కస్టమర్ సేవకు ఇమెయిల్ పంపండి

వీడియో: మొబైల్ ఫోన్ ఉపయోగించి $822+ PayPal డబ్బు సంప...

విషయము

అడుగు పెట్టడానికి
3 యొక్క 1 వ భాగం: వెబ్‌సైట్‌ను చూడటం
3 యొక్క 2 వ భాగం: ఇమెయిల్ రాయండి
3 యొక్క 3 వ భాగం: మర్యాదగా ఉండండి
హెచ్చరికలు

కొంతమంది సంస్థ యొక్క కస్టమర్ సేవా విభాగానికి ఇమెయిల్ పంపడం చాలా కష్టం. గతంలో నిజంగా కాగితంపై ఉంచినప్పుడు మీరు అలాంటి లేఖను ఇ-మెయిల్ రూపంలో ఎలా కంపోజ్ చేస్తారు? మీరు కస్టమర్ సేవకు ప్రశ్న అడిగినప్పుడు ఏ రకాలు లేదా ప్రోటోకాల్‌లు వర్తిస్తాయి? పరిశ్రమ, ప్రాంతం మరియు సంస్కృతి ప్రకారం ఇది మారుతూ ఉంటుంది, కస్టమర్ సేవ ద్వారా మీ ఇమెయిల్ సరిగ్గా అందుతుందని నిర్ధారించడానికి కొన్ని సాధారణ మార్గదర్శకాలు ఉన్నాయి.

అడుగు పెట్టడానికి

3 యొక్క 1 వ భాగం: వెబ్‌సైట్‌ను చూడటం

సమాధానం కోసం చూడండి. సంస్థ యొక్క కస్టమర్ సేవా బృందానికి ఇమెయిల్ రాయడానికి ముందు, సమాధానం వెబ్‌సైట్‌లో లేదని నిర్ధారించుకోండి. చాలా కంపెనీలు తమ వెబ్‌సైట్‌లోని ప్రత్యేక పేజీలో తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలకు సమాధానాలను సాధారణంగా "తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు" లేదా "తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు" శీర్షికలో పోస్ట్ చేస్తాయి.
- మీరు సాధారణంగా పేజీ దిగువకు స్క్రోల్ చేసి, ఆపై "సంప్రదింపు" లేదా "కస్టమర్ సేవ" పై క్లిక్ చేయడం ద్వారా ఈ పేజీలను కనుగొనవచ్చు.
"కస్టమర్ సేవ" పేజీని కనుగొనండి. వెబ్‌సైట్ దిగువన మీకు లింక్ కనిపించకపోతే, మీరు కొన్నిసార్లు శోధన పెట్టెలో పదాన్ని టైప్ చేయడం ద్వారా పేజీని కనుగొనవచ్చు. మీరు సాధారణంగా హోమ్ పేజీ యొక్క కుడి ఎగువ మూలలో భూతద్దం చిహ్నంతో ఒక ఫీల్డ్‌ను చూస్తారు. "కస్టమర్ సేవ" లేదా "పరిచయం" వంటి పదాలను టైప్ చేసి, ఆపై ఎంటర్ నొక్కండి.
- "సంప్రదింపు" పేజీ సాధారణంగా కస్టమర్లు ఫిర్యాదులు లేదా వ్యాఖ్యలను వ్రాయగల ఇమెయిల్ ఫారమ్‌ను కలిగి ఉంటుంది.
  - మీరు పంపిన సందేశం యొక్క కాపీని అందుకుంటారో లేదో తెలుసుకోవడానికి ఈ పేజీని తనిఖీ చేయండి; కాకపోతే, మీ వ్యక్తిగత ఇమెయిల్ ఖాతా నుండి మీరు చేరుకోగల ఇమెయిల్ చిరునామా కోసం వెబ్‌సైట్‌ను శోధించండి, తద్వారా మీకు సుదూర రుజువు ఉంటుంది.
శోధన పెట్టెను ఉపయోగించండి. కస్టమర్ సేవా ఇమెయిల్ చిరునామాను కనుగొనడానికి మీరు ఉపయోగించిన అదే విండోలో మీరు ప్రశ్న అడగాలనుకుంటున్న అంశం కోసం శోధించండి. మీరు టాపిక్ కోసం శోధిస్తే లేదా ఈ విధంగా ప్రశ్నిస్తే, మీరు ఇమెయిల్ పంపకుండానే సమాధానం కనుగొనవచ్చు.
- మీరు ఇమెయిల్ పంపినప్పుడు మీరు తెలివిగా కనిపించాలనుకుంటే ఇది కూడా చాలా ముఖ్యం. వెబ్‌సైట్‌లో ఇప్పటికే సమాధానం స్పష్టంగా చెప్పినప్పుడు మీరు ఏదైనా అడిగితే, వారు మీరు డిమాండ్ చేస్తున్న మరియు సోమరితనం ఉన్న కస్టమర్ సేవ గురించి ఆలోచించవచ్చు మరియు అందువల్ల లాభదాయకం కాదు.
- తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలను (FAQ) కూడా చూడండి. తరచుగా మీరు అడగదలిచిన ప్రశ్న తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలలో ఇప్పటికే చేర్చబడింది. అందువల్ల చాలా వెబ్‌సైట్లలో ఇ-మెయిల్‌లను కస్టమర్ సేవకు కనిష్టంగా ఉంచడానికి కూడా అలాంటి పేజీ ఉంటుంది.
కంపెనీ విధానాలను సమీక్షించండి. శోధన పెట్టె లేదా తరచుగా అడిగే ప్రశ్నల ద్వారా మీ ప్రశ్నకు సమాధానం కనుగొనలేకపోతే, మీరు ఇప్పటికీ "మా గురించి" పేజీలో లేదా రిటర్న్ పాలసీలో శోధించవచ్చు. వెబ్‌సైట్ దిగువకు మళ్లీ స్క్రోల్ చేయండి మరియు ఏ లింక్‌లు ఉన్నాయో చూడండి. మీ ప్రశ్నకు సమాధానాన్ని కలిగి ఉన్న లింక్ కోసం చూడండి: మా గురించి, ఆర్డరింగ్ మరియు డెలివరీ, రాబడి, వారంటీ మరియు మరమ్మత్తు మరియు మొదలైనవి.
- మీరు ఈ లింక్‌లపై సమాధానం కనుగొనలేకపోయినప్పటికీ, పేజీలను చూడటం ఇప్పటికీ ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది, తద్వారా మీ ఇమెయిల్‌లో ఉపయోగించాల్సిన సంస్థ గురించి అదనపు సమాచారాన్ని మీరు కనుగొనవచ్చు.

