విషయము

• దశలు
• చిట్కాలు
• హెచ్చరికలు

ఆఫీసులో పనిని సరిగ్గా నిర్వహించడానికి, అకౌంటింగ్ మరియు డాక్యుమెంట్ల నిల్వ యొక్క సమర్థవంతమైన వ్యవస్థను కలిగి ఉండటం చాలా ముఖ్యం. డాక్యుమెంట్‌లకు యాక్సెస్ ఉన్న వ్యక్తుల సంఖ్యతో సంబంధం లేకుండా, ప్రతి ఒక్కరూ అవసరమైన డాక్యుమెంట్‌ను కనుగొనే విధంగా సిస్టమ్ నిర్వహించాలి. పత్రాలను రికార్డ్ చేయడానికి మరియు నిల్వ చేయడానికి సిస్టమ్ ఉపయోగించడం కష్టంగా ఉంటే, ఫైలింగ్ క్యాబినెట్‌లో వాటిని కోల్పోతామనే భయంతో మీరు అన్ని పత్రాలను చేతిలో ఉంచడం ప్రారంభిస్తారు, దీని ఫలితంగా మీ డెస్క్ పేపర్‌లతో నిండి ఉంటుంది.

దశలు

1. 1 దాఖలు వ్యవస్థను ఎంచుకోండి. అది ఏమైనప్పటికీ, ముందుగా, ఇది తప్పనిసరిగా తార్కికంగా ఉండాలి, తద్వారా ప్రతి డాక్యుమెంట్ యొక్క ఖచ్చితమైన స్థానాన్ని మీరు తెలుసుకుంటారు. సాధ్యమైన పరిష్కారాలు:
   • అక్షరక్రమం. మీ డాక్యుమెంట్లలో చాలా వరకు క్లయింట్లు, రోగులు లేదా కస్టమర్ల పేర్లు ఉంటే ఈ సిస్టమ్ ఉత్తమంగా పనిచేస్తుంది.
   • అంశం లేదా వర్గాలు: చాలా వ్యవస్థలు అంశం లేదా వర్గం ద్వారా నిర్వహించబడతాయి, సరిగ్గా నిర్వహించబడినప్పుడు అవి గొప్పగా పనిచేస్తాయి, కానీ సరిగ్గా నిర్వహించనప్పుడు చాలా గందరగోళంగా ఉంటాయి.
   • సంఖ్య / కాలక్రమం. ఈ సిస్టమ్ కొనుగోలు ఆర్డర్లు లేదా ప్రిస్క్రిప్షన్ల వంటి నంబర్ లేదా డేటెడ్ డాక్యుమెంట్‌లకు ఉత్తమంగా పనిచేస్తుంది.
2. 2 దాఖలు క్యాబినెట్‌లలో వేలాడుతున్న ఫోల్డర్‌లను ఉపయోగించండి. వేలాడుతున్న ఫోల్డర్‌లు తీసివేయబడవు, అవి మీరు బాక్స్‌ల నుండి తీసే ఎన్వలప్‌ల కోసం హోల్డర్‌లుగా పనిచేస్తాయి.
3. 3 పత్రాలను స్టాక్స్‌గా కేటగిరీలుగా నిర్వహించండి. స్టాక్ 5 సెం.మీ కంటే ఎక్కువగా ఉంటే, దానిని ఉపవర్గాలుగా విభజించండి. స్టాక్ చాలా తక్కువగా ఉంటే, దానిని మరొక స్టాక్‌తో కలిపి పేరు మార్చండి. స్టాక్‌ల పేర్లు మీరు ఒక నిర్దిష్ట పత్రాన్ని పంపాలనుకుంటున్న వాటిలో సులభంగా గుర్తించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతించాలి.
4. 4 ప్రతి స్టాక్‌ను పేపర్ ఎన్వలప్‌లో ఉంచండి మరియు స్పష్టంగా లేబుల్ చేయండి. మీ డాక్యుమెంట్‌లకు క్లీనర్ లుక్ ఇవ్వడానికి అస్థిరంగా కాకుండా కేంద్రీకృత ట్యాబ్డ్ ఫోల్డర్‌లను ఉపయోగించడం ఉత్తమం.
5. 5 ఉరి ఫోల్డర్‌లలో ఎన్వలప్‌లను ఉంచండి. చాలా డాక్యుమెంట్‌ల కోసం, రెగ్యులర్ హాంగింగ్ ఫోల్డర్‌లు పని చేస్తాయి, కానీ మందపాటి లేదా సబ్‌క్యాటరైజ్డ్ డాక్యుమెంట్‌ల కోసం, ఫ్లాట్-బాటమ్డ్ ఫోల్డర్‌లను ఉపయోగించండి. మీరు ఫోల్డర్‌లను ఏ క్రమంలోనైనా అమర్చవచ్చు, అయితే సాధారణంగా దీని కోసం అక్షర వ్యవస్థ ఉపయోగించబడుతుంది.
6. 6 ఎన్విలాప్‌ల మాదిరిగానే వేలాడే ఫోల్డర్‌లను లేబుల్ చేయండి. మీరు నిలువు ఫైలింగ్ క్యాబినెట్‌ను ఉపయోగించకపోతే ఫోల్డర్ యొక్క ఎడమ వైపున ఉన్న అన్ని ప్లాస్టిక్ ట్యాబ్‌లను అమర్చండి. తరువాతి సందర్భంలో, ముందు నుండి వెనుకకు కాకుండా ఓపెన్ డ్రాయర్‌లో ఎడమ నుండి కుడికి ఫోల్డర్‌లతో, ట్యాబ్‌లను కుడి వైపున ఉంచండి.
7. 7 ఫైరింగ్ క్యాబినెట్ దగ్గర విడి ఫోల్డర్లు మరియు ఎన్వలప్‌లు ముడుచుకోవాలి, తద్వారా మీ చేతిలో ఉన్న ఫోల్డర్‌లకు చెందని డాక్యుమెంట్ ఉన్నప్పుడు మీరు ఎల్లప్పుడూ ఫోల్డర్‌ను త్వరగా జోడించవచ్చు. చాలా మందంగా లేదా సన్నగా ఉండే ఫోల్డర్‌లను ఉపయోగించవద్దు. పత్రాలను పునర్వ్యవస్థీకరించేటప్పుడు ఫోల్డర్ పేర్లను మార్చాలని గుర్తుంచుకోండి.
8. 8 సంవత్సరం చివరలో, అన్ని ఫోల్డర్‌లను తీసివేసి, కొత్త పేపర్ ఫోల్డర్‌లను ఒకే కేటగిరీ పేర్లతో లేబుల్ చేయండి మరియు వాటిని ఫైలింగ్ క్యాబినెట్లలో ఉంచండి. మీకు అవసరమైన కొన్ని పత్రాలను ప్రస్తుత ఫోల్డర్‌లకు బదిలీ చేయడానికి పాత ఫోల్డర్‌ల ద్వారా వెళ్లి, మిగిలిన వాటిని ఆర్కైవ్‌కు పంపండి.

