విషయము

• దశలు
• సలహా
• హెచ్చరిక

ప్రొఫెషనల్ మరియు మర్యాదపూర్వక ఉద్యోగ లేఖ రాయాల్సిన అవసరం ఉందా? చాలా పని సందేశాలు ముందుగా ఫార్మాట్ చేయబడినవి మరియు కాపీ చేయడం సులభం, మీరు సందేశం యొక్క కంటెంట్‌ను మార్చాలి. వ్యాపార మెయిల్‌లో ఎల్లప్పుడూ తేదీ, పంపినవారి గురించి సమాచారం, గ్రహీత మరియు సందేశం యొక్క శరీరంలోని కొన్ని పేరాలు ఉండాలి. మీరు చిత్రాన్ని వ్రాయాలనుకుంటున్నారు, దయచేసి క్రింది దశలను అనుసరించండి మరియు మీ కంపెనీ ప్రమాణాలకు సరిపోయేలా అవసరమైన అంశాలను సరిచేయండి.

దశలు

4 యొక్క 1 వ భాగం: సందేశం తెరవడం

1. 

   ఆకృతిని అర్థం చేసుకోండి. మీ లేఖ గురించి ఏమి ఉన్నా, మీరు అనుసరించాల్సిన లేఖ యొక్క రూపానికి కొన్ని ప్రమాణాలు ఉన్నాయి. వ్యాపార అక్షరాలను టైప్ చేసి, ఏరియల్ లేదా టైమ్స్ న్యూ రోమన్ వంటి ప్రసిద్ధ ఫాంట్‌లో వ్రాయాలి. మీరు సందేశాలలోని పేరాలను మానవీయంగా హైలైట్ చేయాలి. అంటే మీరు "రిటర్న్" కీని రెండుసార్లు టైప్ చేసి కొత్త పేరా ప్రారంభించండి. పేరాలను హైలైట్ చేయడానికి ఇండెంట్ ఆదేశాన్ని ఉపయోగించవద్దు.
   • అన్ని అంచులలో మార్జిన్ 2 సెం.మీ.
   • జనాదరణ పొందిన ఫాంట్లలో కూడా ఇమెయిల్ రాయాలి. పని మెయిల్‌లో నలుపు మరియు తెలుపు మినహా, చేతివ్రాతను అనుకరించే లేదా రంగురంగుల ఫాంట్‌లను ఉపయోగించవద్దు.

2. 

   
   
   సరైన కాగితం రకాన్ని ఎంచుకోండి. వర్కింగ్ లెటర్ 22 సెం.మీ x 28 సెం.మీ కాగితం పరిమాణం (“అక్షరాల పరిమాణం” పరిమాణం) పై ముద్రించాలి. మీరు యుఎస్‌లో లేకపోతే, మీరు A4 సైజు పేపర్‌ను ఉపయోగించవచ్చు. కొన్ని పొడవైన ఒప్పందాలను 22cm x 36cm ("చట్టపరమైన పరిమాణం") కాగితంపై ముద్రించవచ్చు.
   • మీరు మెయిలింగ్ కోసం ప్రింట్ చేస్తే, మీరు దానిని కంపెనీ లెటర్‌హెడ్‌లో ప్రింట్ చేయాలి. ఇది లేఖకు మరింత ప్రొఫెషనల్ రూపాన్ని ఇస్తుంది మరియు మీ కంపెనీ లోగో మరియు సంప్రదింపు సమాచారాన్ని కూడా అందిస్తుంది.

3. 

