రచయిత:
Randy Alexander
సృష్టి తేదీ:
28 ఏప్రిల్ 2021
నవీకరణ తేదీ:
26 జూన్ 2024
విషయము
ఇమెయిల్, ఆన్‌లైన్ చాట్, వెబ్ మరియు సోషల్ మీడియా మరింత ప్రాచుర్యం పొందుతున్నాయి, అయితే ఫోన్ పనిలో పూడ్చలేని కమ్యూనికేషన్ ఎంపికగా మిగిలిపోయింది. మీరు ఎప్పుడైనా ఫోన్‌లో ఎవరితోనైనా మాట్లాడి, అతడు / ఆమె వృత్తిపరమైనది కాదని అనుకున్నారా? దిగువ కథనాన్ని తనిఖీ చేయడం ద్వారా ఇతరులు మీ గురించి అలా అనుకోరని నిర్ధారించుకోండి. ఈ వికీ హౌ కాల్‌లను వృత్తిపరంగా ఎలా నిర్వహించాలో నేర్పుతుంది.
దశలు
3 యొక్క 1 వ భాగం: ఫోన్‌కు సమాధానం ఇవ్వడం
కాగితం మరియు పెన్ను అందుబాటులో ఉంచండి. కాల్ చేసిన వ్యక్తి పేరు వచ్చినప్పుడు, ఎందుకు వచ్చాడో రికార్డ్ చేయడం ద్వారా దాన్ని ట్రాక్ చేయండి. ఆదర్శవంతంగా మీరు నోట్బుక్లో కాల్ సమాచారాన్ని రికార్డ్ చేయాలి. ఇది క్రమపద్ధతిలో కాల్‌లను ఒకే చోట ఉంచుతుంది, తద్వారా అవసరమైతే, మీరు సమాచారాన్ని సరైన గ్రహీతకు పంపవచ్చు.
ఫోన్‌ను వీలైనంత వేగంగా పొందండి. ఎవరూ వేచి ఉండకూడదు. కాల్‌కు త్వరగా సమాధానం ఇవ్వడం వల్ల మీ కంపెనీ ఉత్పాదకమని కాలర్లకు (ఎక్కువగా కస్టమర్లు) చూపుతుంది. ఇది మీరు కాలర్‌ను గౌరవిస్తుందని కూడా చూపిస్తుంది.
మిమ్మల్ని మరియు సంస్థను పరిచయం చేయండి. ఉదాహరణకు, మీరు ఇలా చెప్పవచ్చు: "న్హా జిన్హ్ రియల్ ఎస్టేట్ కంపెనీని పిలిచినందుకు ధన్యవాదాలు. నా పేరు న్గాన్ - భవనం ముందు డెస్క్".అదేవిధంగా, వారు ఎవరో లైన్ యొక్క మరొక చివరను అడగండి, లేదా వారు మీకు ఈ సమాచారాన్ని చురుకుగా అందించకపోతే ఏ సంస్థ / వ్యక్తి, ముఖ్యంగా కంపెనీకి కఠినమైన నిబంధనలు ఉంటే. అవాంఛిత కాల్‌లను రక్షించండి.
సరైన ప్రశ్నలు అడగండి. సాధ్యమైనంత ఎక్కువ సమాచారాన్ని పొందండి. అవాంఛిత కాల్‌లను గుర్తించడంలో ఇది మీకు సహాయపడుతుంది. ఏదేమైనా, ప్రశ్నలు అడిగేటప్పుడు, మీరు దర్యాప్తు వంటి పరుగెత్తటం మానుకోవాలి, ప్రత్యేకించి సేకరించవలసిన నిర్దిష్ట సమాచారం ఉంటే. మీరు తెలివిగా అడగాలి, కాబట్టి ప్రశాంతంగా మరియు మితమైన స్వరంలో నెమ్మదిగా వ్యవహరించండి.- కాలర్: "నన్ను శ్రీమతి డీమ్ కలవనివ్వండి"
- స్నేహితుడు: "మీ పేరు ఏమిటి?"
- కాలర్: "ఖై"
- స్నేహితుడు: "మీరు ఎక్కడి నుండి పిలిచారు?"
- కాలర్: "హనోయి"
- స్నేహితుడు: "ఖై ఏ కంపెనీకి ప్రాతినిధ్యం వహిస్తాడు?"
