రచయిత:
Louise Ward
సృష్టి తేదీ:
7 ఫిబ్రవరి 2021
నవీకరణ తేదీ:
1 జూలై 2024
విషయము
సారాంశంలో, కాగితం లేఖ రాయడం వంటి ఇమెయిల్ అధికారికమైనది కాదు. అయితే, మీరు ఇమెయిల్ రచనలో మరింత లాంఛనప్రాయంగా ఉండవలసిన సందర్భాలు ఉన్నాయి. గ్రహీత ఎవరో ఆలోచించండి, ఆపై పరిస్థితికి తగిన గ్రీటింగ్‌ను ఎంచుకోండి. మీకు ఆ సమాచారం తెలిస్తే, మీరు గ్రీటింగ్ ఫార్మాట్ మరియు ప్రారంభ వాక్య శైలితో కొనసాగవచ్చు.
దశలు
3 యొక్క 1 వ భాగం: గ్రహీతను పరిగణించండి
మీరు ఎంత లాంఛనప్రాయంగా ఉండాలో నిర్ణయించండి. మీరు "అధికారిక" ఇమెయిల్ వ్రాస్తున్నా, ఇమెయిల్ యొక్క ఏకాంతం యొక్క డిగ్రీ అది గ్రహీతపై ఆధారపడి ఉంటుంది. ఉదాహరణకు, కవర్ లేఖ రాసేటప్పుడు కంటే ప్రొఫెసర్‌కు వ్రాసేటప్పుడు మీరు అదే స్థాయిలో ఫార్మాలిజం ఉపయోగించరు.
- మీరు మొదట ఒకరిని సంప్రదించినప్పుడు, భద్రత కోసం మామూలు కంటే లాంఛనంగా రాయడం మంచిది.
గ్రహీత పేరును కనుగొనండి. మీకు ఇప్పటికే తెలియకపోతే వ్యక్తి పేరు తెలుసుకోవడానికి మీరు కొంత పరిశోధన చేయాలి. మీరు ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్ వ్రాత పద్ధతులను ఉపయోగిస్తున్నప్పటికీ, గ్రహీత పేరు తెలుసుకోవడం గ్రీటింగ్‌ను మరింత వ్యక్తిగతంగా చేస్తుంది.
రిసీవర్ మార్గాన్ని అనుసరించండి. వ్యక్తి మీకు ఇమెయిల్ చేస్తే, వారి గ్రీటింగ్‌ను కాపీ చేయడం మంచిది. ఉదాహరణకు, వారు "హలో" మరియు మీ పేరు వ్రాస్తే, మీరు ఇమెయిల్ పంపేటప్పుడు "హాయ్" మరియు వ్యక్తి పేరు ఉపయోగించి ఇలాంటి శైలిలో ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వవచ్చు. ప్రకటన
3 యొక్క 2 వ భాగం: గ్రీటింగ్ ఎంచుకోండి
"ప్రియమైన" ఉపయోగించండి. "ప్రియమైన" (గ్రహీత పేరు తరువాత) క్లాసిక్ గ్రీటింగ్. ఇది అప్రమత్తంగా లేకుండా అనధికారికం, మరియు ఇది చాలా తరచుగా ఉపయోగించబడుతున్నందున ఈ గ్రీటింగ్ తరచుగా అప్రమేయంగా మారుతుంది, ఇది మంచి విషయం. మీ గ్రీటింగ్ విచిత్రంగా ఉండాలని మీరు కోరుకోరు ఎందుకంటే ఇది సరిపోలలేదు.
గ్రహీత పేరు మీకు తెలియకపోతే "హలో" ప్రయత్నించండి. "హలో" అనేది మీరు వ్యాపార ఇమెయిల్‌లలో ఉపయోగించగల అధికారిక గ్రీటింగ్, ప్రత్యేకించి మీకు గ్రహీత పేరు తెలియకపోతే. అయితే, వీలైతే గ్రహీత పేరు తెలుసుకోవడం ఎల్లప్పుడూ మంచిది.