   
   
   మీ కంపెనీ గురించి సమాచారాన్ని అందించండి. సంస్థ పేరు మరియు చిరునామాను అందించండి, దీనిలో చిరునామా యొక్క ప్రతి భాగం వేరే పంక్తిలో వ్రాయబడుతుంది. మీరు ఫ్రీలాన్సర్గా స్వంతం చేసుకుంటే లేదా పనిచేస్తుంటే, కంపెనీ పేరును మీ స్వంత పేరుతో భర్తీ చేయండి లేదా కంపెనీ పేరు పైన మీ పేరు రాయండి.
   • మీ కంపెనీకి ముందే రూపొందించిన లెటర్‌హెడ్ ఉంటే, మీరు కంపెనీ పేరు మరియు చిరునామాను టైప్ చేయడానికి బదులుగా దాన్ని ఉపయోగించవచ్చు.
   • మీరు చిరునామాను మీరే టైప్ చేస్తుంటే, మీరు మరియు మీ కంపెనీ ప్రాధాన్యతలను బట్టి మీరు పేజీ ఎగువన కుడి-సమలేఖనం లేదా ఎడమ-సమలేఖనం చేయాలి.
   • మీరు అంతర్జాతీయంగా మెయిల్ పంపుతుంటే, దేశ పేరును పెద్ద అక్షరాలతో టైప్ చేయండి.

4. 

   
   
   తేదీని జోడించండి. పూర్తి తేదీ రాయడం అత్యంత వృత్తిపరమైన ఎంపిక. ఉదాహరణకు, మీరు "ఏప్రిల్ 1, 2012" లేదా "ఏప్రిల్ 1, 2012" అని వ్రాయవచ్చు. తేదీని సమర్ధవంతంగా ఉంచాలి, పంపినవారి చిరునామా క్రింద కొన్ని పంక్తులు.
   • మీ లేఖ కొద్ది రోజుల్లోనే వ్రాయబడితే, మీరు లేఖను పూర్తి చేసిన తేదీని తెలియజేయండి.

5. 

   గ్రహీత సమాచారాన్ని అందించండి. గ్రహీత యొక్క పూర్తి పేరు, శీర్షిక (ఏదైనా ఉంటే), కంపెనీ పేరు మరియు మెయిలింగ్ చిరునామా వ్రాసి, ఈ సమాచారాన్ని ప్రత్యేక పంక్తులుగా విభజించండి. అవసరమైతే, సూచన సంఖ్యను జోడించండి. గ్రహీత సమాచారం తేదీ క్రింద కొన్ని పంక్తుల ద్వారా సమర్థించబడాలి.
   • గుర్తించిన వ్యక్తికి లేఖ పంపడం ఉత్తమం. ఈ విధంగా మీరు సందేశాన్ని పంపిన వ్యక్తి మీ సందేశానికి ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వవచ్చు. మీరు మెయిల్ చేయాల్సిన వ్యక్తి పేరు మీకు తెలియకపోతే, కొంచెం తనిఖీ చేయండి. వ్యక్తి యొక్క ఖచ్చితమైన పేరు మరియు శీర్షికను అడగడానికి మీరు వారి కంపెనీకి కాల్ చేయవచ్చు.

6. 

   గ్రీటింగ్ ఎంచుకోండి. గ్రీటింగ్ అనేది లేఖ గ్రహీతకు గౌరవనీయమైన స్థానం మరియు ఏ గ్రీటింగ్ ఉపయోగించబడుతుందో మీరు సందేశాన్ని పంపుతున్న వ్యక్తి మీకు తెలుసా, మీకు ఎంత తెలుసు, మరియు లేఖ ఎంత గంభీరంగా ఉందో దానిపై ఆధారపడి ఉంటుంది. . మీరు ఈ క్రింది ఎంపికలను పరిగణించవచ్చు:
   • "ఎవరికి ఇది ఆందోళన కలిగిస్తుంది" (పాల్గొన్న వారికి) కేవలం ఎప్పుడైతే మీకు ఎవరు తెలియదు, ముఖ్యంగా మీరు ఎవరికి సందేశం పంపాలనుకుంటున్నారు.
   • మీ మెయిల్ గ్రహీత మీకు తెలియకపోతే, "ప్రియమైన సర్ / మేడమ్" (ప్రియమైన సర్ / మేడమ్ ") తో ప్రారంభించడం సురక్షితమైన ఎంపిక.
   • మీరు గ్రహీత యొక్క శీర్షిక మరియు పేరును కూడా ఉపయోగించవచ్చు, ఉదాహరణకు "ప్రియమైన డాక్టర్ స్మిత్" (ప్రియమైన ప్రొఫెసర్ స్మిత్).
   • మీకు మెయిల్ గ్రహీత బాగా తెలుసు మరియు వారితో సన్నిహిత సంబంధం ఉంటే, మీరు వారిని "ప్రియమైన సుసాన్" వంటి పేరుతో పిలుస్తారు.
   • సందేశం గ్రహీత యొక్క లింగం గురించి మీకు తెలియకపోతే, పూర్తి పేరును టైప్ చేయండి, ఉదా. "ప్రియమైన క్రిస్ స్మిత్" (హలో క్రిస్ స్మిత్).
   • గ్రీటింగ్ తర్వాత కామాతో టైప్ చేయడం లేదా "ఎవరికి ఆందోళన చెందుతుంది" తర్వాత పెద్దప్రేగు టైప్ చేయడం మర్చిపోవద్దు.
   ప్రకటన

