విషయము

• దశలు
• విధానం 1 లో 1: సమావేశానికి సిద్ధం చేయండి
• చిట్కాలు
• హెచ్చరికలు

సమావేశం విజయవంతం కావడానికి, దాని కోసం పూర్తిగా సిద్ధం కావడం చాలా ముఖ్యం.చాలా ప్రొఫెషనల్ పరిశ్రమలలో సమావేశాలు పెద్ద పాత్ర పోషిస్తాయి. మీ తదుపరి సమావేశం విజయవంతం కావడానికి ఈ దశలను అనుసరించండి.

దశలు

విధానం 1 లో 1: సమావేశానికి సిద్ధం చేయండి

1. 1 సమావేశానికి ఎలా సిద్ధం కావాలో తెలుసుకోవడం ఉద్యోగులందరికీ మరియు ముఖ్యంగా ఏదైనా మేనేజర్ లేదా సూపర్‌వైజర్‌కు చాలా ముఖ్యం. ఎప్పుడు సమావేశం కాకూడదో తెలుసుకోవడం కూడా అంతే ముఖ్యం.
2. 2 మీరు ఏ రకమైన సమావేశాన్ని హోస్ట్ చేస్తారో నిర్ణయించుకోండి:
   • సమాచారం
   • సృజనాత్మక
   • నిర్ణయం తీసుకోవడానికి
   • ప్రేరణాత్మకమైనది
3. 3 పాత్రలను కేటాయించండి మరియు సభ్యులను కేటాయించండి. పాత్రలు క్రింది విధంగా ఉండవచ్చు:
   • ద్వారా మార్గనిర్దేశం చేయండి
   • అసిస్టెంట్ / ఆర్గనైజర్
   • కార్యదర్శి (రికార్డ్ కీపింగ్)
   • సమయపాలన (సమయాన్ని ట్రాక్ చేస్తుంది)
   • పాల్గొనేవారు
4. 4 సమావేశం తేదీ, సమయం, ఎజెండా మరియు స్థానం ఉన్న నోటీసులను సిద్ధం చేయండి. పాల్గొనే వారందరికీ ముందుగానే నోటిఫికేషన్‌లను పంపండి.
5. 5 మునుపటి సమావేశం గురించి చర్చించడానికి కొంత సమయం కేటాయించండి (ఒకటి ఉంటే). అందువల్ల, పాల్గొనేవారు అపారమయిన పాయింట్లను స్పష్టం చేయవచ్చు లేదా అసమ్మతిని వ్యక్తం చేయవచ్చు.
6. 6 అవసరమైన వస్తువులను ప్రదేశాలలో వేయండి. ముందుగానే బల్లలు మరియు కుర్చీలను అమర్చండి. ప్రతి వ్యక్తికి పెన్ను మరియు కాగితాన్ని అందించండి. పదం మధ్యలో నీటి డికాంటర్ ఉంచండి మరియు అద్దాలను అమర్చండి.
7. 7 ఆర్డర్ చేయడానికి ప్రతి ఒక్కరికి కాల్ చేయండి. ప్రతి ఒక్కరూ మాట్లాడటం మానేయాలని ఛైర్మన్ పిలుపునిచ్చి, సమావేశం ప్రారంభమైనట్లు ప్రకటించిన తరుణం ఇది. లక్ష్యాలను నిర్వచించండి. ఎజెండా అనేది ఒక అంశానికి సంబంధించిన అంశాల జాబితా మరియు వాటిలో ప్రతి దాని కోసం కేటాయించిన సమయం. ఉదాహరణకు: "1. మునుపటి లక్ష్యాల నెరవేర్పును అంచనా వేయండి (15 నిమిషాలు), 2. తదుపరి లక్ష్యాలను క్రమంలో చర్చించండి (20 నిమిషాలు), 3. 5 ప్రధాన లక్ష్యాలను (10 నిమిషాలు) ఎంచుకోండి.
8. 8 సమావేశానికి ముందు, అక్కడ ఉన్నవారు తమ పేర్లను వ్రాయడానికి ఒక ప్రత్యేక లెడ్జర్ లేదా సర్కిల్‌లో ఒక కాగితపు ముక్కను పాస్ చేయండి. ఈ పేర్లు నిమిషానికి షెడ్యూల్ చేయబడతాయి.
9. 9 సమావేశం యొక్క ముఖ్యాంశాలను వ్రాయమని కార్యదర్శిని అడగండి, తద్వారా అవి తరువాత కవర్ చేయబడతాయి.
10. 10 సమావేశం ముగింపులో, ఇతర అంశాలపై ఎవరికైనా ప్రశ్నలు ఉన్నాయా అని అడగండి. తదుపరి సమావేశానికి తేదీని సెట్ చేయండి మరియు ముగింపును ప్రకటించండి.

చిట్కాలు

• వార్షిక సర్వసభ్య సమావేశంలో ఛైర్మన్ తరచుగా నియమించబడతారు. కుర్చీ సమావేశాన్ని నిర్వహిస్తుంది, క్రమంలో ఉంచుతుంది మరియు ప్రతి ఒక్కరూ ఎజెండాకు కట్టుబడి ఉండేలా చేస్తుంది.
• ఛైర్మన్ ఎన్నుకోబడకపోతే, ఈ పాత్రను పూరించడానికి సిద్ధంగా ఉన్నవారిని కనుగొనండి.
• సమావేశం అనధికారికంగా ఉన్నప్పటికీ, మీరు ఇంకా తేదీ మరియు సమయం యొక్క ముందస్తు నోటీసును ప్రజలకు పంపాలి. ఉదాహరణకు, మీరు అందరికీ ఇమెయిల్‌లను పంపవచ్చు.
• నోట్స్ తీసుకునే సెక్రటరీకి కూడా అదే జరుగుతుంది.
• ఈ సూచనలు అధికారిక సమావేశాలకు కూడా వర్తిస్తాయి.
  • ఎజెండా సమావేశాన్ని లైన్‌లో ఉంచుతుంది మరియు ఒక విషయం గురించి ఎక్కువసేపు చర్చించకుండా ప్రజలను నిరోధిస్తుంది.
• భవిష్యత్తులో ఎలాంటి వివాదాలు రాకుండా సమయాన్ని ట్రాక్ చేయడం చాలా ముఖ్యం.

హెచ్చరికలు

• సమావేశాన్ని సమర్ధవంతంగా నిర్వహించడానికి చైర్మన్ గౌరవనీయమైన మరియు న్యాయమైన వ్యక్తిగా ఉండాలి.