చిట్కాలు

• మీ ఫైల్ క్యాబినెట్ మరింత ఆకట్టుకునేలా చేయడానికి మీ కంప్యూటర్‌లో రంగు ట్యాగ్‌లను ముద్రించడం ద్వారా మీరు రంగు-కోడెడ్ ఫోల్డర్‌లను పొందాలనుకోవచ్చు. కానీ మీరు మార్పులు చేయవలసి వచ్చినప్పుడు, ఉదాహరణకు, ఒక ఫోల్డర్‌ను జోడించండి, మీకు సరైన రంగు ఫోల్డర్‌లు అయిపోయాయని మరియు ఫోల్డర్‌ని మాన్యువల్‌గా సంతకం చేయాల్సి వచ్చినప్పుడు మీరు నిరాశ చెందవచ్చు. సరళత అనేది సురక్షితమైన విషయం.

హెచ్చరికలు

• "ఇతరాలు" అని పిలువబడే స్టాక్‌ను ఎప్పుడూ సృష్టించవద్దు, లేకుంటే మీరు ఈ పత్రాలను ఎన్నడూ వర్గీకరించరు.
• ఫైలింగ్ వ్యవస్థను నిర్వహించిన తర్వాత, దాఖలు క్యాబినెట్‌లో ఆర్డర్ ఉంచండి. మీ డెస్క్ నుండి పత్రాలను క్రమబద్ధీకరించడానికి మరియు తీసివేయడానికి ప్రతిరోజూ సమయం కేటాయించండి. మీ ఫైలింగ్ క్యాబినెట్ పైన లోతైన డాక్యుమెంట్ బుట్టను ఉంచడానికి టెంప్టేషన్‌ని నిరోధించండి, లేకుంటే మీరు దానిని నింపి దారుణంగా ఉండే గిడ్డంగితో ముగుస్తుంది.