4 యొక్క 2 వ భాగం: సందేశ కంటెంట్‌ను కంపోజ్ చేయడం

1. 

   సమస్యకు సూటిగా. సమయం డబ్బు, మాగ్జిమ్ చెప్పినట్లు, చాలా మంది పారిశ్రామికవేత్తలు సమయాన్ని వృథా చేయడాన్ని ద్వేషిస్తారు. అందువల్ల, లేఖ యొక్క కంటెంట్ క్లుప్తంగా మరియు వృత్తిపరంగా సమర్పించాలి. మొదటి పేరాలో మీ అభిప్రాయాన్ని సంగ్రహించడం ద్వారా గ్రహీత త్వరగా చదవగలిగే ఒక లేఖ రాయండి. ఉదాహరణకు, మీరు ఎల్లప్పుడూ "నేను మీకు వ్రాస్తున్నాను ..." (నేను అతని గురించి వ్రాస్తున్నాను ...) తో ప్రారంభించి అక్కడి నుండి ప్రారంభించవచ్చు.
   • ఆకృతి గల భాష, పెద్ద జబ్బులు లేదా పొడవైన, గుండ్రని వాక్యాలను ఉపయోగించవద్దు - మీరు చెప్పాల్సిన వాటిని సంక్షిప్తంగా మరియు స్పష్టంగా సాధ్యమైనంతవరకు కమ్యూనికేట్ చేయాలి.
   • నమ్మకంగా వ్యక్తపరచండి. ఒక లేఖ రాయడం యొక్క ఉద్దేశ్యం ఏమిటంటే పాఠకుడిని ఏదో ఒకటి చేయమని ఒప్పించడం: వారి మనసు మార్చుకోవడం, తప్పును సరిదిద్దడం, డబ్బు పంపడం లేదా కొంత చర్య తీసుకోవడం. మీకు కావలసినది చేయమని సందేశం గ్రహీతను ఒప్పించడానికి ప్రయత్నించండి.

2. 

   వ్యక్తి సర్వనామం ఉపయోగించండి. ఆదర్శవంతంగా, మీరు మీ లేఖలో "నేను" (నేను), "మేము" (మేము) మరియు "మీరు" (మీరు) అనే సర్వనామాలను ఉపయోగించాలి. దీనిని "నేను" (నేను) అని వర్ణించండి మరియు పాఠకుడిని "మీరు" (స్నేహితుడు / తాత / అమ్మమ్మ / సోదరుడు / సోదరి) అని పిలవండి.
   • మీరు సంస్థ తరపున వ్రాస్తున్నారా అని గమనించండి. మీరు మీ కంపెనీ వృద్ధి అవకాశాలను ఇస్తే, మీరు సంస్థ తరపున మాట్లాడుతున్నారని పాఠకులకు తెలియజేయడానికి మీరు "మేము" (మాకు) ఉపయోగించాలి. మీరు మీ వ్యక్తిగత అభిప్రాయం గురించి వ్రాస్తే, “నేను” (నాకు) ఉపయోగించండి.

