విషయము

• దశలు
• పద్ధతి 1 లో 3: సమావేశానికి సిద్ధమవుతోంది
• విధానం 2 లో 3: సమావేశంలో
• విధానం 3 ఆఫ్ 3: సమావేశం తర్వాత
• చిట్కాలు
• హెచ్చరికలు
• మీకు ఏమి కావాలి

కార్పొరేట్ సెక్రటరీ లేదా బోర్డ్ సెక్రటరీగా, లేదా చిన్న వ్యాపార యజమానిగా, మీరు కొన్ని నిమిషాలపాటు కార్పొరేట్ సమావేశాలను ఉంచాల్సిన అవసరాన్ని ఎదుర్కొనే అవకాశం ఉంది. ఈ పని చాలా ముఖ్యం, ఎందుకంటే ఇది చట్టపరమైన అవసరం మాత్రమే కాదు, ప్రత్యేకించి లాభాపేక్షలేని సంస్థలకు: ఈ ప్రోటోకాల్‌లు కంపెనీ అధికారిక రికార్డులలో భాగం, దాని చరిత్ర. కొన్ని నియమాలు మరియు ఆకృతిని అనుసరిస్తే ప్రోటోకాల్‌లు చాలా సులభంగా చేయవచ్చు.

దశలు

పద్ధతి 1 లో 3: సమావేశానికి సిద్ధమవుతోంది

1. 1 సమావేశానికి తేదీ, సమయం, ప్రదేశం మరియు ఉద్దేశ్యంతో ముందుగానే (అనేక వారాల ముందుగానే) సమావేశానికి నోటీసు పంపండి.
2. 2 బోర్డులోని ప్రతి సభ్యుడి కోసం ప్రత్యేక ప్యాకేజీని సిద్ధం చేయండి, ఇందులో ఇవి ఉన్నాయి: సమావేశ నోటీసు, మునుపటి సమావేశ నిమిషాలు, సంప్రదింపు సమాచారం రెండింటి జాబితా మరియు సమావేశంలో సమర్పించబడేవి (ఉదా. విశ్లేషణలు మరియు బడ్జెట్ నివేదికలు). సమాచారం గోప్యంగా ఉంటే, ఉద్యోగులు (కొన్ని సందర్భాల్లో) మరియు అతిథులు ప్రాంగణాన్ని విడిచిపెట్టిన తర్వాత, అది వస్తే మాత్రమే దాన్ని బదిలీ చేయండి.
3. 3 మీరు ఉపయోగించే అత్యంత సౌకర్యవంతమైన రికార్డింగ్ పరికరాలు మీ వద్ద ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి, అవి: నోట్‌ప్యాడ్, ఫోల్డర్, ల్యాప్‌టాప్ లేదా వాయిస్ రికార్డర్.
4. 4 సమావేశం రోజున, పాల్గొనే వారందరికీ వ్రాత సామగ్రి, బ్యాడ్జ్‌లు (అవసరమైతే) మరియు రిఫ్రెష్‌మెంట్‌లు ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి.