- కాలర్: "లేదు, ఇది వ్యక్తిగతమైనది."
- స్నేహితుడు: "మీకు డీమ్‌తో అపాయింట్‌మెంట్ ఉందా మరియు మీరు కాల్ చేస్తారా?"
- కాలర్: "లేదు బేబీ."
- స్నేహితుడు: "అవును, మీరు డైమ్‌కు నివేదించడానికి నేను వేచి ఉన్నాను."
సంస్థలో ఎవరైనా సంభాషణ వింటున్నారని మీరే అనుకోండి. సంస్థలు తరచుగా కాల్‌లను రికార్డింగ్ ద్వారా పర్యవేక్షిస్తాయి. కంపెనీ ఈ విధానాన్ని వర్తింపజేయకపోయినా, మీ యజమాని కాల్‌లో ఉన్నారని uming హిస్తే చాలా ప్రొఫెషనల్ వాయిస్‌లో మాట్లాడటానికి మీకు సహాయపడుతుంది. కాల్ రికార్డింగ్‌పై కంపెనీకి నిబంధనలు ఉంటే, మీకు మళ్ళీ వినడానికి మరియు అవసరమైన విధంగా మీ మాట్లాడే శైలిని మెరుగుపరచడానికి మీకు అవకాశం ఉంటుంది. ప్రకటన
3 యొక్క 2 వ భాగం: కాల్‌లను మళ్ళించండి
మీరు అనుమతి అడగాలి మరియు కాల్ చేయడానికి వారిని అనుమతించే ముందు వారి ప్రతిస్పందన కోసం వేచి ఉండాలి. చాలా కంపెనీలలో పెద్ద సమస్య ఏమిటంటే, కాలర్లను ఎక్కువసేపు వేచి ఉండనివ్వండి. ఎవరికీ ఓపిక లేదా వేచి ఉండటానికి సమయం లేదు. ప్రజలు నిజంగా ఉన్నంత రెట్టింపు కాలం వేచి ఉన్నారని అనుకుంటారు. మీరు తిరిగి వచ్చినప్పుడు మరొక చివరలో నిరాశపరిచే స్వరాన్ని వినకుండా ఉండటానికి ఫోన్‌ను వీలైనంత వేగంగా మార్చడానికి ప్రయత్నించండి!
గ్రహీత కాల్‌కు సమాధానం ఇవ్వాలనుకుంటున్నారని మీరు నిర్ధారించుకోవాలి. కాలర్ నిర్దిష్ట వ్యక్తిని కలవాలనుకుంటే, మీరు లైన్ యొక్క మరొక చివరను వేలాడదీయడానికి ముందు "ఆ వ్యక్తికి తెలియజేస్తారు" అని చెప్పవచ్చు. అప్పుడు గ్రహీత బిజీగా ఉన్నారా మరియు ఫోన్ తీసుకోవడానికి సిద్ధంగా ఉన్నారో లేదో తనిఖీ చేయండి. కాకపోతే మీరు వివరణాత్మక సందేశాన్ని రికార్డ్ చేయాలి.
సరిగ్గా పిలుస్తోంది. కాల్ చేసేవారు మగవారైనా, ఆడవారైనా, చిన్నవారైనా, ముసలివారైనా కావచ్చు, మీరు ఎల్లప్పుడూ సరిగ్గా మాట్లాడాలి. వియత్నాంలో, అవతలి వ్యక్తిని "సోదరుడు / సోదరి" అని పిలవడం మరియు "మీరు" అని పిలవడం చాలా సరైనది. పంక్తి యొక్క మరొక చివర మగవారైతే, మీరు దానిని "అన్" అని పిలుస్తారు, ఆపై మీకు సమాచారం ఉన్నప్పుడు పేరును జోడించండి. అదేవిధంగా ఆడవారికి కాల్ చేసేవారికి, మీరు వారి పేరుతో "సోదరి" అని పిలవాలి. ప్రత్యేక సందర్భంలో, క్లయింట్ ముందుగానే "ఆంటీ __" అని చెప్పుకుంటే, మీరు కూడా వెంటనే "చైల్డ్" అని చెప్పడం ద్వారా ప్రతిస్పందించాలి మరియు ప్రతిస్పందించాలి. అలాగే, "అవును / అవును" అనేది మీ దృష్టికి అవసరమైన సానుభూతి పదాలు.
