విషయము

• అడుగు పెట్టడానికి
• 2 యొక్క పద్ధతి 1: పార్ట్ 1: సరైన నైపుణ్యాలు కలిగి ఉండండి
• 2 యొక్క పద్ధతి 2: పార్ట్ 2: ప్రతినిధిగా ఉండండి
• చిట్కాలు
• హెచ్చరికలు

సందర్శకులను స్వీకరించే ప్రతి సంస్థకు రిసెప్షనిస్ట్ అవసరం. రిసెప్షనిస్ట్ అంటే సంస్థ లేదా సంస్థ యొక్క కౌంటర్ వద్ద సందర్శకులను స్వీకరిస్తాడు. ఇది సాధారణంగా సందర్శకుడు కలుసుకోవలసిన మొదటి వ్యక్తి, మరియు మీకు తెలిసినట్లుగా, మొదటి ముద్రలు ఎల్లప్పుడూ చాలా ముఖ్యమైనవి. రిసెప్షనిస్ట్ సందర్శకుడిని మర్యాదపూర్వకంగా స్వీకరించాలి మరియు ఫోన్‌లో లేదా ఇ-మెయిల్ ద్వారా కూడా సరిగ్గా సమాధానం ఇవ్వాలి. ఇది కంపెనీ కాలింగ్ కార్డ్.

