విషయము

• అడుగు పెట్టడానికి
• 2 యొక్క 1 వ భాగం: వ్యాపార లేఖను గీయడం
• 2 యొక్క 2 వ భాగం: వ్యాపార లేఖ రాయడం
• చిట్కాలు

మీరు వ్యాపారాన్ని నడుపుతున్నప్పుడు, మీరు మీ కస్టమర్లకు లేఖలు రాయవలసి ఉంటుంది. క్రొత్త సంఘటనలు లేదా ప్రత్యేక ఆఫర్‌ల గురించి మీరు వారికి చెప్పాల్సిన అవసరం ఉంది లేదా మీ వ్యాపారం తరపున ఫిర్యాదు చేసిన కస్టమర్‌కు మీరు స్పందించాల్సిన అవసరం ఉంది. మీ లేఖకు కారణం ఏమైనప్పటికీ, ఎల్లప్పుడూ ప్రొఫెషనల్ టోన్ను ఉపయోగించండి.

అడుగు పెట్టడానికి

2 యొక్క 1 వ భాగం: వ్యాపార లేఖను గీయడం

1. ప్రొఫెషనల్ లెటర్‌హెడ్‌ను ఉపయోగించండి. వ్యాపార లేఖ మీ కంపెనీని సూచిస్తుంది. కనుక ఇది విలక్షణంగా కనిపించాలి మరియు అధిక నాణ్యత కలిగి ఉండాలి. కంపెనీ లోగో లేదా బ్రాండ్ కూడా దానిపై ఉండాలి.
   • మీరు మైక్రోసాఫ్ట్ వర్డ్‌లోని లేఅవుట్‌లతో లెటర్‌హెడ్ చేయవచ్చు. మీ ప్రస్తుత లోగో లేదా బ్రాండ్‌ను లెటర్‌హెడ్‌లో ఉపయోగించారని నిర్ధారించుకోండి.
2. వర్డ్ ప్రాసెసింగ్ ప్రోగ్రామ్‌ను తెరవండి. మీరు ఎల్లప్పుడూ కంప్యూటర్‌లో వ్యాపార లేఖను సృష్టించాలి.
   • క్రొత్త పత్రాన్ని సృష్టించండి మరియు పత్రం యొక్క అంచులను 1 అంగుళానికి సెట్ చేయండి.
   • టైమ్స్ న్యూ రోమన్, జార్జియా లేదా ఏరియల్ వంటి సెరిఫ్ ఫాంట్‌ను ఉపయోగించండి. ఫాంట్ పరిమాణాన్ని 12 కన్నా పెద్దది కాదు, కానీ 10 కన్నా చిన్నది కాదు అని నిర్ధారించుకోండి. తప్పు ఫాంట్ లేదా పరిమాణం కారణంగా అక్షరం చదవడం కష్టం కాదు.
   • ఒకే అంతరాన్ని ఉపయోగించాలని నిర్ధారించుకోండి.
3. బ్లాక్ ఆకారాన్ని ఉపయోగించండి. వ్యాపార అక్షరాల కోసం బ్లాక్ రూపం అత్యంత సాధారణ ఆకృతి. ఇది పని చేయడం కూడా సులభం. ప్రతి శీర్షిక ఎడమ మార్జిన్‌కు వ్యతిరేకంగా ఉండాలి మరియు ప్రతి శీర్షిక తర్వాత ఖాళీ ఉంటుంది. పై నుండి క్రిందికి, మీ వ్యాపార లేఖలో ఈ క్రింది శీర్షికలు ఉండాలి:
   • ప్రస్తుత తేదీ లేదా మీరు లేఖ పంపిన తేదీ. మీ రికార్డులు మరియు చిరునామాదారుడి కోసం ఉపయోగించబడే తేదీ ముఖ్యమైనది. అప్పుడు దీనిని చట్టబద్ధంగా కూడా ఉపయోగించవచ్చు. కాబట్టి తేదీ సరైనదని నిర్ధారించుకోండి.
   • పంపినవారి చిరునామా. ఇది మీ చిరునామా, ప్రామాణిక చిరునామా ఆకృతిలో ఆకృతీకరించబడింది. మీ చిరునామా ఇప్పటికే లెటర్‌హెడ్‌లో ఉంటే, మీరు ఈ దశను దాటవేయవచ్చు.
   • చిరునామాదారుడి చిరునామా. ఇది మీరు లేఖ రాస్తున్న వ్యక్తి పేరు మరియు చిరునామాను కలిగి ఉంటుంది. మిస్టర్ / మిసెస్ ఉపయోగించడం ఐచ్ఛికం. కాబట్టి మీరు నినా డి వ్రీస్‌కు వ్రాస్తే, ఉదాహరణకు, మీరు మెవ్రోవ్ భాగాన్ని వదిలివేయవచ్చు.
   • ఉపోద్ఘాతం. ఇది "ప్రియమైన శ్రీమతి డి వ్రీస్" లేదా "ప్రియమైన నినా డి వ్రీస్" కావచ్చు. లేఖను ఎవరు చదువుతారో మీకు తెలియకపోతే, "ప్రియమైన సర్ లేదా మేడమ్" ఉపయోగించండి. మీరు "L.S." ను కూడా ఉపయోగించవచ్చు, కానీ మీ లేఖను ఎవరు చదువుతారో మీకు తెలియకపోతే చివరి ప్రయత్నంగా మాత్రమే.
   • లేఖ యొక్క శరీరం. ఈ వ్యాసంలో మేము దీనిపై మరింత దృష్టి పెడతాము.
   • లేఖ ముగింపు, సంతకంతో. ఇది "హృదయపూర్వకంగా" లేదా "హృదయపూర్వకంగా" కావచ్చు.