3. 

   
   
   స్పష్టంగా, సంక్షిప్తంగా మరియు సంక్షిప్తంగా రాయండి. మీరు ఏమి చెప్పాలనుకుంటున్నారో మీ పాఠకులకు తెలియజేయండి. మీ సందేశం యొక్క కంటెంట్ స్పష్టంగా ఉంటే మాత్రమే పాఠకులు మీ సందేశానికి త్వరగా ప్రత్యుత్తరం ఇస్తారు. ముఖ్యంగా, మీ లేఖకు ప్రతిస్పందనగా పాఠకులు ముగించాలని లేదా చర్య తీసుకోవాలనుకుంటే, వారికి చెప్పండి. మీ థీసిస్‌ను సాధ్యమైనంత తక్కువ మార్గంలో వివరించండి.

4. 

   
   
   క్రియాశీల వాక్యాలను ఉపయోగించండి. పరిస్థితిని వివరించేటప్పుడు లేదా అభ్యర్థన చేస్తున్నప్పుడు, నిష్క్రియాత్మకంగా కాకుండా చురుకుగా ఉపయోగించండి. నిష్క్రియాత్మక వాక్యాలు మీ లేఖను అస్పష్టంగా మార్చగలవు లేదా పాల్గొన్న వ్యక్తిని పేర్కొనలేవు. అదనంగా, క్రియాశీల వాక్యం క్రమబద్ధీకరించబడింది మరియు మరింత సూటిగా ఉంటుంది. ఉదాహరణకి:
   • నిష్క్రియాత్మక వాక్యం: సన్ గ్లాసెస్ వాటి మన్నికకు సంబంధించి రూపొందించబడలేదు లేదా తయారు చేయబడవు.
   • ప్రోయాక్టివ్ స్టేట్మెంట్: మీ కంపెనీ సన్ గ్లాసెస్ యొక్క మన్నికతో సంబంధం లేకుండా వాటిని రూపొందిస్తుంది మరియు తయారు చేస్తుంది.

5. 

   
   
   సముచితంగా ఓపెన్ మైండెడ్‌గా ఉండండి. అక్షరాలు మానవులచే వ్రాయబడతాయి మరియు మానవులకు సంబోధించబడతాయి, కాబట్టి వీలైతే కఠినమైన అక్షరాలను నివారించండి. మీరు వ్యక్తిగతేతర లేఖతో మరియు బహిరంగత లేకపోవటంతో కొత్త సంబంధాన్ని నిర్మించలేరు. అయినప్పటికీ, "మీకు తెలుసా" (మీకు తెలుసా), "నా ఉద్దేశ్యం" (నా ఉద్దేశ్యం) లేదా "వన్నా" (చేయాలనుకుంటున్నాను - 'కావాలి' అని తగ్గించండి) వంటి పదబంధాలు లేదా యాసను ఉపయోగించడం మానుకోండి. పెద్ద '). మీ స్వరాన్ని తీవ్రంగా కానీ స్నేహపూర్వకంగా మరియు ఉత్సాహంగా ఉంచండి.
   • మీకు గ్రహీత బాగా తెలిస్తే, మీరు వారికి అనధికారికంగా శుభాకాంక్షలు చెప్పాలి.
   • మిమ్మల్ని మీరు ఎంతవరకు వ్యక్తపరచాలో నిర్ణయించేటప్పుడు మీ స్వంత తీర్పును ఉపయోగించండి. కొన్నిసార్లు కొద్దిగా హాస్యం మిమ్మల్ని విజయవంతమైన ఒప్పందంగా మారుస్తుంది, కానీ టీజ్ చేసేటప్పుడు జాగ్రత్తగా ఉండండి అది పొరపాటు కావచ్చు.

6. 