అడుగు పెట్టడానికి

2 యొక్క పద్ధతి 1: పార్ట్ 1: సరైన నైపుణ్యాలు కలిగి ఉండండి

1. అద్భుతమైన సంస్థాగత నైపుణ్యాలు కలిగి ఉండండి. రిసెప్షనిస్ట్‌గా, మీరు సంస్థ యొక్క వ్యాపార కార్డు - - కస్టమర్ మొదట మాట్లాడే వ్యక్తి మీరు, మరియు సమాచారం మరియు ప్రణాళిక కోసం ఉద్యోగులు ఎవరికి వస్తారు. కాల్‌లు తీసుకోవడం మరియు సందర్శకులను సూచించడంతో పాటు, మీరు తరచూ కస్టమర్‌లతో వ్యవహరించాలి, అన్ని రకాల ఈవెంట్‌లను నిర్వహించండి, అపాయింట్‌మెంట్‌లు ఏర్పాటు చేసుకోవాలి. ఇది చాలా బాధ్యతలను కలిగి ఉన్నందున, రిసెప్షనిస్ట్‌గా మీరు చక్కగా నిర్వహించడం చాలా ముఖ్యం, తద్వారా మీరు ఒకే సమయంలో అనేక పనులు చేయండి. చేయవచ్చు. మీరు ఒకే సమయంలో అనేక పనులను చేపట్టలేకపోతే మరియు వాటిని సరైన క్రమంలో పూర్తి చేయలేకపోతే, మీరు రిసెప్షనిస్ట్‌గా ఎక్కువ కాలం ఉండరు.
   • నిర్వహించడానికి మంచి మార్గం మీరు పని చేయగల ఆర్కైవింగ్ వ్యవస్థలో పెట్టుబడి పెట్టడం. మీ యజమాని, సహోద్యోగులు మరియు కస్టమర్లకు ఏ పేపర్లు మరియు సమాచారం అవసరమో మీకు తెలుసుకోవడం ముఖ్యం. మీ కంప్యూటర్ డెస్క్‌టాప్‌లో లేదా కాగితంపై - ఈ సమాచారాన్ని మొత్తం ఫోల్డర్‌లలో ఉంచండి. మీ సిస్టమ్ మీకు ఉత్తమంగా పనిచేసే విధంగా నిర్వహించండి - దాని కోసం మీకు నియాన్ స్టిక్కీ నోట్స్ అవసరమైతే, అది కూడా మంచిది.
   • వ్యవస్థీకృతం కావడం అంటే మీరు మిమ్మల్ని ప్రేరేపించగలరని అర్థం - ఏదైనా ఎలా చేయాలో మీకు చెప్పడానికి లేదా మిమ్మల్ని సరైన మార్గంలో ఉంచడానికి మీకు ఎవరైనా అవసరం లేదు. మీరు బాగా వ్యవస్థీకృతమైతే, మీరు ఒక రోజులో ఏ పనులను పూర్తి చేయాలో మరియు ఏ విషయాలకు ప్రాధాన్యత ఉందో మీకు తెలుసు.
   • మీ వద్ద (చాలా) టెలిఫోన్ నంబర్లు ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి, ఉదాహరణకు సహోద్యోగులు, కాంట్రాక్టర్లు, అమ్మకందారులు, అత్యవసర సేవలు మొదలైనవి. మీకు అవన్నీ ఒక నిర్దిష్ట సమయంలో అవసరం. టెలిఫోన్ నంబర్లను ప్రత్యేక కంప్యూటర్ ప్రోగ్రామ్‌లో లేదా రోలోడెక్స్‌లో నిల్వ చేయండి.
2. మీకు కొద్దిగా సాంకేతిక పరిజ్ఞానం ఉందని నిర్ధారించుకోండి. రిసెప్షనిస్ట్ వ్యవహరించాల్సిన ముఖ్యమైన సాంకేతిక పరిజ్ఞానం టెలిఫోన్ - మరియు దానితో సంబంధం ఉన్న అన్ని బటన్లు మరియు పంక్తులు. కంప్యూటర్ నైపుణ్యాలు కూడా ఎంతో అవసరం - చాలా మంది రిసెప్షనిస్టులు ఇమెయిళ్ళను ఎలా పంపించాలో తెలుసుకోవాలి మరియు వర్డ్ ప్రాసెసర్‌ను ఉపయోగించడం మంచిది. స్ప్రెడ్‌షీట్‌లను ఎలా సృష్టించాలో మరియు మీరు పనిచేసే సంస్థకు ప్రత్యేకమైన ప్రోగ్రామ్‌లను ఎలా ఉపయోగించాలో మీకు తెలిస్తే కూడా ఇది సహాయపడుతుంది.
   • మీరు కాపీయర్, స్కానర్ మరియు ప్రింటర్‌ను కూడా నిర్వహించగలగాలి (మరియు ఈ పరికరాలతో పనిచేసేటప్పుడు మీ సహోద్యోగులకు ఎదురయ్యే సమస్యలను పరిష్కరించండి). మీరు ఏ విధమైన పరికరాలను ఉపయోగిస్తున్నారో మీకు తెలిస్తే, మాన్యువల్‌లను పరిశీలించండి, తద్వారా మీరు చాలా సాధారణ సమస్యలను పరిష్కరించగలరు.
3. నమ్మదగినదిగా ఉండండి. రిసెప్షనిస్ట్ ఎప్పుడైనా అతని / ఆమె డెస్క్ వద్ద ఉంటారని భావిస్తున్నారు - ఎవరూ ఫోన్‌కు సమాధానం ఇవ్వకపోతే లేదా వేచి ఉన్న సమయం చాలా పొడవుగా ఉంటే కంపెనీకి చెడ్డ పేరు వస్తుంది. మీ ప్రాధాన్యతను విశ్వసనీయంగా చేసుకోండి - మీ యజమాని మీపై ఆధారపడగలడని మరియు సహాయం చేయడానికి మీరు ఎల్లప్పుడూ ఉన్నారని మీకు తెలిస్తే, మీరు మీరే అనివార్యమవుతారు.