2 యొక్క 2 వ భాగం: వ్యాపార లేఖ రాయడం

1. మీ లక్ష్య ప్రేక్షకులు ఎవరో నిర్ణయించండి. మీ లక్ష్య ప్రేక్షకులతో సంబంధం లేకుండా లేఖ యొక్క స్వరం ఎల్లప్పుడూ ప్రొఫెషనల్‌గా ఉండాలి. కానీ మీరు గ్రహీతను బట్టి మీ భాష లేదా పదాల ఎంపికను మార్చవలసి ఉంటుంది. మీరు మరొక సంస్థ యొక్క మానవ వనరుల విభాగానికి వ్రాస్తుంటే, మీరు మీ భాషలో మరింత లాంఛనంగా ఉండాలి. మీరు నిర్దిష్ట క్లయింట్‌కు వ్రాస్తుంటే, మీరు కొంచెం ఎక్కువ సాధారణం లేదా సాధారణ భాషని ఉపయోగించవచ్చు.
   • మీ లక్ష్య సమూహాన్ని నిర్ణయించడం అంటే మీ లక్ష్య సమూహం పట్ల మీరు స్పష్టంగా ఉండగలరని అర్థం. మీ పాఠకుడికి అర్థం కాని పరిభాషను ఉపయోగించడం మానుకోండి. ఉదాహరణకు, మీ కంపెనీ స్పేస్ ప్రోగ్రామ్ కోసం ఉపయోగించిన సంక్షిప్తాలను కస్టమర్‌కు తెలియదు, కాబట్టి లేఖలో ఉన్న వాటిని ఉపయోగించవద్దు.
   • మంచి వ్యాపార లేఖ రాయడానికి బంగారు నియమం స్పష్టంగా, సంక్షిప్తంగా మరియు మర్యాదగా ఉండాలి.
2. మొదటి వాక్యంలో అక్షరం యొక్క ఉద్దేశ్యాన్ని సూచించండి. లేఖ యొక్క ఉద్దేశ్యాన్ని పరిగణించండి. మీ క్రొత్త స్థానం గురించి మీ కస్టమర్లకు తెలియజేయాలా? చెల్లించని బిల్లు లేదా బకాయిల గురించి కస్టమర్‌కు గుర్తు చేయడమా? లేదా కస్టమర్ ఫిర్యాదుపై స్పందించాలా? ఈ లక్ష్యాన్ని దృష్టిలో పెట్టుకుని, మొదటి వాక్యం కోసం చిత్తుప్రతిని సృష్టించండి, అది అక్షరం ఏమిటో మీ పాఠకుడికి వెంటనే తెలియజేస్తుంది. మీ లేఖ యొక్క ఉద్దేశ్యం గురించి అస్పష్టంగా ఉండకండి. సూటిగా ఉండండి.
   • మీరు వ్యాపార యజమానిగా మీ అభిప్రాయాన్ని వినిపించాలనుకుంటే "నా" తో ప్రారంభించండి. సంస్థ లేదా సంస్థ తరపున వ్రాసేటప్పుడు "మేము" ఉపయోగించండి.
   • "ఈ లేఖతో మేము మీకు తెలియజేయాలనుకుంటున్నాము" లేదా "ఈ లేఖతో మేము మిమ్మల్ని అభ్యర్థించాలనుకుంటున్నాము" వంటి ప్రత్యక్ష ప్రకటనపై దృష్టి పెట్టండి. మీరు వ్యాపార యజమానిగా లేఖ రాస్తుంటే మీరు "నేను" స్టేట్మెంట్ కూడా ఉపయోగించవచ్చు. వంటివి: "నేను మిమ్మల్ని సంప్రదిస్తున్నాను" లేదా "నేను ఇటీవల విన్నాను ... మరియు దీని గురించి మరింత తెలుసుకోవాలనుకుంటున్నాను ..."
