రచయిత:
Christy White
సృష్టి తేదీ:
10 మే 2021
నవీకరణ తేదీ:
1 జూలై 2024
విషయము
స్థితి నివేదిక విధిలా అనిపించవచ్చు, కాని ఇది రాయడం వాస్తవానికి నిర్వహణతో కమ్యూనికేట్ చేయడానికి మంచి అవకాశంగా ఉంటుంది. మీరు పనిచేస్తున్న ప్రాజెక్టుతో సంబంధం లేకుండా, బడ్జెట్ మరియు ప్రాజెక్ట్ యొక్క పురోగతిని వివరించే నిర్దిష్ట వివరాలను అందించడంపై మీరు దృష్టి పెట్టాలి. చాలా ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని ప్రారంభంలో సారాంశంలో ఉంచండి. ఫలితాలు మరియు సవాళ్ల పరంగా ప్రాజెక్టును వివరించే ప్రధాన వివరాలతో కొనసాగండి. విషయాలను చిన్నగా కానీ సమాచారంగా ఉంచండి మరియు నిర్వహణ ఆనందంగా ఉంటుంది.
అడుగు పెట్టడానికి
2 యొక్క 1 వ భాగం: మీ నివేదికను ఏర్పాటు చేస్తోంది
ఖర్చులు మరియు టైమ్‌టేబుల్‌పై దృష్టి పెట్టండి. మీరు పనిచేస్తున్న ప్రాజెక్ట్‌తో సంబంధం లేకుండా, బడ్జెట్ మరియు పురోగతి పరంగా విషయాలు ఎలా జరుగుతాయో నిర్వాహకులు తెలుసుకోవాలనుకుంటున్నారు. ప్రాజెక్ట్ ఆర్థికంగా ఎలా పనిచేస్తుందనే దాని గురించి సమాచారాన్ని సేకరించే మీ నివేదికను సెటప్ చేయండి. అదనంగా, ప్రాజెక్ట్ సమయానికి ట్రాక్‌లో ఉందా లేదా అనే దానిపై కొన్ని వ్యాఖ్యలు చేయండి. 
సమస్యల గురించి నిజాయితీగా ఉండండి. ప్రాజెక్ట్ వ్యయం మరియు పురోగతి సమస్యలు ఉన్నాయని మీకు తెలిస్తే, వాటిని దాచవద్దు. అది తరువాత పెద్ద సమస్యలకు దారి తీస్తుంది. బదులుగా, ఈ సమస్యలు బాగా జరుగుతున్న విషయాలతో ఎలా సంబంధం కలిగి ఉన్నాయో ఆలోచించండి. - ఉదాహరణకు, మీ ప్రాజెక్ట్‌లో 1,000 టీ-షర్ట్‌లను $ 1,000 కు ఉత్పత్తి చేసి, రవాణా చేస్తే, మీరు 300 మాత్రమే చేసారు, కానీ ఇప్పటికే $ 500 ఖర్చు చేస్తే మీరు ఆందోళన చెందుతారు.
- మీరు షెడ్యూల్ కంటే రెండు రోజుల ముందే మిమ్మల్ని కనుగొని దానిపై వ్యాఖ్యానించవచ్చు.
సమస్యలకు పరిష్కారాలను అందించండి. స్థితి నివేదిక యొక్క ప్రయోజనం యొక్క భాగం తదుపరి దశలను నిర్ణయించడానికి మేనేజర్‌కు సహాయపడటం. మీరు గమనించిన కొన్ని సమస్యలకు పరిష్కారాలను సూచించడం ద్వారా మీరు సహాయం చేయవచ్చు. మీరు నివేదికను సెటప్ చేస్తున్నప్పుడు, మీ పరిష్కారాలు ఖర్చులు మరియు పురోగతికి ఎలా సంబంధించినవి అనే దానిపై గమనికలు తీసుకోండి. - ఉదాహరణకు, మీ టీ-షర్టు వ్యాపారం షెడ్యూల్ కంటే ముందే మరియు బడ్జెట్ వెనుక ఉంటే, మీరు ఉత్పత్తిని పెంచడానికి మరియు విషయాలను సమతుల్యం చేయడానికి ఇది ఒక కారణం.