4. మంచి వినేవారు. రిసెప్షనిస్ట్‌గా ఉండటంలో ఒక ముఖ్యమైన భాగం ఇతర వ్యక్తులను వినడం - ఫోన్‌లో, కస్టమర్ డెస్క్ వద్ద ప్రశ్న అడిగినప్పుడు లేదా సమాచారం మీకు పంపబడినప్పుడు. మీరు మంచి వినేవారు అయితే, మీరు మరింత సమర్థవంతంగా పని చేయవచ్చు - ఎవరైనా మిమ్మల్ని ఏమి అడుగుతున్నారో వెంటనే అర్థం చేసుకుంటే మీరు సమస్యలను మరింత తేలికగా పరిష్కరించగలుగుతారు మరియు కస్టమర్లకు వారు సహాయపడే విభాగానికి మీరు బాగా సూచించవచ్చు.
5. ప్రతిదీ యొక్క గమనికలు చేయండి. మీ యజమాని మిమ్మల్ని ఏదైనా చేయమని అడిగినప్పుడు, వివరాల గమనికలు చేయండి. కస్టమర్ కాల్ చేసినప్పుడు, వారి సమాచారాన్ని (పేరు, సంప్రదింపు వివరాలు, వారు కోరుకున్నది మొదలైనవి) వ్రాసేలా చూసుకోండి. గమనికలు మీకు క్రమబద్ధంగా ఉండటానికి సహాయపడతాయి మరియు ఒక రోజులో వచ్చే అన్ని చిన్న విషయాల గురించి మీకు గుర్తు చేస్తాయి. మీ గమనికలను నోట్‌బుక్ లేదా నోట్‌బుక్‌లో వ్రాసి, మీ వద్ద ఎప్పుడైనా ఉంచండి. ఇది ఎంత ఉపయోగకరంగా ఉంటుందో మీరు ఆశ్చర్యపోతారు, ప్రత్యేకించి ఐదు గంటల క్రితం పిలిచిన వ్యక్తి ఏమి కోరుకుంటున్నారో తెలుసుకోవాలంటే.
   • మీరు సందేశాలను వివరంగా వ్రాసినట్లు నిర్ధారించుకోండి మరియు మీరు వ్రాసిన వాటిని చదవండి. మీకు సరైన సమాచారం ఉందని నిర్ధారించుకోవడానికి మీరు దానిని వ్రాసేటప్పుడు సందేశం మరియు / లేదా సంప్రదింపు వివరాలను పునరావృతం చేయండి.
6. "గుడ్ మార్నింగ్, మీరు ____ (మీ పేరు) తో ____ (కంపెనీ పేరు) నుండి మాట్లాడుతున్నారు" వంటి ప్రామాణిక గ్రీటింగ్‌తో ఫోన్‌కు మర్యాదగా సమాధానం ఇవ్వండి, నేను మీకు ఎలా సహాయం చేయగలను?ఒకటి లేదా రెండు రింగుల తర్వాత ఫోన్‌కు సమాధానం చెప్పేలా చూసుకోండి. ప్రజలను ఒక నిమిషం కన్నా ఎక్కువసేపు ఉంచడం సరైంది కాదు (మీరు అనుకున్నదానికన్నా ఎక్కువ సమయం).
   • పిలుస్తున్న వ్యక్తి అడుగుతున్న వ్యక్తి పేరును జాగ్రత్తగా వినండి. మీరు నిర్ధారించుకోవాలనుకుంటే పునరావృతం చేయండి. అర్థం చేసుకోవడం కష్టమైతే కాల్ చేసిన వ్యక్తి పేరును ఉచ్చరించగలరా అని అడగండి.
   • "ఒక నిమిషం ఆగు, నేను మిమ్మల్ని మిస్టర్ స్మిత్‌కు పెడతాను" వంటి ప్రామాణిక పదబంధంతో సంభాషణను చక్కగా బదిలీ చేయండి. లేదా వ్యక్తి సంభాషణలో ఉంటే: "మిస్టర్ స్మిట్ ప్రస్తుతం సంభాషణలో ఉన్నారు. మీరు వేచి ఉండాలనుకుంటున్నారా లేదా నేను సందేశాన్ని పంపించాలా?". మర్యాదగా కాల్ చేసినవారికి ధన్యవాదాలు మరియు కాల్‌ను బదిలీ చేయండి.
7. ఇతర సందర్శకుల మాదిరిగానే పార్సెల్ డెలివరీలను అదే వృత్తి మరియు మర్యాదతో పలకరించండి. మీరు డెలివరీ కోసం సంతకం చేయాల్సి ఉంటుంది. మీ సంతకం స్పష్టంగా ఉందని నిర్ధారించుకోండి. డెలివరీ వ్యక్తికి ప్యాకేజీని ఎక్కడ ఉంచాలో ఆదేశాలు అవసరం కావచ్చు. అటువంటి విషయాల కోసం మీరు సరైన ఉద్యోగులను సంప్రదించినట్లు నిర్ధారించుకోండి.
8. వ్యాపారానికి వచ్చే కస్టమర్లను సమర్థవంతంగా మరియు మర్యాదగా స్వీకరించండి. సందర్శకులు వారు ఎవరో మరియు వారు ఎవరు వెతుకుతున్నారో మీకు చెప్పిన తరువాత, మీరు ఆ వ్యక్తితో కనెక్ట్ అయ్యి, అక్కడ ఎవరు ఉన్నారో వారికి చెప్పండి. దీని కోసం మీరు ఉపయోగించగల ప్రామాణిక వాక్యం: "మిస్టర్ స్మిట్, XYZ b.v. నుండి శ్రీమతి జాన్సెన్ 2 గంటల అపాయింట్‌మెంట్ కోసం ఇక్కడ ఉన్నారు". మొదటి మరియు చివరి పేరు మరియు వారు సూచించే సంస్థ ఇవ్వడానికి ఎల్లప్పుడూ ప్రయత్నించండి. అతను / ఆమెకు అపాయింట్‌మెంట్ ఉందా అని అడగడం ఉపయోగపడుతుంది. మిస్టర్ స్మిట్ కస్టమర్ను ఎక్కడ వేచి ఉండాలో మరియు ఎంత సమయం పడుతుంది అనే దానిపై మరిన్ని సూచనలు ఇస్తాడు. అప్పుడు మీరు సందర్శకుడికి ఇలా చెప్పవచ్చు: "మిస్టర్ స్మిట్ ఒక నిమిషంలో ఉంటుంది". లేదా: "మిస్టర్ స్మిట్ తాను ఒక సమావేశాన్ని పూర్తి చేస్తున్నానని, 5 నిమిషాల్లో అక్కడే ఉంటానని చెప్పాడు. దయచేసి కూర్చోండి".