   • ఉదాహరణకు, మీరు (వ్యాపార యజమానిగా) గత నెల నుండి చెల్లించని ఖాతా గురించి నినా డి వ్రీస్‌కు ఒక లేఖ రాస్తే, మీరు వీటితో ప్రారంభించవచ్చు: "మార్చి 2015 నుండి మీ ఖాతాలో బకాయిలు ఉన్నందున నేను ఈ లేఖ ద్వారా మిమ్మల్ని సంప్రదిస్తున్నాను. . "
   • లేదా, ఒక సంస్థ యొక్క ఉద్యోగిగా, కంపెనీ అంతరిక్ష కార్యక్రమం గురించి కస్టమర్ చేసిన ఫిర్యాదుపై మీరు స్పందిస్తే, మీరు "మా అంతరిక్ష కార్యక్రమం గురించి మీ ఫిర్యాదును అంగారక గ్రహానికి స్వీకరించాము" అని లేఖను ప్రారంభించవచ్చు.
   • ఒక కస్టమర్ వారు ఒక శిక్షణా కోర్సులో ఒక పోటీని లేదా స్థానాన్ని గెలుచుకున్నారని తెలియజేయడానికి మీరు లేఖ రాయవచ్చు. "నేను మీకు తెలియజేయడం సంతోషంగా ఉంది ..." లేదా "మేము మీకు తెలియజేయాలనుకుంటున్నాము ..." వంటి వాక్యంతో ప్రారంభించండి.
   • మీరు చెడ్డ వార్తలను అందించాల్సి వస్తే, "మీకు తెలియజేయడానికి మమ్మల్ని క్షమించండి ..." లేదా "జాగ్రత్తగా పరిశీలించిన తరువాత, నేను నిర్ణయించుకోలేదు ..."
3. నిష్క్రియాత్మక స్వరానికి బదులుగా క్రియాశీల స్వరాన్ని ఉపయోగించండి. సాధారణ భాషలో మనం తరచుగా నిష్క్రియాత్మక రూపాన్ని ఉపయోగిస్తాము. కానీ నిష్క్రియాత్మక రూపం మీరు వ్రాసేదాన్ని బోరింగ్ మరియు గందరగోళంగా చేస్తుంది. వ్యాపార లేఖలో క్రియాశీల రూపం మరింత ప్రభావవంతంగా ఉంటుంది ఎందుకంటే ఇది మరింత దృ tone మైన స్వరాన్ని సెట్ చేస్తుంది.
   • నిష్క్రియాత్మక రూపం యొక్క ఉదాహరణ, ఉదాహరణకు: `` నేను మీ కోసం ఏ నిర్దిష్ట ఫిర్యాదులను పరిష్కరించగలను? '' వాక్యం యొక్క విషయం, కస్టమర్ ('మీరు') వాక్యం చివరలో, ప్రారంభంలో కాకుండా వాక్యం యొక్క.
   • క్రియాశీల రూపం యొక్క ఉదాహరణ, ఉదాహరణకు, "మీ ఫిర్యాదులను పరిష్కరించడానికి నేను ఏమి చేయగలను?" వాక్యం యొక్క ఈ సంస్కరణ, క్రియాశీల రూపంలో, పాఠకుడికి అర్థమయ్యేలా చాలా స్పష్టంగా మరియు సులభంగా ఉంటుంది.