- ఇమెయిల్ ప్రత్యేకంగా లాంఛనప్రాయంగా ఉంటే మరియు గ్రహీత పేరు మీకు తెలియకపోతే మీరు "ఆసక్తిగల వ్యక్తులకు పంపండి" ను కూడా ఉపయోగించవచ్చు. అయితే, ఈ గ్రీటింగ్ కొంతమందికి ఆసక్తి కలిగించకపోవచ్చు.
తక్కువ అధికారిక ఇమెయిల్‌లలో "హాయ్ (" హాయ్ "లేదా" హలో ") ను పరిగణించండి. ఇమెయిల్ సాధారణంగా కరస్పాండెన్స్ కంటే తక్కువ లాంఛనప్రాయంగా ఉంటుంది, కాబట్టి మీరు చాలా లాంఛనప్రాయంగా లేకుండా ఇమెయిల్‌లో "హాయ్" అని వ్రాయవచ్చు. ఉదాహరణకు, మీరు ఒక ప్రొఫెసర్‌కు, ముఖ్యంగా మీరు తరచుగా సంప్రదిస్తున్నవారికి ఇమెయిల్ చేస్తుంటే, "హాయ్" లేదా "హలో" గ్రీటింగ్ పని చేస్తుంది.
"హే" అనే పదాన్ని ఉపయోగించవద్దు. అధికారిక ఇమెయిల్‌లో "హాయ్" అనే పదం ఆమోదయోగ్యమైనప్పటికీ, హలో చెప్పడం సముచితం కాదు. మాట్లాడే భాషలో కూడా ఇది చాలా ఏకపక్షంగా గ్రీటింగ్ మార్గం, కాబట్టి మీరు దీన్ని ఎలాంటి అధికారిక ఇమెయిల్‌లో ఉపయోగించకుండా ఉండాలి. ఉదాహరణకు, మీరు మీ యజమానికి దగ్గరగా ఉన్నప్పటికీ, వారికి ఇమెయిల్ రాసేటప్పుడు "హే" అనే పదాన్ని ఉపయోగించకుండా ఉండటం మంచిది.
అవసరమైనప్పుడు శీర్షిక మార్పును ఉపయోగించండి. కొన్నిసార్లు, సంస్థ లేదా సంస్థలో మీకు తెలిసిన వారి శీర్షిక మాత్రమే మీకు వ్రాస్తారు. అలాంటప్పుడు, మీరు "ప్రియమైన మానవ వనరుల అధిపతి", "ప్రియమైన మానవ వనరులు" లేదా "ప్రియమైన ప్రొఫెసర్" వంటి పేరుకు బదులుగా వ్యక్తి యొక్క శీర్షికను ఉపయోగించవచ్చు.
ఇమెయిల్‌ను మరింత లాంఛనప్రాయంగా చేయడానికి వ్యక్తి యొక్క గౌరవాలను జోడించండి. సాధ్యమైనప్పుడు, మరింత ఫార్మాలిటీ కోసం గ్రహీత పేరు ముందు "తాత", "బామ్మ", "డాక్టర్" లేదా "ప్రొఫెసర్" ను జోడించండి. అంతేకాకుండా, మీరు గ్రహీత యొక్క మొదటి లేదా పూర్తి పేరును మొదటి పేరును ఉపయోగించకుండా, మరింత ప్రొఫెషనల్గా ఉపయోగించవచ్చు. ప్రకటన
3 యొక్క 3 వ భాగం: ఇమెయిల్‌ను ఫార్మాట్ చేయడం మరియు ప్రారంభించడం
మొదటి పంక్తిలో గ్రీటింగ్ రాయండి. మీరు ఎంచుకున్న గ్రీటింగ్‌ను టాప్ లైన్‌లో వ్రాసి, ఆ తర్వాత గ్రహీత పేరు రాయండి. వీలైతే మీరు తాత, బామ్మ, లేదా డాక్టర్ వంటి వ్యక్తి యొక్క గౌరవప్రదమైన వాటిని పూర్తి పేరుతో ఉపయోగించవచ్చు.