3 యొక్క 2 వ భాగం: ఇమెయిల్ రాయండి

ఇది ఫిర్యాదు లేదా అభినందన కాదా అని నిర్ణయించండి. కస్టమర్ సేవకు వచ్చే అన్ని సందేశాలు ఫిర్యాదులు లేదా ప్రశ్నలు కావు. మంచి సేవ చేసినందుకు మీరు వారికి కృతజ్ఞతలు చెప్పవచ్చు. ప్రశ్నలతో కూడిన ఇమెయిల్‌లు వలె సానుకూల ఇమెయిల్‌లు కూడా స్వాగతించబడతాయి.
- టెలిఫోన్ ద్వారా ఫిర్యాదును నివేదించడం కొన్నిసార్లు వేగంగా మరియు ప్రత్యక్షంగా ఉంటుంది. మీ కృతజ్ఞతా భావాన్ని తెలియజేయడానికి లేదా తక్షణ సమాధానం అవసరం లేని ప్రశ్న అడగడానికి ఇమెయిల్ బాగా పనిచేస్తుంది, కానీ మీరు వెంటనే సమస్యను పరిష్కరించాలనుకుంటే, కాల్ చేయండి.
స్పష్టమైన అంశాన్ని రాయండి. ఇమెయిల్ యొక్క విషయం స్పష్టంగా మరియు అర్థవంతంగా ఉందని నిర్ధారించుకోండి. కస్టమర్ సేవా ప్రతినిధి మొదట మీ ఇమెయిల్‌ను చూడాలని మీరు కోరుకుంటారు, కాబట్టి మీరు వేగంగా స్పందన పొందుతారు. విషయాన్ని చిన్నగా ఉంచండి, ఇది మీ ఇ-మెయిల్‌ను క్లుప్తంగా క్లుప్తీకరిస్తుందని మరియు ఉద్యోగి ఇ-మెయిల్‌ను త్వరగా తెరవడానికి బలవంతం చేసినట్లు నిర్ధారించుకోండి.
- ఉదాహరణకు: "కుక్క వారంటీ కార్డు తిన్నది - భర్తీ అవసరం"
గ్రీటింగ్‌తో ప్రారంభించండి. మీరు మంచి అంశంతో ముందుకు వచ్చిన తర్వాత, తదుపరి దశ కస్టమర్ సేవా ప్రతినిధిని పలకరించడం. మీ సమస్యతో వెంటనే ప్రారంభించవద్దు. మీరు ఫోన్‌లో ఒకరిని చక్కగా పలకరిస్తారు, లేదా? ఇది "ఉత్తమ కస్టమర్ సేవ" వలె సరళమైనది.
- మీ గ్రీటింగ్‌కు జోడించడానికి పేరును కనుగొనడానికి ప్రయత్నించండి. చిన్న కంపెనీలలో, కస్టమర్ సేవా ప్రతినిధుల పేర్లు కొన్నిసార్లు వెబ్‌సైట్‌లో జాబితా చేయబడతాయి, కాబట్టి వాటిని ఉపయోగించడం వల్ల మీ సందేశాన్ని మరింత వ్యక్తిగతంగా చేస్తుంది, పని చేయడం మరింత ఆహ్లాదకరంగా ఉంటుంది.
- మీరు కామా లేదా పెద్దప్రేగుతో గ్రీటింగ్ ముగించవచ్చు. ప్రియమైన కస్టమర్ సేవ, లేదా ఉత్తమ కస్టమర్ సేవ:
ప్రామాణిక రచనా పద్ధతులకు కట్టుబడి ఉండండి. ప్రామాణిక రచనా పద్ధతులను ఉపయోగించి ఉద్యోగి గౌరవాన్ని పొందండి. ప్రతిదీ పెద్ద అక్షరాలతో టైప్ చేయవద్దు మరియు అదనపు పెద్ద లేదా మందపాటి ఫాంట్‌లను ఉపయోగించవద్దు. సాధారణ విరామచిహ్నాలు, స్పెల్లింగ్ మరియు పెద్ద అక్షరాలను ఉపయోగించండి. అప్పుడు మీ ఇ-మెయిల్ తీవ్రంగా పరిగణించబడుతుంది.