   • నిష్క్రియాత్మక ఫారమ్‌ను ఉపయోగించడం వల్ల మీ సందేశం పొరపాటు లేదా ప్రశ్నార్థకమైన అంశానికి శ్రద్ధ చూపకుండా గొప్ప మార్గం. అయితే దీన్ని మాత్రమే వాడండి. సాధారణంగా, క్రియాశీల రూపం వ్యాపార అక్షరాలలో మరింత ప్రభావవంతంగా ఉంటుంది.
4. మునుపటి సంఘటన లేదా పాఠకుడితో సంభాషణ వర్తించండి. ఆమె చెల్లించని బిల్లు గురించి హెచ్చరికతో మీరు ఈ నెల ప్రారంభంలో నినా డి వ్రీస్‌ను సంప్రదించవచ్చు. లేదా బహుశా ఒక క్లయింట్ గత నెలలో జరిగిన ఒక సమావేశంలో అంతరిక్ష కార్యక్రమంతో నిరాశను వ్యక్తం చేశాడు. మీరు ఇప్పటికే రీడర్‌తో సంభాషించినట్లయితే, దీన్ని గుర్తించండి. ఇది మీ మునుపటి పరిచయాన్ని రీడర్‌కు గుర్తు చేస్తుంది మరియు వ్యాపార లేఖ మరింత అత్యవసరంగా మరియు ముఖ్యమైనదిగా అనిపిస్తుంది.
   • "మీ చెల్లించని బిల్లు గురించి నా లేఖ నుండి కొనసాగడం" లేదా "మార్చిలో మీ చెల్లింపుకు ధన్యవాదాలు" వంటి పదబంధాన్ని ఉపయోగించండి. లేదా "మే సమావేశంలో అంతరిక్ష కార్యక్రమంలో మీ స్థానం గురించి వినడానికి చాలా సహాయపడింది."
5. అభ్యర్థన చేయండి లేదా సహాయం అందించండి. మర్యాదపూర్వక అభ్యర్థన చేయడం ద్వారా లేదా సహకార సంబంధం రూపంలో వారికి సహాయం అందించడం ద్వారా పాఠకుడితో సానుకూల స్వరాన్ని సెట్ చేయండి.
   • మీరు బిల్లు చెల్లించమని కస్టమర్‌ను అడుగుతున్న వ్యాపార యజమాని అని చెప్పండి. "మీరు చెల్లించని బిల్లును వీలైనంత త్వరగా పరిష్కరించుకుంటే నేను అభినందిస్తున్నాను" వంటి పదబంధాన్ని ఉపయోగించండి.
   • మీరు మీ కంపెనీ తరపున వ్రాస్తున్నారని చెప్పండి. వంటి వాక్యాన్ని ఉపయోగించండి: "మీకు మరియు మా మానవ వనరుల అధికారికి మధ్య ముఖాముఖి సమావేశాన్ని ఏర్పాటు చేయడం మాకు సంతోషంగా ఉంది."