స్వరానికి శ్రద్ధ వహించండి. వాయిస్ టోన్ ద్వారా, లైన్ యొక్క మరొక చివర మీ ఉద్దేశాలను తెలుసుకోవచ్చు. ఫోన్‌లో మాట్లాడేటప్పుడు, మీరు చెప్పే అసలు పదాల కంటే వాయిస్ ఎక్కువ అర్థాన్ని తెలియజేస్తుంది. వృత్తిపరంగా ఫోన్‌లో మాట్లాడే రహస్యం చిరునవ్వు!
- ఈ దృశ్యం కస్టమర్ కేర్ సెంటర్ యొక్క సీనియర్ మేనేజర్ పై బలమైన ప్రభావాన్ని చూపింది మరియు అతను ప్రతి ఆపరేటర్ డెస్క్ వద్ద ఒక చిన్న అద్దం ఉంచాడు. వినియోగదారులు వింటున్నది! "
వీలైనప్పుడల్లా కాలర్ పేరుకు కాల్ చేయండి. ఇది సాన్నిహిత్యాన్ని సృష్టిస్తుంది మరియు మీరు వింటున్నట్లు చూపిస్తుంది. "క్షమించండి మిస్టర్ ఖై, శ్రీమతి డీమ్ ఒక సమావేశంలో ఉన్నారు, కాబట్టి నేను ఫోన్‌కు సమాధానం ఇవ్వలేను. మిస్టర్ ఖై ఒక సందేశాన్ని పంపగలడు, సమావేశం ముగిసిన వెంటనే నేను డియెమ్‌కు తెలియజేస్తాను."
ఇతర వ్యక్తులను పిలిచే ముందు మిమ్మల్ని మీరు పరిచయం చేసుకోండి. ఉదాహరణకు, మీరు ఇలా చెప్పవచ్చు: "హలో, సోదరి డీమ్, ఇక్కడ మీరు న్గాన్". అయితే, ఎక్కువసేపు చెప్పకండి, కాని నేరుగా పాయింట్‌కి వెళ్లి అనవసరమైన వివరాలను విస్మరించండి.
కాల్‌ను వృత్తిపరంగా ముగించండి. హృదయపూర్వక స్వరంలో, “పిలిచినందుకు ధన్యవాదాలు. మంచి రోజు! " ప్రకటన
3 యొక్క 3 వ భాగం: కష్టమైన కాల్‌లను నిర్వహించడం
చురుకైన శ్రవణ నైపుణ్యాలను అభ్యసించండి. కస్టమర్‌లను వారు తప్పుగా అర్థం చేసుకున్నారా లేదా కాలర్ తరువాత ఏమి చెప్పబోతున్నారో మీకు తెలుసా అని వాదించకండి లేదా అంతరాయం కలిగించవద్దు. వారు అన్ని బాధించే విషయాలు చెప్పనివ్వండి. వినడం సంబంధాలను పెంచుకోవటానికి చాలా దోహదం చేస్తుంది మరియు రక్త మాట్లాడేవారు కోపాన్ని ఆపడానికి సహాయపడుతుంది.
మీ గొంతు తగ్గించి నెమ్మదిగా మాట్లాడండి. మీ క్లయింట్ బిగ్గరగా మాట్లాడటం ప్రారంభిస్తే, ప్రశాంతమైన స్వరంలో వేగాన్ని తగ్గించండి. ప్రశాంతమైన ప్రవర్తన కలిగి ఉండటం (ఆందోళనకు గురికావడం లేదా అతిగా ప్రవర్తించడం) ఒకరిని శాంతింపజేయడంలో చాలా ప్రభావవంతంగా ఉంటుంది. పంక్తి యొక్క మరొక చివర ఎంత కోపంగా లేదా కలత చెందినా, తేలికపాటి వైఖరిని ఉంచండి మరియు వారు క్రమంగా ప్రశాంతంగా ఉంటారు.
తాదాత్మ్యం ఆధారంగా సంబంధాలను పెంచుకోండి. కస్టమర్ యొక్క బూట్లు మీరే ఉంచండి మరియు మీరు వారి ఫిర్యాదులు లేదా నిరాశలను వింటున్నట్లు చూపించండి. ఒక వైపు నుండి ఇలా చేయండి మరియు రేఖ యొక్క మరొక చివర ప్రశాంతంగా ఉంటుంది. దీనిని "వెర్బల్ నోడ్" అని పిలుస్తారు మరియు కాల్ చేసిన వ్యక్తి సానుభూతి పొందటానికి సహాయపడుతుంది.