మర్యాదపూర్వక స్వరంలో రాయండి. మీరు ఫిర్యాదు చేసినా లేదా మీ నిరాశను వ్యక్తం చేయాలనుకున్నా మర్యాదగా రాయండి. అప్పుడు మీరు కస్టమర్‌గా ఎక్కువ విలువైనవారు అవుతారు మరియు బహుశా మరింత మర్యాదపూర్వకంగా వ్యవహరిస్తారు.
మీరు ఎవరో చెప్పండి. గ్రీటింగ్ తర్వాత మిమ్మల్ని మీరు పరిచయం చేసుకోండి. మీ పేరు వ్రాసి, మీరు ఎలాంటి కస్టమర్, మరియు మీరు మొదటిసారి ఏదైనా ఆర్డర్ చేశారా లేదా తిరిగి వచ్చే కస్టమర్ కాదా అని వివరించండి. రెండు సందర్భాల్లో, ఉద్యోగి మిమ్మల్ని కస్టమర్‌గా ఉంచడానికి ఇష్టపడతారు. సంబంధితమైతే మీ భౌగోళిక స్థానాన్ని చేర్చండి.
నిర్దిష్టంగా ఉండండి. మీ ఇమెయిల్‌లో నిర్దిష్ట భాషను ఉపయోగించండి. "నా ఉత్పత్తి" వంటి సాధారణ పదాలను నివారించండి. బదులుగా, ఏ ఉత్పత్తి లేదా సేవ ప్రమేయం ఉంది మరియు మీరు దాని గురించి ఎందుకు ఇమెయిల్ చేస్తున్నారు. అన్ని సంబంధిత సంఘటనలను వివరించండి, తద్వారా సమస్య ఏమిటో ఉద్యోగికి తెలుసు. మీరు వెంటనే ఈ సమాచారాన్ని మొదటి ఇ-మెయిల్‌లో ఉంచితే, మీరు సుదీర్ఘమైన ఇ-మెయిల్ మార్పిడిని తప్పించుకుంటారు.
- మీకు ఒకటి ఉంటే ఉత్పత్తికి URL ను ఉపయోగించండి, తద్వారా ఉద్యోగి దాని గురించి వెంటనే చూడగలరు.
- మీ ఆర్డర్ నంబర్‌ను ఇ-మెయిల్‌లో కూడా ఉంచండి, ఎందుకంటే చాలా మంది ఉద్యోగులు మిమ్మల్ని ఎలాగైనా అడుగుతారు. ఈ ఆర్డర్ సంఖ్య వారి సిస్టమ్‌లో ఆర్డర్ ఎలా ఉందో సూచిస్తుంది.
ప్రశ్నలను స్పష్టంగా అడగండి. మీ ఇమెయిల్‌లో స్పష్టంగా ఉండండి. బుష్ చుట్టూ కొట్టవద్దు. మీరు ఉద్యోగిని పలకరించినప్పుడు మరియు మిమ్మల్ని మీరు పరిచయం చేసినప్పుడు, మునుపటి దశలో పేర్కొన్న అదే నిర్దిష్ట భాషలో ఏమి జరుగుతుందో వివరించే క్రొత్త విభాగాన్ని ప్రారంభించండి.
- మీకు కావలసిన పరిహారాన్ని వెంటనే అడగండి. మీరు అడగడానికి ధైర్యం చేయకపోవచ్చు, కానీ మీ సిగ్గును మీ ఇమెయిల్‌లో పక్కన పెట్టండి. లోపభూయిష్ట ఉత్పత్తికి బదులుగా మీకు ఏదైనా కావాలంటే, అలా చెప్పండి.
చిన్న పేరాలు రాయండి. మీ పేరాలు చిన్నవిగా ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి. ఒకటి, రెండు లేదా గరిష్టంగా మూడు వాక్యాల పేరా చదవడం సులభం. అందువల్ల ఉద్యోగి తనకు ప్రాధాన్యత ఉందో లేదో తెలుసుకోవడానికి ఇ-మెయిల్‌ను వేగంగా స్కాన్ చేయవచ్చు మరియు మీరు పెద్ద టెక్స్ట్ వ్రాసినట్లయితే, మీ సందేశం స్టాక్ దిగువన ఉంచవచ్చు ఎందుకంటే మీ ఉద్దేశ్యం ఏమిటో అతను / ఆమె వెంటనే అర్థం చేసుకోలేదు .