   • మీ పాఠకులకు ఏవైనా ప్రశ్నలు లేదా ఆందోళనలకు సమాధానం ఇవ్వడానికి కూడా మీరు ఆఫర్ చేయవచ్చు. "మీ ఖాతాకు సంబంధించి మీకు ఏవైనా ప్రశ్నలు లేదా ఆందోళనలకు సమాధానం ఇవ్వడానికి నేను సంతోషంగా ఉంటాను." లేదా, "ప్రోగ్రామ్ గురించి మరిన్ని వివరాలను మీకు అందించాలనుకుంటున్నారా?"
6. లేఖను మూసివేయండి. మీ కోసం మరియు రీడర్ కోసం చర్యకు కాల్ జోడించండి. ఇది నిర్దిష్ట తేదీకి ముందు చెల్లింపు కోసం అభ్యర్థన లేదా రీడర్‌తో అధికారిక నియామకం గురించి గమనిక కావచ్చు.
   • భవిష్యత్తులో మీరు చిరునామాదారుని సంబోధించే వాక్యాన్ని జోడించండి. "వచ్చే వారం బడ్జెట్ సమావేశంలో మిమ్మల్ని చూడాలని నేను ఎదురుచూస్తున్నాను." లేదా "మా ప్రధాన కార్యాలయానికి వెళ్ళినప్పుడు మీతో దీని గురించి మరింత చర్చించటానికి నేను ఎదురుచూస్తున్నాను."
   • మీరు మీ లేఖకు జోడించదలిచిన ఏవైనా పత్రాలపై శ్రద్ధ వహించండి. "అటాచ్మెంట్లలో మీరు అత్యుత్తమ ఇన్వాయిస్ను కనుగొంటారు" లేదా "అటాచ్ చేసిన మా స్పేస్ ప్రోగ్రామ్ యొక్క కాపీని మీరు కనుగొంటారు" వంటి వాక్యాన్ని జోడించండి.
   • ముగింపు వాక్యంతో లేఖను ముగించండి. కస్టమర్లు లేదా క్లయింట్ల కోసం "హృదయపూర్వకంగా" ఉపయోగించండి.
   • మీకు తెలియని వ్యక్తులకు అధికారిక అక్షరాలతో "హృదయపూర్వకంగా" ఉపయోగించండి.
   • మీకు బాగా తెలిసిన లేదా పని చేసేవారికి వ్రాసేటప్పుడు మాత్రమే "శుభాకాంక్షలు" లేదా "శుభాకాంక్షలు" ఉపయోగించండి.
7. లేఖను మళ్ళీ చదవండి. అక్షరం స్పెల్లింగ్ తప్పిదాలతో నిండి ఉంటే మీ ఖచ్చితమైన ఆకృతీకరణ మరియు పదాలన్నీ ఫలించవు!
   • నిష్క్రియాత్మక రూపం యొక్క ఏదైనా ఉపయోగాన్ని గమనించండి మరియు వాక్యాన్ని క్రియాశీల రూపానికి మార్చడానికి ప్రయత్నించండి.
   • ఏదైనా పొడవైన, అస్పష్టమైన మరియు సంక్లిష్టమైన వాక్యాలకు శ్రద్ధ వహించండి. వ్యాపార లేఖలో, తక్కువ సాధారణంగా ఎక్కువ, కాబట్టి వీలైతే మీ వాక్యాల పొడవును తగ్గించండి.

చిట్కాలు

• మీరు అక్షరాన్ని ముద్రించినప్పుడు, ఖాళీ A4 ను ఉపయోగించండి. మీరు లేఖ పంపినప్పుడు, దాన్ని మూడింట రెండు రెట్లు మడిచి ప్రామాణిక కవరులో పంపండి.