.
- గ్రీటింగ్ గురించి ఆలోచించండి. చాలా మంది "హాయ్, జాక్ వింటున్నారు" వంటి గ్రీటింగ్ అసహ్యకరమైనదిగా భావిస్తారు, ఎందుకంటే అలాంటి ప్రతిస్పందన తరచుగా అనధికారికంగా, ఫార్ములాగా ఉంటుంది మరియు సమస్యను ఎదుర్కోవడంలో వ్యక్తి మీకు సహాయపడే అవకాశం లేదని సూచిస్తుంది. మీకు తెలిసిన పదబంధాన్ని "హాయ్, ఇది జాక్, నేను మీకు ఎలా సహాయపడగలను?"
3 మీ స్వరం యొక్క స్వరం మరియు వేగం గురించి ఆలోచించండి. మిమ్మల్ని బాధించే వాటిపై ప్రతిబింబించండి - బహుశా వ్యక్తి చాలా వేగంగా, చాలా నెమ్మదిగా, చాలా బిగ్గరగా లేదా తక్కువ స్వరంతో మాట్లాడటం లేదా కొన్ని పదబంధాలు మరియు పదాలపై దృష్టి పెట్టడం (ఉదాహరణకు, చాలా ఉల్లాసంగా మాట్లాడటం) లేదా, దీనికి విరుద్ధంగా, వాయిస్ చాలా ఉదాసీనంగా మరియు భావోద్వేగం లేకుండా వినిపిస్తుంది, ఇది సంభాషణకర్తగా మీరు వ్యక్తికి ఆసక్తికరంగా లేరని సూచించవచ్చు.ఫోన్‌లో వారి సంభాషణను వినడం ద్వారా మీ ఉద్యోగులు ఎలా మాట్లాడుతున్నారో తెలుసుకోండి. మీరు విభిన్న ప్రతిచర్యలను వినవచ్చు. ఇది స్పష్టమైన అసంతృప్తి మరియు చిరాకు కావచ్చు. లేదా, ఒక చల్లని, ఉదాసీన స్వరం, ఇది ఒక వ్యక్తి జోంబీ వంటి కంప్యూటర్ స్క్రీన్ నుండి సమాచారాన్ని చదువుతున్నాడని సూచిస్తుంది.
4 ఫోన్ సంభాషణ మధ్య మరియు ముగింపును విశ్లేషించండి. సంభాషణలోని ఈ భాగాలు కీలకమైనవి. చెక్ -అవుట్ సమయంలో పేలవమైన వెయిటర్ సర్వీస్ ద్వారా ఒక గొప్ప భోజనం నాశనమైనట్లే, కొన్నిసార్లు ఒక మంచి సంభాషణ చెడ్డ ముగింపుతో పాడైపోతుంది - కేవలం ఒక చిన్న విషయం నిరాశకు కారణమవుతుంది మరియు మొత్తం సంభాషణ తర్వాత అసహ్యకరమైన గుర్తును వదిలివేయవచ్చు.
- "గుడ్ మధ్యాహ్నం" అనే అధికారిక వాక్యానికి మిమ్మల్ని మీరు పరిమితం చేయవద్దు, మీ మాటల్లో నిజాయితీ లేనందున ప్రజలు మీతో ఏమీ చేయాలనుకోరు.
- అలాగే, సంభాషణ యొక్క పొడవు గురించి ఆలోచించండి. మీ ఉద్యోగానికి క్లయింట్‌తో సుదీర్ఘ సంభాషణలు అవసరమైతే, ప్రతి క్లయింట్‌కు తగినంత సమయం కేటాయించండి. మీరు మిమ్మల్ని క్లుప్త సమాచారానికి పరిమితం చేస్తే, మీకు అతనిపై ఆసక్తి లేదని క్లయింట్ అనుకోవచ్చు. సుదీర్ఘ సంభాషణ కూడా సమస్యలను సృష్టిస్తుంది. పరిమాణం కంటే నాణ్యతకు ప్రాధాన్యత ఇవ్వాలి. అందువల్ల, ప్రతి ఉద్యోగి తప్పనిసరిగా తమ రంగంలో సమర్థులై ఉండాలి.
5 DVD ట్యుటోరియల్స్ ఉపయోగించండి. మీరు శిక్షణా కోర్సులను ఒక సమూహం కోసం మరియు వ్యక్తిగత వీక్షణ కోసం ఉపయోగించవచ్చు. ఈ సెషన్‌లను ఇద్దరు వ్యక్తులతో నిర్వహించడం ఉత్తమం, ఎందుకంటే మీరు హ్యాండ్-ఆన్ పార్ట్ చేయవచ్చు మరియు వారి మధ్య టెలిఫోన్ సంభాషణలను యాక్ట్ చేయవచ్చు. అలా చేయడం ద్వారా, మీ సబార్డినేట్‌లు వారి టెలిఫోన్ మర్యాదలను మెరుగుపరచవచ్చు మరియు అవసరమైతే, మార్పులు చేయవచ్చు.