కోపం తెచ్చుకోకండి, కోపం తెచ్చుకోకండి. క్లయింట్ అవమానించినా లేదా మాటలతో దుర్వినియోగం చేసినా, లోతైన శ్వాస తీసుకోండి మరియు మీరు విననట్లుగా మాట్లాడటం కొనసాగించండి. ఇదే విధంగా స్పందించడం సమస్యను పరిష్కరించడమే కాదు, ఉద్రిక్తతను కూడా పెంచుతుంది. బదులుగా, మీరు క్లయింట్ కోసం మద్దతు కోసం ఇక్కడ ఉన్నారని మరియు వారి సమస్యను పరిష్కరించడంలో సహాయపడే వ్యక్తిని మీరు గుర్తు చేయవచ్చు. తరచుగా ఈ వాక్యం పరిస్థితిని శాంతపరుస్తుంది.
వ్యక్తిగతంగా తీసుకోవడం మానుకోండి. క్లయింట్ చేసినా మీరు సమస్యపై నిఘా ఉంచాలి మరియు దానిని వీడకూడదు. క్లయింట్ మీకు తెలియదని గమనించండి, వారు తమ కోపాన్ని ప్రతినిధిపై (అది మీరే) మాత్రమే తీసుకుంటారు. సంభాషణను నెమ్మదిగా సమస్యకు మరియు మీరు సమస్యను ఎదుర్కోవటానికి నిర్ణయించుకునే విధానానికి నెమ్మదిగా నడిపించండి, అదే సమయంలో వ్యక్తిగత వ్యాఖ్యలను విస్మరించడానికి ప్రయత్నించండి.
మీరు మానవులతో సంభాషిస్తున్నారని గుర్తుంచుకోండి. మనందరికీ చెడ్డ రోజులు ఉన్నాయి. బహుశా కాల్ చేసిన వ్యక్తి తమ భాగస్వామితో వాగ్వాదానికి దిగాడు, ట్రాఫిక్ పోలీసులచే టికెట్ పొందాడు లేదా దురదృష్టం కలిగి ఉండవచ్చు. ఇది ఇదేనా, అది అయినా మేము ఎదుర్కొన్నాము. ప్రశాంతంగా మరియు ప్రశాంతంగా ఉండటం ద్వారా వారికి మంచిగా ఉండటానికి ప్రయత్నించండి, మరియు మీరు కూడా మరింత సానుకూలంగా ఉంటారు. ప్రకటన
సలహా
- ఫోన్‌లో మాట్లాడేటప్పుడు గమ్ నమలడం లేదా తినడం లేదా త్రాగవద్దు.
- ఒక వాక్యంలో "ఆహ్", "ఉమ్", "బహుశా" మరియు "అదనపు" అనే పదాలు అర్థరహితంగా చెప్పడం మానుకోండి.
- మ్యూట్ బటన్ నొక్కవద్దు; మీ పర్యవేక్షకుడు లేదా బోధకుడి నుండి మీకు అదనపు సహాయం అవసరమైనప్పుడు మాత్రమే మీరు దీన్ని ఉపయోగించాలి.
- ఫోన్‌లో ఖచ్చితంగా అశ్లీలత / ప్రమాణ పదాలు మాట్లాడకూడదు.
హెచ్చరిక
- గమనిక: ప్రతి ఒక్కరూ ప్రొఫెషనల్ కమ్యూనికేషన్ ప్రక్రియను అర్థం చేసుకోలేరు. ఇతర పార్టీ కాకపోయినా మీరు మర్యాదగా ఉండాలి.
- మీరు పరిస్థితిని పరిష్కరించిన తర్వాత, తదుపరి కాల్ పూర్తిగా భిన్నమైన వ్యక్తి అని గుర్తుంచుకోండి. మీరు మొదట కాలర్ యొక్క విపరీతమైన భావాలను వీడాలి మరియు ఏమీ జరగనట్లుగా ఫోన్‌ను తీయాలి.
- కస్టమర్ సర్వీస్ ఏజెంట్లకు కష్టమైన కాల్ నిర్వహించిన తర్వాత 5-10 నిమిషాల విరామం అవసరం.