   మర్యాద మరియు మర్యాద. ఫిర్యాదు చేయడానికి లేదా ఆందోళన వ్యక్తం చేయడానికి మీరు ఒక లేఖ రాసినప్పటికీ, మీరు ఇప్పటికీ మర్యాదగా ఉండవచ్చు. రిసీవర్ యొక్క బూట్లు మీరే ఉంచండి మరియు మీరు ఎల్లప్పుడూ ఉత్సాహంగా మరియు సహాయం చేయడానికి సిద్ధంగా ఉన్నారని పాఠకులు చూడటానికి సరైన మార్గంలో, మీరు ఏవైనా ఆలోచనలతో ముందుకు రండి.
   • ఉదాహరణకు, మీరు ఇలాంటి కఠినమైన ఫిర్యాదు చేయవచ్చు: “మీ సన్ గ్లాసెస్ చెడ్డవని నేను భావిస్తున్నాను మరియు నేను వాటిని మళ్లీ కొనను.” అయితే, మీరు మరింత మర్యాదపూర్వకంగా వ్రాయవచ్చు: “ మీ కంపెనీ సన్ గ్లాసెస్ ఉత్పత్తి పట్ల నేను నిరాశపడ్డాను మరియు భవిష్యత్తులో మరెక్కడా అద్దాలు కొనాలని ప్లాన్ చేస్తున్నాను.

7. 

   అదనపు పేజీల కోసం “రెండవ పేజీ” శీర్షిక మూసను ఉపయోగించండి. చాలా వ్యాపార అక్షరాలు ఒక పేజీలో తక్కువగా ఉండాలి. మీరు మాట్లాడుతున్న సమస్య కాంట్రాక్ట్ లేదా చట్టపరమైన సమస్య వంటిది ఎక్కువైతే, మీకు మరికొన్ని పేజీలు అవసరం కావచ్చు. "రెండవ పేజీ" లెటర్‌హెడ్ టెంప్లేట్‌ను ఉపయోగించండి, ఇది సాధారణంగా సంక్షిప్త చిరునామా మరియు మొదటి పేజీ యొక్క లెటర్‌హెడ్ మాదిరిగానే ఉంటుంది.
   • రెండవ మరియు తరువాతి పేజీలతో పేజీ ఎగువన పేజీ సంఖ్య. మీరు గ్రహీతల పేర్లు మరియు తేదీలను కూడా జోడించవచ్చు.

8. 

   కంటెంట్ సారాంశం. చివరి పేరాలో, ప్రధాన అంశాలను సంగ్రహించండి మరియు మీ కార్యాచరణ ప్రణాళికలోని దశలను లేదా సందేశ గ్రహీత నుండి ఏమి ఆశించాలో స్పష్టంగా చెప్పండి. గ్రహీత మిమ్మల్ని అడగడానికి లేదా మాట్లాడటానికి మిమ్మల్ని సంప్రదించవచ్చని గమనించండి, లేఖ మరియు మీ సమస్యపై వారి ఆసక్తికి ధన్యవాదాలు. ప్రకటన

4 యొక్క 3 వ భాగం: లేఖలను ముగించడం

1. 

   ముగింపు వాక్యాన్ని ఎంచుకోండి. ముగింపు వాక్యం, గ్రీటింగ్ లాగా, లేఖ గ్రహీతకు గౌరవం మరియు లేఖ యొక్క గంభీరత స్థాయిని చూపుతుంది. "మీ హృదయపూర్వక" లేదా "హృదయపూర్వక" సాధారణంగా సురక్షితమైన ఎంపిక; మీరు "హృదయపూర్వకంగా", "గౌరవప్రదంగా" (శుభాకాంక్షలు), "అభినందనలు" మరియు "మీది నిజంగా" (హృదయపూర్వకంగా) వంటి ఇతర ఎంపికలను మీరు పరిగణించవచ్చు. మీరు "ఆల్ ది బెస్ట్", "బెస్ట్ శుభాకాంక్షలు" వంటి కొంచెం తక్కువ ఫార్మల్ ఇంకా ప్రొఫెషనల్ ఎండింగ్‌ను కూడా ఎంచుకోవచ్చు. , "వెచ్చని అభినందనలు" మరియు "ధన్యవాదాలు" మరియు "ధన్యవాదాలు". వాక్యం తర్వాత కామాలతో వాడండి.