- బోధనా పద్ధతిగా "స్టడీ నోట్స్" ను ఉపయోగించడం మానుకోండి. క్లాస్ సమయంలో ఫోన్ కాల్‌లను రికార్డ్ చేయడానికి మరియు రీప్లే చేయడానికి ఇది పాత పద్ధతిలో ఉంది. ఈ పద్ధతి ఎదురుదెబ్బ తగలదు, ఎందుకంటే కొంతమంది వ్యక్తులు వారి సంభాషణలను వింటూ ఆనందిస్తారు. అదనంగా, అతను చాలా చెడు మానసిక స్థితిలో ఉన్నప్పుడు ఉద్యోగి కాల్ చేసి ఉండవచ్చు, ఇది అతనికి చాలా అరుదుగా జరుగుతుంది. మరియు ఈ కాల్ నియమానికి మినహాయింపు.
6 మీ సబార్డినేట్‌ల కోసం పబ్లిక్ స్పీకింగ్ మరియు డ్రామా పాఠాలను నిర్వహించండి. చిన్న కంపెనీలకు ఇది గొప్ప మార్గం. ఉద్యోగి లైన్ యొక్క మరొక చివర ఉన్న వ్యక్తిగా తనను తాను ఊహించుకోమని అడుగుతారు. ఒక పెద్ద ఆఫీసులో వ్యాపారవేత్త నుండి చిన్న ఆఫీసులో ఒక వ్యాపారవేత్త వరకు ఇవి విభిన్న పాత్రలు కావచ్చు. స్టేజ్ పాఠాలు ఒక వ్యక్తి యొక్క టెలిఫోన్ మర్యాదలను మెరుగుపరచడంలో సానుకూల ప్రభావాన్ని చూపుతాయి.
- మరొక ప్రభావవంతమైన పద్ధతిని ప్రయత్నించండి: మీరు ఫోన్ తీసుకున్నప్పుడు నవ్వండి. అయితే, తీవ్రతలు నివారించాలి. లైన్ యొక్క మరొక చివర ఉన్న వ్యక్తి తన వాయిస్‌లో అధిక ఉత్సాహం మరియు సంతోషంతో మాట్లాడటానికి ప్రయత్నిస్తే మరియు చాలా సహాయకారిగా ఉండటానికి ప్రయత్నిస్తే, కానీ నిజానికి - అతని దంతాల ద్వారా నవ్వుతుంది లేదా అతని చెడు మూడ్‌ని దాచడానికి ప్రయత్నిస్తే, అతను నిజాయితీ లేనివాడు. అన్నింటికన్నా ఉత్తమమైనది, మీ ముఖం మరియు మెడను విశ్రాంతి తీసుకోండి (ఇది డ్రామా సర్కిల్స్‌లో బోధించబడుతుంది) తద్వారా మీరు మరింత సహజంగా మరియు ఆహ్లాదకరంగా మాట్లాడగలరు. మృదువైన చిరునవ్వు మంచిది, ప్రత్యేకించి అది నిజమైనది మరియు మీ పెదవులు మాత్రమే కాదు, మీ కళ్ళు కూడా ఉంటాయి.
7 ప్రతి క్లయింట్‌ని పరిగణించండి, అతని వ్యక్తిగత లక్షణాలను పరిగణనలోకి తీసుకోండి. గుర్తుంచుకోండి, ఒక వ్యక్తికి పని చేసేది ఎల్లప్పుడూ మరొకరికి పని చేయకపోవచ్చు. దీనిని పరిగణనలోకి తీసుకోకపోతే అనేక సమస్యలు మరియు అపార్థాలు తలెత్తవచ్చు.
- ఉదాహరణకు, చాలా మంది క్లయింట్లు నేరుగా పాయింట్‌కి వెళ్లడానికి ఇష్టపడతారు. వారు వేగం మరియు సామర్థ్యానికి ప్రాధాన్యతనిస్తారు; అయితే, ఇతరులు వ్యాపారానికి దిగడానికి ముందు సంబంధాలను నిర్మించడానికి, విశ్వాసాన్ని పెంపొందించడానికి కొంతకాలం "కమ్యూనికేట్" చేయడానికి ఇష్టపడతారు.
- మరో ముఖ్యమైన విషయం ఏమిటంటే సమయ వ్యత్యాసం. వినియోగదారులు ప్రపంచంలోని వ్యతిరేక ప్రాంతాల్లో నివసిస్తుంటే అపార్థాలు ఏర్పడవచ్చు. నిద్రపోయేటప్పుడు, భోజనం చేసేటప్పుడు, కుటుంబంతో మాట్లాడేటప్పుడు, లేదా ఆఫీసు వేళల వెలుపల ఎప్పుడైనా ఫోన్ రింగ్ చేసినప్పుడు కొంతమంది వ్యక్తులు దీన్ని ఇష్టపడతారు.
- మీరు మాట్లాడుతున్న వ్యక్తి యొక్క యాసను అనుకరించడం లేదా మీ క్లయింట్ నివసించే ప్రాంతానికి ప్రత్యేకమైన యాస పదాలను ఉపయోగించడం మానుకోండి. కొన్ని సందర్భాల్లో, ఇది ఆమోదయోగ్యమైనది కావచ్చు, అయితే, చాలా సందర్భాలలో, దీనిని నివారించాలి. చాలా మంది నకిలీ యాస చిత్తశుద్ధి మరియు మోసం గురించి మాట్లాడుతుందని నమ్ముతారు. ఇతరులు దీనిని అగౌరవానికి చిహ్నంగా తీసుకుంటారు.
