విషయము

• దశలు
• 2 వ పద్ధతి 1: అక్షరక్రమంలో క్రమబద్ధీకరించు
• 2 లో 2 వ పద్ధతి: డాక్యుమెంట్లను ఇండెక్సింగ్ చేయడం
• చిట్కాలు
• హెచ్చరికలు

మీ ప్రింటెడ్ డాక్యుమెంట్‌లను ఆర్గనైజ్ చేయడం - పని మరియు వ్యక్తిగత ప్రయోజనాల కోసం - వాటిని అక్షరక్రమంలో క్రమబద్ధీకరించడం ద్వారా ఎక్కువ ఇబ్బంది లేకుండా చేయవచ్చు. ఈ పత్రాల సంస్థ మీకు మరియు ఏ ఇతర వ్యక్తికైనా మీకు అవసరమైన సమాచారాన్ని త్వరగా కనుగొనడానికి, అలాగే పత్రాల రక్షణను నిర్ధారించడానికి అనుమతిస్తుంది. ఏదేమైనా, ప్రతిదీ అంత సులభం కాదు మరియు పత్రాలను అక్షరక్రమంగా క్రమబద్ధీకరించడంలో అనేక సూక్ష్మబేధాలు ఉన్నాయి, వాటి గురించి మేము ఇప్పుడు మీకు చెప్తాము.

దశలు

2 వ పద్ధతి 1: అక్షరక్రమంలో క్రమబద్ధీకరించు

1. 1 పత్రాలను వారి శీర్షిక ఆధారంగా అక్షరక్రమంలో నిర్వహించండి. దీని కోసం అని పిలవబడే అక్షర సూచికను ఉపయోగించండి.
2. 2 డాక్యుమెంట్‌లను ఒకటి లేదా మరొక లెటర్ ఫోల్డర్‌లో ఉంచండి, అవి ఏ అక్షరంతో మొదలవుతాయో దాని ఆధారంగా. ఒకే అక్షరంతో ప్రారంభమయ్యే పత్రాలను క్రమబద్ధీకరించడం పేరు యొక్క రెండవ అక్షరం ఆధారంగా ఉండాలి. రెండవ అక్షరం అదే అయితే, మూడవది. లేదా నాల్గవది. లేదా ఐదవది. ఈ అల్గోరిథం నుండి ఇక్కడ ఎలాంటి విచలనాలు లేవు మరియు ఉండకూడదు, కానీ అది మీకు వంద రెట్లు రివార్డ్ చేస్తుంది - ఈ సార్టింగ్ డాక్యుమెంటేషన్‌లోని అన్ని తెల్లని మచ్చలను తొలగిస్తుంది.
3. 3 మీరు పత్రాలను ఎలా క్రమబద్ధీకరించారో వివరించండి. మీరు ఆర్డర్ చేసిన డాక్యుమెంట్‌లకు యాక్సెస్ ఉన్న ప్రతి ఒక్కరూ వారు ఎలా అమర్చబడ్డారో తెలుసుకోవాలని మీరు కోరుకుంటున్నారు.
4. 4 పత్రాలను డ్రాయర్‌లో ఉంచండి లేదా వాటిని క్రమంలో ఉంచాల్సిన చోట ఉంచండి. డాక్యుమెంట్‌లకు క్రొత్తదాన్ని జోడించినప్పుడు, వర్ణమాల గురించి మర్చిపోవద్దు!