కామాలతో ఉపయోగించండి. సాధారణంగా, మీరు గ్రీటింగ్ తర్వాత కామాను ఉపయోగిస్తారు. అధికారిక మెయిల్‌లో మీరు పెద్దప్రేగును ఉపయోగించవచ్చు, కానీ ఇది చాలా తరచుగా ఒక ఇమెయిల్‌కు, ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్‌కు కూడా చాలా లాంఛనంగా ఉంటుంది. కామా అన్ని పరిస్థితులలోనూ పనిచేస్తుంది, అయితే మీరు ఇమెయిల్ కవర్ లేఖ రాస్తుంటే పెద్దప్రేగును ఉపయోగించవచ్చు.
తదుపరి పంక్తికి తరలించండి. గ్రీటింగ్ టాప్ లైన్‌లో ఉంది, కాబట్టి మీరు పూర్తి చేసినప్పుడు, తదుపరి పంక్తికి వెళ్లడానికి న్యూలైన్ బటన్‌ను నొక్కండి. పేరాగ్రాఫ్‌లు సృష్టించడానికి ఇండెంట్ చేయడానికి బదులుగా మీరు లైన్ బ్రేక్‌లను ఉపయోగిస్తుంటే, మీరు గ్రీటింగ్ మరియు మొదటి పేరా మధ్య ఖాళీ పంక్తిని వదిలివేయాలి.
అవసరమైతే మీ ప్రారంభ వాక్యంలో మిమ్మల్ని పరిచయం చేసుకోండి. మీరు ఎవరికైనా మొదటిసారి వ్రాస్తుంటే, జీవితంలో మీకు ఎంత తెలిసినా మీరు ఒక పరిచయాన్ని అందించాలి. గ్రహీతకు మీరు ఎవరో సూచన ఇవ్వడం వారికి చదవడానికి ప్రోత్సహిస్తుంది.
- ఉదాహరణకు, మీరు "నేను న్గుయెన్ వాన్ నామ్, మరియు నేను కంపెనీ XYZ యొక్క మార్కెటింగ్ డైరెక్టర్" అని వ్రాయవచ్చు. మీకు గ్రహీత తెలిసిన కారణం కూడా మీరు చెప్పాలి: "నేను న్గుయెన్ మన్ హంగ్, మరియు నేను మార్కెటింగ్ తరగతిలో ఉన్నాను (మార్కెటింగ్ విభాగం 101 మంగళవారం మరియు గురువారం మధ్యాహ్నం పడుతుంది)".
- మీరు గ్రహీతను తెలుసుకొని, ముందు వ్రాసినట్లయితే, మీరు మొదటి వాక్యాన్ని గ్రీటింగ్‌గా ఉపయోగించవచ్చు. ఉదాహరణకు, మీరు "ప్రారంభ ప్రతిస్పందనకు ధన్యవాదాలు" లేదా "మీరు బాగున్నారని నేను నమ్ముతున్నాను" అని చెప్పవచ్చు.
నేరుగా అంశానికి వెళ్ళండి. చాలా అధికారిక ఇమెయిల్‌లు త్వరగా దృష్టి పెట్టాలి. అంటే మొదటి లేదా రెండవ వాక్యం మీరు వారి కోసం ఎందుకు వ్రాశారో చెప్పాలి. మీ ఉద్దేశ్యాన్ని వివరించేటప్పుడు సాధ్యమైనంత సంక్షిప్తంగా ఉండాలని గుర్తుంచుకోండి.
- ఉదాహరణకు, మీరు "మార్కెటింగ్ సమస్యతో సహాయం కోరడానికి నేను వ్రాస్తాను" లేదా "నేను మీకు వ్రాస్తాను ఎందుకంటే నేను తరగతిలో చాలా కష్టపడుతున్నాను, మరియు మీరు మార్గం నుండి బయటపడగలరని నేను ఆశిస్తున్నాను. నాకు మరింత చదవడానికి ఉపయోగపడే అదనపు డాక్యుమెంటేషన్ ".