2. 

   సంతకం చేయండి. నాలుగు పంక్తులు ఖాళీగా ఉంచండి, ఆపై సంతకం చేయండి. లేఖను ముద్రించిన తర్వాత మీ సంతకానికి సంతకం చేయండి లేదా మీరు ఇమెయిల్ చేస్తే, మీ సంతకం చిత్రాన్ని స్కాన్ చేసి, సందేశంలోని ఈ భాగంలో అతికించండి. మీరు సంతకం కోసం నీలం లేదా నలుపు సిరాను ఎన్నుకోవాలి.
   • మీరు ఒకరి తరపున ఒక లేఖపై సంతకం చేస్తే, మీ సంతకం ముందు “pp:” అని రాయండి. "పిపి" అంటే "పర్ ప్రొక్యూరేషన్" ("ఏజెన్సీ ద్వారా" లేదా "తరపున").

3. 

   మీ పేరు మరియు సంప్రదింపు సమాచారాన్ని టైప్ చేయండి. మీ సంతకం కింద, మీ పూర్తి పేరు, శీర్షిక, ఫోన్ నంబర్, ఇమెయిల్ చిరునామా మరియు ఏదైనా సంప్రదింపు పద్ధతులను టైప్ చేయండి. ప్రతి సమాచారం ప్రత్యేక పంక్తిలో వ్రాయబడుతుంది.

4. 

   టైపిస్ట్ యొక్క సంక్షిప్తీకరణను జోడించండి. మీరు కాకుండా మరొకరు లేఖను టైప్ చేస్తే, మీరు ఈ వ్యక్తి యొక్క మొదటి అక్షరాలను సంతకం క్రింద చేర్చాలి. కొన్నిసార్లు, లేఖ రాసిన వ్యక్తి యొక్క మొదటి అక్షరాలు చేర్చబడ్డాయి. అందువల్ల, లేఖ రాసిన వ్యక్తికి మరియు లేఖను టైప్ చేసిన వ్యక్తికి మధ్య తేడాను గుర్తించడం చాలా ముఖ్యం.
   • ఉదాహరణకు, మీరు టైపిస్ట్ యొక్క మొదటి అక్షరాలను జోడిస్తే, వాటిని చిన్న అక్షరాలతో రాయండి: mj
   • మీరు రైటర్ యొక్క మొదటి అక్షరాలను జోడిస్తే, వాటిని పెద్ద అక్షరాలతో మరియు టైపిస్ట్ యొక్క అక్షరాలను చిన్న అక్షరాలతో వ్రాయండి: RW: mj. మీరు రెండు సంక్షిప్త పదాల మధ్య స్లాష్‌ను కూడా ఉపయోగించవచ్చు: RW / mj.

5. 

   జత చేసిన పత్రాలను గమనించండి. గ్రహీత చూడటానికి మీరు ఒక పత్రాన్ని అటాచ్ చేస్తే, పత్రం యొక్క సంఖ్య మరియు రకాన్ని పేర్కొనడం ద్వారా మీ సంప్రదింపు సమాచారం క్రింద కొన్ని పంక్తులను ఉల్లేఖించండి. ఉదాహరణకు, మీరు ఇలా వ్రాయవచ్చు: "ఎన్క్లోజర్స్ (2): రెస్యూమ్, బ్రోచర్" ("అటాచ్మెంట్ (2): రెస్యూమ్, బ్రోచర్").
   • మీరు “ఎన్‌క్లోజర్స్” ను “ఎన్‌క్లోజర్స్” అని కూడా పిలుస్తారు. లేదా "ఎన్సి.".

6. 