8 మీరు ఫోన్‌లో మాట్లాడుతున్న వ్యక్తులు మీరు ఏమి మాట్లాడుతున్నారో నిజంగా అర్థం చేసుకున్నారని నిర్ధారించుకోండి. మీరు కొన్ని సాంకేతిక నిబంధనలను స్పష్టం చేయాల్సి ఉంటుంది.
- కొన్ని సందర్భాల్లో, ఉద్యోగితో మాట్లాడటం విలువ. చాలా త్వరగా, మీరు ఆందోళనకు కారణాన్ని గుర్తించగలుగుతారు. ముఖాముఖిగా కమ్యూనికేట్ చేయడం మీకు ఆనందాన్ని కలిగించవచ్చు, కానీ ఫోన్‌లో కమ్యూనికేట్ చేయడం చాలా అసహ్యకరమైనది.
9 మార్పులను అనుసరించడం కొనసాగించండి. మీ సబార్డినేట్‌లకు తగిన జ్ఞానం ఉంటే వారు ఫోన్‌లో కమ్యూనికేట్ చేయడం చాలా సులభం అవుతుంది. ఒక వ్యక్తి నిజాయితీగా, క్లయింట్ కోరికలపై దృష్టి పెడితే, అతను సమీప భవిష్యత్తులో ప్రమోషన్ ఆశించవచ్చు.
- ఉద్యోగి ఈ ప్రాంతంలో మెరుగుదలలను సాధించడంలో విఫలమైతే, ఇది మొత్తం వర్క్‌ఫ్లోను ప్రభావితం చేయవచ్చు. ఈ సందర్భంలో, ఈ వ్యక్తికి ఫోన్ కాల్‌లు లేని ఉద్యోగాన్ని అందించడం మంచిది. అయితే, మీరు మెరుగుదల చూసినట్లయితే, మీరు ఈ కార్మికులను ప్రోత్సహించాలి.

చిట్కాలు

జవాబు యంత్రాన్ని ఉపయోగించవద్దు. ఒక కస్టమర్ సమాధానం ఇచ్చే యంత్రం నుండి సమాచారాన్ని కోరుకుంటే, అతను తన ప్రశ్నకు సమాధానాన్ని కనుగొనడానికి ఇంటర్నెట్‌ని ఉపయోగిస్తాడు. ఫోన్‌ని తీసుకున్న వ్యక్తి సహజంగా మరియు స్పష్టంగా మాట్లాడాలి. మీ పని సబార్డినేట్‌లకు సరైన టెలిఫోన్ సంభాషణలో శిక్షణ ఇవ్వడం. నిర్దిష్ట పదబంధాల సమితిని గుర్తుంచుకోవలసిన అవసరం లేదు.

హెచ్చరికలు

ఒక వ్యక్తికి పని చేసేది ఎల్లప్పుడూ మరొకరికి పని చేయకపోవచ్చు. ఎవరైనా ఫోన్‌కు సమాధానం ఇచ్చినప్పుడు మరియు వారు సాధారణంగా చేసే విధానానికి భిన్నంగా మాట్లాడినప్పుడు, వారు బలవంతంగా మాట్లాడినట్లు అనిపిస్తుంది. కొన్ని సందర్భాల్లో, జ్ఞానం మరియు ఆత్మవిశ్వాసానికి ప్రాధాన్యత ఉంటుంది. ఇది సానుకూల ఫలితాలను ఇస్తుంది. ఇతర సందర్భాల్లో, స్నేహపూర్వక స్వరం ముఖ్యం. మీరు ఆశించిన ఫలితాన్ని పొందుతారు మరియు మీరు దానిని నియంత్రించడానికి ప్రయత్నించకూడదు.
- ఉదాహరణ: ఒక టెక్నికల్ కాంటాక్ట్ సెంటర్ కస్టమర్లకు తగిన విధానాన్ని కలిగి ఉంటుంది. అంగీకరిస్తున్నారు, కంప్యూటర్ మేధావి అతను ఇలా చెబితే నిజాయితీగా అనిపించే అవకాశం లేదు: "మీ సమస్యకు నేను చాలా చింతిస్తున్నాను మరియు పరిస్థితిని చక్కదిద్దడానికి మేము మా వంతు కృషి చేస్తాము." చాలా మటుకు, అతని స్వరం నమ్మకంగా అనిపిస్తుంది మరియు అతను ఇలా అంటాడు: "చింతించకండి, మేము ఇప్పుడే దీనిని పరిష్కరిస్తామని నేను హామీ ఇస్తున్నాను, సమస్య ఏమిటో నాకు ఖచ్చితంగా తెలుసు." చివరి ప్రకటనలో, ప్రోగ్రామర్ తన క్షమాపణలో మరింత నిజాయితీగా ఉన్నాడు.