2 వ భాగం 2: అన్నీ కలిపి ఉంచడం
నివేదికకు శీర్షిక ఇవ్వండి. సంక్షిప్త సారాంశం, శీర్షిక మరియు తేదీతో మీ వ్రాతపూర్వక నివేదికను ప్రారంభించండి. స్థితి నివేదికలు చిన్నవిగా ఉండాలి కాబట్టి, అవి ప్రత్యేక శీర్షిక పేజీలో ఉండవలసిన అవసరం లేదు. మీరు ఇ-మెయిల్ ద్వారా నివేదికను సమర్పిస్తుంటే, స్పష్టమైన విషయం ఉంటే సరిపోతుంది, తద్వారా మీ మేనేజర్‌కు ఇ-మెయిల్ గురించి తెలుసు. - “పార్కర్ రవాణా ఆగస్టు 2017 నివేదిక” వంటిది మంచిది.
- ఎల్లప్పుడూ డేటాను అందించండి, తద్వారా మీరు ఏ కాలాన్ని నివేదిస్తున్నారో స్పష్టంగా తెలుస్తుంది.
- మీ కంపెనీ నిర్దిష్ట రిపోర్టింగ్ ఫార్మాట్‌లను ఉపయోగిస్తుంటే, మీరు కూడా వాటిని ఉపయోగిస్తున్నారని నిర్ధారించుకోండి.
సారాంశంతో ప్రారంభించండి. నిర్వాహకులు బిజీగా ఉన్నారు మరియు అతి ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని వెంటనే చూడాలి. నివేదిక ప్రారంభంలో కొన్ని పంక్తులు ఈ విషయం యొక్క హృదయానికి వెళతాయి, బడ్జెట్ మరియు పురోగతి పరంగా ఈ ప్రాజెక్ట్ ఎలా సాగుతుందో క్లుప్తంగా వివరిస్తుంది. - నివేదిక చదివిన మొదటి నిమిషాల్లో మీ మేనేజర్ మొత్తం సమాచారాన్ని చూస్తారని నిర్ధారించడానికి ప్రయత్నించండి.
- ఉదాహరణకు, మీరు మీ నివేదికను ప్రత్యక్షంగా ప్రారంభించవచ్చు, “పార్కర్ రవాణా ప్రస్తుతం షెడ్యూల్ కంటే ముందే ఉంది. మేము బడ్జెట్లో 50% ఖర్చు చేశాము మరియు 30% ఉత్పత్తిని ఉత్పత్తి చేసాము. ఉత్పత్తిని వేగవంతం చేయడం ద్వారా మేము ఖర్చులను తగ్గించవచ్చు. ”
- నిర్వాహకులు ప్రారంభంలో చూసే వాటితో సంతోషంగా ఉంటే, వారికి ఇప్పటికే తగినంత తెలిసి ఉండవచ్చు. సమస్యను సూచించే సారాంశంలో ఏదైనా ఉంటే, వారు త్వరగా అక్కడి నుండి సంబంధిత సమాచారానికి నివేదికను మరింత క్రిందికి తరలించవచ్చు.
దయచేసి చాలా సంబంధిత వివరాలను అందించండి. మైలురాళ్ళు మరియు కీ డేటాపై దృష్టి సారించి ఇప్పటివరకు చాలా ముఖ్యమైన ఫలితాలను జాబితా చేయండి. కార్యకలాపాల కంటే ఫలితాల పరంగా మీ మేనేజర్‌కు తెలియజేయండి. - ఉదాహరణకు, “మా నిర్మాణ నాయకులు ఫ్రాంక్ మరియు సాండ్రా మంచి పని చేసారు. ఫ్రాంక్ ఎల్లప్పుడూ చాలా ముందుగానే ఉంటాడు మరియు సాండ్రా ఎల్లప్పుడూ బయలుదేరే చివరివాడు, మనకు ప్రతిదీ సమయానికి ఉత్పత్తి చేయబడిందని నిర్ధారించుకోండి. ”
- బదులుగా, ముఖ్య డేటాను నొక్కి చెప్పండి: "ఉత్పత్తి నాయకులు (ఫ్రాంక్ మరియు సాండ్రా) రోజుకు రెండు గంటలు ఉత్పత్తి సమయాన్ని పెంచినందున మేము షెడ్యూల్ కంటే 20% ముందున్నాము."