సాధారణ సంతకంతో ముగించండి. మీ అభ్యర్థన లేదా అభినందనను సంగ్రహించే ముగింపు వాక్యంతో ఇమెయిల్‌ను ముగించండి, తరువాత గ్రీటింగ్. మీరు "దయతో" ముగించవచ్చు, కానీ మీరు వెంటనే మీ పేరు లేదా ఇ-మెయిల్ సంతకాన్ని కూడా ఉంచవచ్చు. "మీ సమాధానం కోసం ఎదురుచూస్తున్నాము" లేదా ఆ ప్రభావానికి ఏదో చెప్పడం ద్వారా మీరు శీఘ్ర ప్రతిస్పందన కోరుకుంటున్నారని కూడా మీరు చూపవచ్చు.
- ఇమెయిల్ సంతకం అనేది మీ పేరు, వృత్తి మరియు సంప్రదింపు సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న టెక్స్ట్ యొక్క చిన్న బ్లాక్. మీరు మీ ఇ-మెయిల్ ఖాతా యొక్క సెట్టింగులలో ఇ-మెయిల్ సంతకాన్ని సృష్టించవచ్చు, తద్వారా ఇది క్రొత్త సందేశం క్రింద ఎల్లప్పుడూ స్వయంచాలకంగా కనిపిస్తుంది.
ఇంకా జోడింపులను పంపవద్దు. మొదటి సందేశంతో జోడింపులను ఇంకా పంపవద్దు. చాలా వెబ్‌సైట్లలో స్పామ్ ఫిల్టర్లు ఉన్నాయి, అవి ఇమెయిల్‌లను జోడింపులతో బయటకు తీస్తాయి, మీ సందేశాన్ని చదవడానికి ముందే దాన్ని చెత్తబుట్టలో వేస్తాయి.
- మీ పున res ప్రారంభం వర్డ్ డాక్యుమెంట్‌గా జోడించమని అడిగినప్పుడు మీరు తప్పనిసరిగా కవర్ లేఖకు అటాచ్‌మెంట్‌ను జోడించాలి.
- వినియోగదారు పేర్లు, పాస్‌వర్డ్‌లు లేదా క్రెడిట్ కార్డ్ సమాచారాన్ని ఎప్పుడూ చేర్చవద్దు.
మీ సందేశాన్ని పంపే ముందు మళ్ళీ చదవండి. మీ ఇమెయిల్ సిద్ధంగా ఉన్నప్పుడు, చాలా ఉత్సాహంగా "పంపించు" నొక్కకండి. మీ సందేశం నుండి తప్పుదోవ పట్టించే అక్షరదోషాలు లేదా స్పెల్లింగ్ లోపాలు లేవని నిర్ధారించుకోవడానికి మీరు మొదట ఇమెయిల్‌ను మళ్లీ చదవాలి. మీరు మీ స్మార్ట్‌ఫోన్‌లో ఇమెయిల్ రాసినప్పటికీ, స్వయంచాలక సందేశం "నా ఐఫోన్ నుండి పంపబడింది" స్పెల్లింగ్ తప్పులకు లేదా వ్యాకరణ తప్పిదాలకు క్షమించదు.
రిమైండర్ పంపండి. కొన్ని రోజుల తర్వాత మీ ఇమెయిల్‌కు మీకు సమాధానం రాకపోతే, మీ సందేశం స్పామ్ బాక్స్‌లో లేదా స్టాక్ దిగువన ముగిసింది. మీరు మునుపటి ఇమెయిల్‌ను ప్రస్తావించిన ఇమెయిల్‌ను వ్రాసి, అది సరిగ్గా అందుకోబడిందా అని అడగండి.