   గ్రహీతలను జోడించండి. మీరు లేఖ యొక్క కాపీని మరొక వ్యక్తికి పంపితే, మీరు ఈ వ్యక్తి పేరును లేఖలో చేర్చాలి. "ఎన్‌క్లోజర్స్" అనే పంక్తి క్రింద "సిసి:" అని టైప్ చేయడం ద్వారా మీరు ఉల్లేఖించవచ్చు, "సిసి" అంటే "మర్యాద కాపీ", వ్యక్తి పేరు మరియు శీర్షికతో ("సిసి" కార్బన్ కాగితంపై అక్షరం టైప్ చేసినప్పుడు "కార్బన్ కాపీ" (కార్బన్ కాపీ)).
   • ఉదాహరణకు, వ్రాయండి: "cc: మేరీ స్మిత్, మార్కెటింగ్ వైస్ ప్రెసిడెంట్" ("ప్రియమైన: మేరీ స్మిత్, డిప్యూటీ మార్కెటింగ్ మేనేజర్").
   • మీరు మరొక గ్రహీతను జోడించాలనుకుంటే, రెండవ వ్యక్తి పేరును మొదటి వ్యక్తి పేరు క్రింద నేరుగా టైప్ చేయండి మరియు "cc:" అవసరం లేదు.
   ప్రకటన

4 యొక్క 4 వ భాగం: పూర్తయింది

1. 

   మీ సందేశాన్ని సవరించండి. ప్రొఫెషనల్ లెటర్ రైటర్‌కు స్వరూపం ముఖ్య అంశం. లేఖలోని చిన్న లోపాలను సరిదిద్దడం ద్వారా మీరు సమర్థులై, బాధ్యతాయుతంగా ఉన్నారని పాఠకుడు సులభంగా చూస్తాడు. పదంపై స్పెల్లింగ్‌ను తనిఖీ చేయడానికి మీరు స్పెల్లింగ్ ఆదేశాన్ని అమలు చేయవచ్చు, కానీ పంపే ముందు లేఖను జాగ్రత్తగా చదవడం ద్వారా కూడా మీరు తనిఖీ చేయవచ్చు.
   • లేఖ స్పష్టంగా మరియు సంక్షిప్తంగా ఉందా అని ఆశ్చర్యపోతున్నారు. మూడు లేదా నాలుగు వాక్యాల కంటే ఎక్కువ పొడవు ఉన్న పేరా ఉందా? అలా అయితే, మీరు అనవసరమైన పేరాలను తొలగించగలరా.
   • లేఖ నిజంగా ముఖ్యమైనది అయితే, మీరు దాన్ని త్వరగా తనిఖీ చేయమని స్నేహితుడిని లేదా సహోద్యోగిని అడగవచ్చు. కొన్నిసార్లు చదవడానికి కొన్ని సెకన్ల సమయం తీసుకుంటే మీరు చూడని తప్పులను లేదా వికృతమైన పద వినియోగాన్ని గుర్తించడంలో మీకు సహాయపడుతుంది.

2. 

   ప్రధాన మెయిల్ చేయవద్దు. సందేశానికి చాలా పేజీలు ఉంటే, సందేశాన్ని ఉంచకుండా ఉండండి. పేజీలు సరిగ్గా వరుసలో ఉన్నాయని మీరు నిర్ధారించుకోవాలనుకుంటే, ఎగువ ఎడమవైపు ఉన్న పేపర్‌క్లిప్‌ను ఉపయోగించండి.

3. 