వాస్తవాలను నిర్వహించండి. ఇక్కడ మీరు మీ మేనేజర్ శైలికి అనుగుణంగా నివేదికను రూపొందించవచ్చు. మీ మేనేజర్ పని విధానం మీకు తెలిస్తే, మీరు నివేదికను తదనుగుణంగా స్వీకరించవచ్చు. మీకు ఖచ్చితంగా తెలియకపోతే, మీకు బాగా తెలిసిన శైలిలో చిన్న, ప్రత్యక్ష సారాంశంపై దృష్టి పెట్టండి. - మీ మేనేజర్ పెద్ద కథను చూడాలనుకుంటే, మీరు ఒక అధ్యాయానికి "ఫలితాలు", మరొక "సవాళ్లు" మరియు మూడవ "పరిష్కారాలు" అని పేరు పెట్టవచ్చు.
- విషయాలను కాలక్రమానుసారం చూడటానికి ఇష్టపడే మేనేజర్ కోసం, "ఈ వారం పురోగతి" అనే అధ్యాయాన్ని ప్రయత్నించండి, తరువాత "తదుపరి దశలు".
బుల్లెట్లను ఉపయోగించండి. నిర్వాహకులకు అవసరమైన సమాచారాన్ని త్వరగా మరియు సులభంగా చదవగలిగే రీతిలో అందించాలి. పేరాగ్రాఫ్‌లు కీలక సమాచారాన్ని చదవడానికి మరియు దాచిపెట్టడానికి చాలా పొడవుగా ఉన్నాయి. కానీ జాబితాలతో నివేదిక ద్వారా స్కాన్ చేయడం సులభం. - మీ మేనేజర్ లేదా కంపెనీ పూర్తిగా వ్రాతపూర్వక నివేదిక కోసం ప్రత్యేకంగా అడిగితే, మీరు తప్పకుండా ఆ కోరికను తీర్చాలి.
దృశ్యమాన అంశాలను అవసరమైన విధంగా జోడించండి. కొంతమంది నిర్వాహకులు ప్రాజెక్ట్ ఎలా జరుగుతుందో వివరించడానికి దృశ్య సూచనలను జోడించడం సహాయకరంగా ఉంటుంది. ఉదాహరణకు, మీరు ఖర్చుల గురించి బుల్లెట్ పక్కన గ్రీన్ లైట్ ఉంచవచ్చు, అది బాగా జరిగితే, కానీ పురోగతి గురించి ఒకదాని పక్కన ఒక నారింజ కాంతి, మీరు కొంచెం వెనుకబడి ఉంటే. 
మీ మేనేజర్‌కు సమర్పించే ముందు మీ నివేదికను సమీక్షించండి మరియు సవరించండి. స్పెల్లింగ్ తప్పులు మరియు రన్ కాని వాక్యాలు ఎప్పుడూ చెల్లుబాటు కావు, చిన్న, సాపేక్షంగా అనధికారిక స్థితి నివేదికలో కూడా కాదు. ఎలక్ట్రానిక్ స్పెల్లింగ్ మరియు వ్యాకరణ తనిఖీదారులపై మాత్రమే ఆధారపడవద్దు. నివేదికను చిన్నగా మరియు ప్రత్యక్షంగా ఉంచడానికి, తొలగించగల వాటిని పరిగణించండి (అనవసరమైన క్రియా విశేషణాలు మరియు విశేషణాలు వంటివి). - ఉదాహరణకు, "ఆగస్టు అమ్మకాలు బాగా జరుగుతున్నాయి, ఇంకా ఉత్తమ నెల, మేరీ మరియు సామ్ యొక్క అద్భుతమైన ప్రయత్నాలకు కృతజ్ఞతలు" వంటి పదబంధాలను నివారించండి.
- మీరు ఇంకా చాలా క్లుప్తంగా చెప్పవచ్చు: "ఆగస్టు అమ్మకాలు ఇంకా ఉత్తమమైనవి, మేరీ మరియు సామ్ యొక్క కృషికి ధన్యవాదాలు."
మీకు ఇతర సూచనలు లేకపోతే కనీసం నెలకు ఒకసారి నివేదించండి. మీ కంపెనీ వారపు లేదా రెండు వారాల వంటి నిర్దిష్ట కాలపరిమితి ప్రకారం స్థితి నివేదికలను అందించమని మిమ్మల్ని అడగవచ్చు. మీ మేనేజర్‌కు సమాచారం ఇవ్వడానికి కనీసం నెలకు ఒకసారి నివేదించడం మంచిది. స్థితి నివేదికలు ఎప్పుడు ఉండాలో మీకు తెలియకపోతే అతన్ని సంప్రదించండి. - మీ మేనేజర్ తక్కువసార్లు నివేదికలను పొందాలనుకుంటే, మీరు అడిగినట్లు మీరు చేస్తారు.