విధానం 2 లో 3: సమావేశంలో

1. 1 కింది సమాచారాన్ని గమనించండి:
   • సంస్థ పేరు మరియు సమావేశ రకం.
   • మీటింగ్ నోటిఫికేషన్ పంపబడిందా, అలా అయితే, ఎప్పుడు.
   • సమావేశం తేదీ మరియు అది జరిగిన ప్రదేశం.
   • సమావేశం ప్రారంభమైన సమయం.
2. 2 సమావేశానికి కారణాన్ని వ్రాయండి, ఉదాహరణకు: త్రైమాసిక బోర్డు సమావేశం లేదా అధికారుల వార్షిక ఎన్నిక.
3. 3 జాబితా చేయాలి:
   • సమావేశంలో సభ్యులు, అధికారులు మరియు ఉద్యోగులు మరియు వారి బాధ్యతలు.
   • లేని వారు.
   • హాజరైన అతిథులు, ఎవరి ద్వారా వారు ఆహ్వానించబడ్డారు మరియు వారు ఈవెంట్‌కు హాజరయ్యే కారణాలు.
   • సమావేశం ఛైర్మన్ పేరు మరియు శీర్షిక.
   • సమావేశం యొక్క నిమిషాలు తీసుకుంటున్న వ్యక్తి.
4. 4 కోరమ్ కోసం అవసరమైన సభ్యుల సంఖ్యను మరియు ఈ నంబర్ చేరుకున్నదా అని సూచించండి.
5. 5 గత సమావేశం నిమిషాల నుండి ఆమోదించడానికి, సవరించడానికి లేదా ఉపసంహరించుకోవడానికి ఓటింగ్ ఫలితాలను రికార్డ్ చేయండి.
6. 6 అవసరమైన విధంగా మునుపటి ప్రోటోకాల్‌లను సవరించండి.
7. 7 మునుపటి ప్రోటోకాల్ నుండి వాస్తవ ప్రశ్నలను వినిపించండి మరియు వారి చర్చ యొక్క కోర్సు, ఓటింగ్ ఫలితాలు లేదా మొత్తం ఫలితాన్ని రికార్డ్ చేయండి.
8. 8 ఏవైనా ఇతర ఓట్లను నమోదు చేయండి, ఉదాహరణకు అధికారుల ఎన్నిక, మరియు అనుకూలంగా, వ్యతిరేకంగా లేదా దూరంగా ఉన్న ఓట్ల సంఖ్య. దూరంగా ఉన్నవారు తప్ప, వ్యక్తుల పేర్లు మరియు వారు ఎలా ఓటు వేశారో వ్రాయడం అవసరం లేదు. ఓటు వేయడానికి ఏవైనా తిరస్కరణకు కారణం మరియు ఈ ఓటు సమయంలో ఎవరైనా గదిని వదిలి వెళ్లిపోయారా అని పేర్కొనండి.
9. 9 మీ ఎజెండా అంశాలను జాబితా చేయండి మరియు గమనికలు రాయడానికి వాటి మధ్య కొంత ఖాళీని వదిలివేయండి.
10. 10 ఎజెండా అంశాలపై చర్చను గమనికలు చేయండి మరియు ఏమి చెప్పబడింది మరియు ఎవరు చెప్పారు.
11. 11 సమావేశంలో చర్చించిన అన్ని సమస్యాత్మక అంశాలను అలాగే తదుపరి సమావేశంలో మాట్లాడాల్సిన వ్యక్తులను జాబితా చేయండి.
12. 12 నాన్-ఎజెండా అంశాలపై ఏవైనా చర్చలు మరియు వాటిని ఎవరు అడిగారు, అలాగే ఆ చర్చల ఫలితాలను గమనించండి.
13. 13 పునరాలోచన, నవీకరణ లేదా ఓటింగ్ కోసం ప్రతిపాదించబడిన ఆ నిర్ణయాల ఫలితాన్ని సూచించండి. అధికారిక నిర్ణయం ప్రత్యేక పత్రంగా సమర్పించబడుతుంది.
14. 14 తదుపరి సమావేశం తేదీ మరియు సమయాన్ని సూచించండి.
15. 15 మెజారిటీ నిర్ణయం లేదా ఏకగ్రీవ నిర్ణయం ద్వారా సమావేశం ముగిసినట్లు గమనించండి. సమావేశం ముగింపు సమయాన్ని సూచించండి.

విధానం 3 ఆఫ్ 3: సమావేశం తర్వాత

1. 1 ప్రోటోకాల్‌ను సాధ్యమైనంతవరకు పూర్తి చేయండి మరియు వీలైనంత త్వరగా చేయండి.
2. 2 ఏదైనా ఓటింగ్ ఫలితాలు, ఎజెండా అంశాలు మరియు తీసుకున్న నిర్ణయాలను బోల్డ్‌లో హైలైట్ చేయండి.
3. 3 మీటింగ్‌లో పాల్గొనే వారందరికీ నిమిషాల కాపీలను వీలైనంత త్వరగా పంపిణీ చేయండి, అందులోని విషయాలపై వారి అభిప్రాయాన్ని పొందండి. మార్పులు ఏవీ ప్రతిపాదించబడకపోతే, నిమిషాలను ఫార్మలైజ్ చేసి, ఆపై కార్పొరేట్ సమావేశాల కోసం ప్రత్యేక ఫోల్డర్‌లో ఉంచండి. సమావేశంలో పాల్గొనే వారందరికీ మరియు దాని నుండి గైర్హాజరైన వారందరికీ నిమిషాల తుది వెర్షన్ కాపీలను పంపిణీ చేయండి.