2 యొక్క పద్ధతి 2: పార్ట్ 2: ప్రతినిధిగా ఉండండి

1. సానుకూల వైఖరిని కలిగి ఉండండి. పైన చెప్పినట్లుగా, రిసెప్షనిస్ట్ సంస్థ యొక్క వ్యాపార కార్డు - కస్టమర్లు మిమ్మల్ని మొదట చూస్తారు మరియు కార్యాలయానికి రాని వ్యక్తుల ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వండి. పుల్లని లేదా క్రోధస్వభావం గల ముఖంతో ఎవరూ పలకరించబడాలని అనుకోరు. మీ ముఖంలో ఎప్పుడూ చిరునవ్వు, ఉల్లాసమైన వ్యక్తిత్వం ఉండాలి. కష్టమైన కస్టమర్‌లు మీ నరాలపైకి వచ్చినా ఓపికపట్టండి.
   • మీకు చాలా కష్టమైన క్లయింట్ ఉన్నప్పటికీ, మీకు బలమైన, సంతోషకరమైన వ్యక్తిత్వం ఉందని మీరే గుర్తు చేసుకోండి. వారు మీ చిరాకును మీపైకి తీసుకువెళుతున్నారని మీరే చెప్పండి, కానీ మీరు వారికి తగినట్లుగా మీ చేతనైనంతవరకు, మీరు ఏదో తప్పు చేసేవారు కాదని తెలుసుకోండి. పేలడం కంటే మీ చల్లగా ఉంచడం మంచిది.
2. గ్రీటింగ్ సిద్ధంగా ఉంది. కస్టమర్లను స్నేహపూర్వకంగా పలకరించడం ఎల్లప్పుడూ ముఖ్యం. మీరు కస్టమర్‌కు సహాయం చేయడానికి ముందు మీరు ఏదైనా పూర్తి చేయవలసి వచ్చినప్పటికీ, వారిని పలకరించడం చాలా ముఖ్యం, కాబట్టి వారు కనిపించారని మరియు వారికి సహాయం చేయబడుతుందని వారికి తెలుసు.
   • ఉదాహరణకు, మీరు వీటిని పలకరించవచ్చు: "గుడ్ మార్నింగ్! మీరు కూర్చుంటే, నేను మీతోనే ఉంటాను!".
3. మర్యాదగా ఉండు. గౌరవంగా వుండు. ప్రతి ఒక్కరూ ఈ రోజు కార్యాలయంలోకి నడవడానికి చాలా ముఖ్యమైన వ్యక్తిలా వ్యవహరించండి. ఇది మీ పని - ఈ ఉదయం మీరు ట్రాఫిక్ జామ్‌లో గంటలు గడిపినట్లు లేదా మీ కొత్త తోలు బూట్లపై కాఫీ పోసినట్లు ఎవరూ పట్టించుకోరు. వ్యక్తిగత చింతలను ఇంట్లో వదిలేయండి. కస్టమర్‌కు సుఖంగా ఉండండి మరియు మీతో మాట్లాడటం ఆనందించండి.
4. దుస్తుల ప్రతినిధి. మీరు ఒక సంస్థకు ప్రాతినిధ్యం వహిస్తున్నారు, కాబట్టి మీరు చక్కగా చూడాలి. కార్పొరేట్ సంస్కృతికి సరిపోయే దుస్తులలో పెట్టుబడి పెట్టండి. మీరు ఒక నిర్దిష్ట రకం వ్యాపారంలో రిసెప్షనిస్ట్ అయితే (ఉదాహరణకు, బట్టల బ్రాండ్) ఆ బ్రాండ్ నుండి బట్టలు ధరించడం మంచిది. ఫ్యాషన్ లేదా ఇతర కారకాలు ముఖ్యమైన ప్రదేశంలో మీరు పని చేయకపోతే, సాంప్రదాయిక వైపు మొగ్గు చూపండి.
   • మీ కంపెనీకి దుస్తులు విషయంలో నిర్దిష్ట నిబంధనలు ఉన్నాయో లేదో తనిఖీ చేయండి. మీ కంపెనీ అధికారిక పని దుస్తులతో బాగానే ఉండవచ్చు, కానీ మిమ్మల్ని ఎప్పటికీ గుర్తుంచుకోదు కు దుస్తులు ధరించడం (చెమట ప్యాంట్లు ప్రశంసించబడవు).
5. ఎల్లప్పుడూ చక్కగా చూడండి.