3 యొక్క 3 వ భాగం: మర్యాదగా ఉండండి

మీకు మంచి వ్యాకరణం మరియు స్పెల్లింగ్ ఉందని నిర్ధారించుకోండి. మీరు దానిని గ్రహించకపోవచ్చు, కానీ మంచి వ్యాకరణం మరియు స్పెల్లింగ్ మర్యాదపూర్వక స్వరంలో భాగం. మీరు స్పష్టంగా కమ్యూనికేట్ చేయడానికి మీ వంతు కృషి చేస్తే, మీరు ఇతర పార్టీకి గౌరవం చూపుతారు మరియు మీరు సాధారణంగా మర్యాదగల వ్యక్తి అని చూపిస్తారు.
మీరు తెలివైనవారని చూపించు. ప్రవర్తించవద్దు, కానీ విస్తృతమైన పదజాలం ప్రదర్శించడం ద్వారా మీరు తెలివైనవారని చూపించండి. మీరు కంపెనీ వెబ్‌సైట్‌ను పరిశీలించి, వారి విధానాల గురించి తెలుసుకుంటే, మీరు ప్రతిదీ సరిగ్గా చదివారని మీరు చూపించగలరు, కానీ మీ ప్రశ్నకు సమాధానం కనుగొనబడలేదు.
తమాషా చేయవద్దు. తెలివిగల వ్యాఖ్యలు మరియు జోకులు వాటి స్థానాన్ని కలిగి ఉన్నాయి మరియు ఇది తీవ్రంగా పరిగణించవలసిన ఇమెయిల్‌లో లేదు, కనీసం మొదటి కరస్పాండెన్స్‌లో కూడా లేదు. ఆ రకమైన భాష అనుచితమైనదిగా భావించవచ్చు మరియు సంస్థతో వ్యవహరించేటప్పుడు మీరు దానిని నివారించాలనుకుంటున్నారు.
- మీరు కస్టమర్ సేవా ప్రతినిధితో అనేక ఇమెయిల్‌లను ముందుకు వెనుకకు పంపిన తర్వాత, జోకులు అంగీకరించబడతాయి మరియు అర్థం చేసుకోబడతాయి.
మిమ్మల్ని దూకుడుగా వ్యక్తం చేయవద్దు. ఒక ఉత్పత్తి లేదా సేవ ఎలా నిర్వహించబడుతుందనే దానిపై మీరు విసుగు చెంది ఉండవచ్చు, కోపంగా ఉన్న ఇమెయిల్‌లో ఉంచడం మీకు ఎక్కడా లభించదు. మీరు మీ సమస్యను గౌరవం మరియు మర్యాదతో చర్చిస్తే, మీకు కావలసినది మీకు త్వరగా లభిస్తుంది.
- మీ భావోద్వేగాలను పదాలుగా ఉంచడం కష్టమని గుర్తుంచుకోండి. మీరు ఒక సమస్య గురించి కలత చెందితే మరియు మీకు తక్షణ పరిష్కారం కావాలంటే, మీరు కాల్ చేస్తే మంచిది.
మీ విధేయత మరియు కృతజ్ఞతను పేర్కొనండి. మీరు ఎల్లప్పుడూ కంపెనీకి ఎంత విధేయతతో ఉన్నారో మీ ఇమెయిల్‌లో వ్రాస్తే, ఉద్యోగి మీ సందేశాన్ని అభినందిస్తారు మరియు మరింత త్వరగా స్పందిస్తారు.