2 లో 2 వ పద్ధతి: డాక్యుమెంట్లను ఇండెక్సింగ్ చేయడం

1. 1 వర్ణమాల అక్షరాలతో లేబుల్‌లను ఉపయోగించండి. పత్రాలను ఇండెక్సింగ్ చేయడం (ఇతర మాటలలో, సంతకం చేయడం) అనేది పత్రాలను నిర్వహించడంలో ప్రాథమిక అంశాలకు ఆధారం. ఈ దశలో పత్రాలు మీ కేటలాగ్‌లోని తగిన విభాగాలు మరియు విభాగాలకు బదిలీ చేయబడతాయి. వాస్తవానికి, విభాగాల పేర్లు వాటి విషయాలను వివరించడానికి ఉపయోగించబడతాయి, ఆపై విభాగం పేరు పత్రం యొక్క పేరుగా కూడా మారుతుంది. దిగువ చిట్కాలను ఉపయోగించి విభాగాలను అక్షర క్రమంలో అమర్చండి.
2. 2 సరైన పేర్లను కింది క్రమంలో ఇండెక్స్ చేయవచ్చు: ఇంటిపేరు, తరువాత మొదటి పేరు, తరువాత పోషక లేదా మధ్య పేరు. విరామచిహ్నాలను విస్మరించవచ్చు.
   • ఒకవేళ ఉపసర్గలు ఉపయోగించబడితే, ముందుగా ఉన్న పేరు యొక్క భాగంతో ఉపసర్గను కలుపుకుని, ముందుగా దాన్ని ఉంచండి. విరామచిహ్నాలు అవసరం లేదు.
   • హైఫన్‌లను విస్మరించవచ్చు మరియు హైఫన్‌కు ముందు మరియు తరువాత పేరులోని భాగాలను ముందుగా ఉంచాలి.
   • సంక్షిప్తాలు మరియు ఒక అక్షరాల పదాలు ఉన్నట్లుగా సూచిక చేయబడతాయి. మొదటి అక్షరాలు ప్రత్యేక భాగాలుగా విభజించబడ్డాయి.
   • స్థానాలు మరియు నామమాత్రపు ప్రత్యయాలు చివరిగా జాబితా చేయబడ్డాయి, మొదట స్థానం సూచించబడుతుంది, తరువాత ప్రత్యయం.
3. 3 సంస్థలకు సంబంధించిన పత్రాలను ఈ సంస్థల పేరుతో క్రమబద్ధీకరించవచ్చు. ఈ సందర్భంలో, సంస్థ పేరులోని ప్రతి పదం ప్రత్యేక అంశంగా పరిగణించబడుతుంది. అకౌంటింగ్ టైటిల్‌లో పదాలు ప్రదర్శించబడే క్రమంలోనే ఉంటుంది.
   • సంక్షిప్తాలు మరియు ఒక అక్షరాల పదాలు ఉన్నట్లుగా సూచిక చేయబడతాయి. ఈ సందర్భంలో, అక్షరాలను ఖాళీలతో వేరు చేసి, ఒకదానికొకటి ప్రత్యేక మూలకాలుగా పరిగణించాలి.
   • ఈ సందర్భంలో విరామచిహ్నాలు తొలగించబడ్డాయి, మొదటి మూలకంలో విరామ చిహ్నాల ముందు మరియు తరువాత పదాలు సూచించబడ్డాయి.
   • సంఖ్యలు మరియు సంఖ్యలు అక్షర ఆకృతిలో వ్రాయబడతాయి మరియు అవి నిజానికి పదాలుగా ఉంటే సూచిక చేయబడతాయి. విరామచిహ్నాలు మళ్లీ తొలగించబడ్డాయి. డాక్యుమెంట్లు, రోమన్ సంఖ్యలతో మొదలయ్యే పేరు, ఇలాంటి వాటి కంటే ముందుగానే ఉన్నాయి, దీని పేరు అరబిక్ సంఖ్యలతో మొదలవుతుంది, అయితే సంఖ్యలు చిన్నవి నుండి పెద్దవి వరకు సూచించబడతాయి. అప్పుడే మీరు పదాలతో మొదలయ్యే పత్రాలను ఉంచవచ్చు.
   • అన్ని అక్షరాలు పదాలలో వ్రాయబడ్డాయి, అక్షరంతో నేరుగా అనుబంధించబడిన అన్ని సంఖ్యలు మొదటి మూలకంలో పేర్కొనబడాలి.
4. 4 ప్రభుత్వ సంస్థల పేర్లు ఒక నిర్దిష్ట సంస్థ యొక్క అధికార పరిధిలోని దేశం మరియు ప్రాంతంతో మొదటి స్థానంలో సూచిక చేయబడతాయి. సంస్థ పేరు తదుపరి అంశంలో సూచించబడింది మరియు "నిర్వహణ", "బ్యూరో", "ప్రతినిధి" మరియు ఇలాంటి పదాలు చివరిలో సూచించబడ్డాయి.
5. 5 పేర్లు ఒకేలా ఉన్న సందర్భంలో, పత్రాలను కేటలాగ్ చేయడానికి చిరునామాను ఉపయోగించండి. కింది క్రమంలో ఉపయోగించండి: పేరు> ప్రాంతం> నగరం> వీధి పేరు> ఇంటి నంబర్.

చిట్కాలు

• మీ డాక్యుమెంట్‌లను మీరు ఎక్కడి నుండి తీసుకున్నారో ఎల్లప్పుడూ తిరిగి ఉంచండి.
• ఇండెక్సింగ్ చేసేటప్పుడు, ముందుగా ప్రామాణిక నియమాలను పాటించడం ముఖ్యం, మరియు అప్పుడు మాత్రమే - కార్పొరేట్ వాటికి.
• పత్రం ఎప్పుడు మరియు ఎవరి ద్వారా స్వీకరించబడిందో సూచించడానికి ఒక వ్యవస్థను అభివృద్ధి చేయండి.

హెచ్చరికలు

• డాక్యుమెంట్ కేటలాగ్‌కు ఎక్కువ మంది వ్యక్తులు యాక్సెస్ కలిగి ఉంటారు, మరింత చిందరవందరగా ఉంటుంది.