చిట్కాలు

• మీకు ఏదైనా అర్థం కాకపోతే, వెంటనే తగిన ప్రశ్నలను అడగండి, తద్వారా చర్చ సరిగ్గా రికార్డ్ చేయబడుతుంది. ఏదైనా వివరణ కోసం, మీరు పూర్తిగా ప్రోటోకాల్‌ను రూపొందించే వరకు వేచి ఉండాల్సిన అవసరం లేదు.
• తీసుకున్న నిర్ణయాలు మరియు ఓటింగ్ ఫలితాలు నిమిషాల్లో సూచించబడాలి, అయితే వాటి కాపీలు కూడా అగ్ని, నీరు మరియు ఇతర కారకాల నుండి రక్షించబడిన ప్రదేశంలో ప్రత్యేక ఫోల్డర్‌లో ఉంచాలి. ఎలక్ట్రానిక్ కాపీలను కూడా ఈ ఫోల్డర్‌లో ఉంచాలి.
• సమావేశం సమయంలో ప్రతి పదాన్ని వ్రాయడానికి ప్రయత్నించవద్దు: చెప్పిన దాని గురించి సాధారణ పరంగా రాయండి. మీరు నిమిషాలను నింపడం పూర్తయిన తర్వాత చర్చ యొక్క కోర్సును పూర్తిగా బహిర్గతం చేయవచ్చు.
• మీ కంపెనీ విధానాలు ఎలక్ట్రానిక్ కమ్యూనికేషన్‌ల వినియోగాన్ని నిషేధించవచ్చు. ఇప్పుడు ఇది చాలా అరుదు - ఇవన్నీ నియమాలు వ్రాసిన సమయం మరియు అవి సంవత్సరాలుగా సవరించబడ్డాయా అనే దానిపై ఆధారపడి ఉంటాయి. అందువల్ల, సమావేశంలో పాల్గొనే వారితో మీరు ఈ విధంగా కమ్యూనికేట్ చేయడానికి ముందు, మీరు దేనినీ విచ్ఛిన్నం చేయలేదని నిర్ధారించుకోండి. ఈ రకమైన నియమాలు నిస్సహాయంగా కాలం చెల్లినట్లయితే మీరు సవరణలను కూడా సూచించవచ్చు.

హెచ్చరికలు

• సమావేశానికి హాజరైనవారికి సమీక్ష మరియు పునర్విమర్శ కోసం నిమిషాల ముసాయిదాను సమర్పించేటప్పుడు జాగ్రత్తగా ఉండండి, ఎందుకంటే ఇది వారు చెప్పిన వాటిని మార్చుకునే అవకాశాన్ని ఇస్తుంది. ప్రోటోకాల్ పూర్తిగా పూర్తయినప్పుడు, దానిలో ఏవైనా మార్పులు చేసినట్లు ప్రతిఒక్కరూ తెలుసుకున్నారని నిర్ధారించుకోండి: ఈ విధంగా సమాచారం సరిగ్గా అర్థం చేయబడుతుంది మరియు ఎవరూ తప్పుదోవ పట్టించబడరు.

మీకు ఏమి కావాలి

• ఫోల్డర్లు
• రికార్డింగ్ సామాగ్రి (నోట్‌ప్యాడ్‌లు, పెన్సిల్ లేదా పెన్, ల్యాప్‌టాప్ లేదా వాయిస్ రికార్డర్)
• బ్యాడ్జ్‌లు, అవసరమైతే
• సమావేశానికి అవసరమైన మొత్తం సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న ప్యాకేజీలు
• సమావేశంలో పాల్గొనేవారి కోసం నోట్‌ప్యాడ్‌లు మరియు పెన్నులు / పెన్సిల్స్
• శీతల పానీయాలు