చిట్కాలు

• వ్యక్తిగత విషయాలను పని నుండి వేరుగా ఉంచండి. మీరు పనిలో వ్యక్తిగత సంభాషణలు మరియు ఇమెయిల్‌లను నిర్వహించరని కూడా దీని అర్థం. మీ కంప్యూటర్ కార్యకలాపాలను ఐటి విభాగం పర్యవేక్షించగలదు.
• నిర్వాహకులకు మంచిగా ఉండండి, మీకు ఏమీ లేనప్పుడు మీరు వారికి సహాయం చేయగలరా అని చూడండి.
• మీ జీతం ఎవరు చెల్లిస్తారో గుర్తుంచుకోండి మరియు వారిని ఎల్లప్పుడూ గౌరవించండి.
• మీరు బాత్రూంకు వెళ్లవలసిన అవసరం వచ్చినప్పుడు, భోజనానికి, సెలవులకు బయలుదేరినప్పుడు డెస్క్ లేదా ఫోన్‌పై నిఘా ఉంచగల వ్యక్తిని కనుగొనండి. ఆ విధంగా మీరు తిరిగి వచ్చినప్పుడు మీ కోసం కోపంగా ఉన్నవారు వేచి ఉండరు.
• మీరు ఏదైనా సహాయం చేయగలరా అని సహోద్యోగులను అడగండి. మీరు ఫిర్యాదు చేయడం ద్వారా శత్రువుల కంటే సహాయం చేయడం ద్వారా స్నేహితులను మంచిగా చేసుకోవచ్చు.
• మెయిల్ నిర్వహణ తరచుగా మీ ఉద్యోగంలో భాగం. మీ మొదటి రోజున, అది ఎక్కడికి వెళ్లాలి, ఎవరు బట్వాడా చేస్తారు, ఎప్పుడు ఇస్తారో వెంటనే గుర్తించండి.
• క్రొత్త పనిని నేర్చుకోవడానికి ఎల్లప్పుడూ సిద్ధంగా ఉండండి. బహుముఖ ప్రజ్ఞ మీకు చాలా తెస్తుంది.
• సందేశాలను నకిలీలో వ్రాసి, సందేశం ఉద్దేశించిన వ్యక్తికి ఒక కాపీని ఇవ్వండి. లేదా డైరీని వాడండి, ఇది విషయాలు కనుగొనడం సులభం చేస్తుంది, ప్రత్యేకించి మీరు పేరు లేదా టెలిఫోన్ నంబర్ కోసం చూస్తున్నట్లయితే.

హెచ్చరికలు

• "నేను చేయను" అని ఎప్పుడూ అనకండి. అప్పుడు మీరు త్వరగా మీ ఉద్యోగాన్ని కోల్పోతారు.
• మీరు బాగున్నట్లు నటించవద్దు. ప్రజలు దాని ద్వారానే చూస్తారు. నిజమైన ఆసక్తి, మర్యాద మరియు గౌరవప్రదంగా ఉండండి. మీరు దీన్ని చేయలేకపోతే, మీరు రిసెప్షనిస్ట్ కాకూడదు. మీరు సంస్థ ప్రతిష్టను తగ్గించుకుంటారు. అప్పుడు మీరు బహిరంగంగా బయటకు రావలసిన అవసరం లేని కార్యాలయ ఉద్యోగం కోసం చూడండి.
• కస్టమర్ లేదా కాలర్‌తో వాదించవద్దు. అతన్ని / ఆమెను ఉన్నతాధికారికి చూడండి.