   మెయిలింగ్. మీరు మెయిల్ చేస్తే, వ్యాపార కవరును ఉపయోగించండి. మీ కంపెనీ లోగోతో ఒక కవరు అందుబాటులో ఉంటే, దాన్ని ఉపయోగించండి. రిటర్న్ చిరునామా మరియు గ్రహీత చిరునామాను స్పష్టంగా ముద్రించండి. అక్షరాన్ని మూడు భాగాలుగా మడవండి, తద్వారా గ్రహీత సందేశాన్ని తెరిచినప్పుడు, సందేశం యొక్క మొదటి భాగం పైభాగంలో మడవబడుతుంది మరియు తరువాత దిగువ మడతకు తెరుస్తుంది. మీకు తగినంత స్టాంపులు ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి, ఆపై దాన్ని పంపించండి.
   • చేతితో రాసిన చిరునామా పొగడ్తలతో కూడుకున్నదని మరియు మీ వృత్తిపరమైన శైలికి సరిపోలడం లేదని మీరు భావిస్తే, చిరునామాను పదంలో టైప్ చేసి, కవరును ప్రింటర్‌లో ఉంచండి మరియు చిరునామాను కవరుపై ముద్రించండి.
   • లేఖ చాలా ముఖ్యమైనది మరియు / లేదా అత్యవసరమైతే, మీరు దానిని కొరియర్ ద్వారా పంపాలి.
   • మీరు ఇమెయిల్ ద్వారా సందేశాన్ని పంపాలనుకుంటే, దాన్ని HTML ఆకృతికి మార్చండి లేదా ఆకృతిని ఉంచడానికి సందేశాన్ని PDF గా సేవ్ చేయండి. అయితే, పేపర్ మెయిల్ మంచిది.
   ప్రకటన

సలహా

• అక్షరాలపై సంతకం చేయడానికి మంచి పెన్ను ఉపయోగించండి.
• వేగంగా. పంపినవారి అభ్యర్థనకు మీరు వారంలోపు స్పందించలేకపోతే, దాని గురించి అతనికి లేదా ఆమెకు చెప్పండి మరియు వారు మీ నుండి సమాధానం ఎప్పుడు పొందవచ్చో వారికి తెలియజేయండి.
• పాజిటివ్‌పై దృష్టి పెట్టండి. మీరు చేయలేని విషయాల గురించి కాకుండా మీరు చేయగలిగే విషయాల గురించి మాట్లాడండి. ఉదాహరణకు, మీకు స్టాక్‌లో ఒక వస్తువు లేకపోతే, మీరు వారి ఆర్డర్‌ను నెరవేర్చలేరని కస్టమర్‌కు చెప్పకండి, బదులుగా, ఉత్పత్తి ప్రజాదరణ పొందిందని చెప్పండి, కాబట్టి మీ వైపు స్టాక్ లేదు. . మీరు వారికి ఉత్పత్తిని ఎప్పుడు అందించవచ్చో చెప్పండి.
• మీరు చాలా కంటెంట్‌తో ఒక లేఖ రాస్తే, మీరు మొదట ఆ విషయాలను జాబితా చేయాలి.
  • మీరు కవర్ చేయదలిచిన అన్ని విషయాలను జాబితా చేయండి. ఆర్డర్ గురించి చింతించకండి.
  • ప్రతి కంటెంట్ కోసం, ముఖ్య పదాలు, ఉదాహరణలు, వాదనలు మరియు వాస్తవాలను జాబితా చేయండి.
  • మీ అవుట్‌లైన్‌లోని కంటెంట్‌ను సమీక్షించండి, తద్వారా అవి మీ ప్రయోజనం మరియు మీ ప్రేక్షకులకు తగినవి.
  • సంబంధం లేని ఏవైనా సమస్యలను కత్తిరించండి.
  • సమాచారాన్ని పాఠకుడికి ఉత్తమమైన క్రమంలో అమర్చండి.

హెచ్చరిక

• ముఖస్తుతి వాక్యాలతో అక్షరాలు రాయవద్దు. నిజమైన పొగడ్త ఆమోదయోగ్యమైనది, కానీ మీరు దీన్ని ఎక్కువగా చేస్తే, మీ సామర్థ్యం ద్వారా కాకుండా, ముఖస్తుతి ద్వారా మీరు పని చేస్తారని పాఠకుడు భావిస్తాడు.
• చాలా కఠినమైన మరియు గంభీరమైన స్వరాన్ని ఉపయోగించవద్దు. గుర్తుంచుకోండి, మీరు వ్యాపార లేఖతో వృత్తిపరమైన సంబంధాన్ని బలోపేతం చేయడానికి లేదా ప్రారంభించడానికి ప్రయత్నిస్తున్నారు.