విషయము

• అడుగు పెట్టడానికి
• 3 యొక్క 1 వ భాగం: ఫోన్‌కు సమాధానం ఇవ్వడం
• 3 యొక్క 2 వ భాగం: కాల్‌ను బదిలీ చేయండి
• 3 యొక్క 3 వ భాగం: కష్టమైన ఫోన్ కాల్‌లతో వ్యవహరించడం
• చిట్కాలు
• హెచ్చరికలు

ఇమెయిళ్ళు, లైవ్ చాట్, ఆన్‌లైన్ ఎంక్వైరీలు మరియు సోషల్ మీడియా అన్నీ ముఖ్యమైనవి, అయితే ఫోన్ ఇప్పటికీ వ్యాపారం కోసం ఇష్టపడే ఎంపిక. మీరు ప్రొఫెషనల్ కాదని భావించిన ఫోన్‌లో ఒకరితో ఎన్నిసార్లు మాట్లాడారు? మీ గురించి ఇతరులు ఒకేలా ఆలోచించవద్దు. వృత్తిపరంగా ఫోన్ కాల్ ఎలా చేయాలో మీరు తెలుసుకోవలసిన ప్రతిదీ ఇక్కడ ఉంది.

అడుగు పెట్టడానికి

3 యొక్క 1 వ భాగం: ఫోన్‌కు సమాధానం ఇవ్వడం

1. పెన్ను మరియు కాగితం సిద్ధంగా ఉండండి. వ్యక్తి యొక్క పేరు, వారు పిలిచిన సమయం మరియు కారణాన్ని వ్రాసి మీ ఫోన్ కాల్‌లను ట్రాక్ చేయండి. సమాచారాన్ని నోట్‌బుక్‌లో రాయడం మంచిది. ఇది ఫోన్ కాల్‌లను ఒకే చోట చక్కగా నిర్వహించేలా చేస్తుంది మరియు మీ కోసం కాకపోతే, కాల్ ఎవరి కోసం ఉద్దేశించినదో దానికి మీరు ఒక కాపీని ఇవ్వవచ్చు.
2. ఫోన్‌కు వీలైనంత త్వరగా సమాధానం ఇవ్వండి. ఎవరూ వేచి ఉండటానికి ఇష్టపడరు. ఫోన్‌కు త్వరగా సమాధానం ఇవ్వడం వల్ల మీకు సమర్థవంతమైన వ్యాపారం ఉందని కాల్ చేసే వ్యక్తిని చూపిస్తుంది. ఇది అతని లేదా ఆమె కాల్ ముఖ్యమైనదని కాలర్‌కు తెలియజేస్తుంది.
3. మిమ్మల్ని మరియు మీ కంపెనీని గుర్తించండి. ఉదాహరణకు, ఇలా చెప్పండి: “IJzerhandel de Zwaard ని పిలిచినందుకు ధన్యవాదాలు. మీరు బ్రామ్‌తో మాట్లాడతారు. ” వారు ఆ సమాచారాన్ని అందించకపోతే ఎవరు కాల్ చేస్తున్నారు మరియు వారు ఎక్కడ నుండి పిలుస్తున్నారు అని అడగండి, ప్రత్యేకించి మీ కంపెనీకి అవాంఛిత కాల్‌లకు వ్యతిరేకంగా కఠినమైన విధానం ఉంటే.
4. సరైన ప్రశ్నలు అడగండి. సాధ్యమైనంత ఎక్కువ సమాచారాన్ని సేకరించండి. అవాంఛిత ఫోన్ కాల్‌లను గుర్తించడానికి ఇది సహాయపడుతుంది. అయినప్పటికీ, మీరు ఇతర వ్యక్తులను ప్రశ్నిస్తున్నప్పుడు, ప్రత్యేకించి మీరు వరుస ప్రశ్నలు అడుగుతున్నప్పుడు ఇది నిందారోపణగా కనిపిస్తుంది. మీరు ఉత్సాహంగా కనిపించడం ఇష్టం లేదు, కాబట్టి మిమ్మల్ని మీరు ప్రశాంతంగా ఉంచండి మరియు ప్రశాంతంగా మరియు మితమైన స్వరాన్ని ఉపయోగించండి.
   • కాలర్: "నేను టిమ్‌తో మాట్లాడగలనా?"
   • ప్రతివాది: "ఎవరు పిలుస్తున్నారో నేను అడగవచ్చా?"
   • కాలర్: "టామ్."
   • ప్రతివాది: "మీరు ఎక్కడి నుండి పిలుస్తున్నారు?"
   • కాలర్: "ఇంగ్లాండ్."
   • ప్రతివాది: "మీ కంపెనీ పేరు ఏమిటి?"
   • కాలర్: "ఇది ప్రైవేట్."
   • ప్రతివాది: "టిమ్ మీ కాల్‌ను ఆశిస్తున్నారా?"
   • కాలర్: "లేదు."
   • ప్రతివాది: "మంచిది, నేను మిమ్మల్ని ఫార్వార్డ్ చేయడానికి ప్రయత్నిస్తున్నాను"
5. మీ సంస్థ నుండి ఎవరైనా సంభాషణ వింటున్నారని అనుకోండి. ఇన్‌కమింగ్ కాల్‌లను పర్యవేక్షించే కంపెనీలు సాధారణంగా ముందుగా రికార్డ్ చేసిన సందేశంలో మీకు తెలియజేస్తాయి. వారు కాకపోయినా, వారు అలా అనుకున్నప్పుడు మరింత వృత్తిపరంగా మాట్లాడండి. వారు అలా చేస్తే, ఫోన్‌లో మీరు ఏమనుకుంటున్నారో వినడానికి మీకు అవకాశం ఉంది మరియు అవసరమైతే మిమ్మల్ని మీరు మెరుగుపరచండి.

3 యొక్క 2 వ భాగం: కాల్‌ను బదిలీ చేయండి

1. ఒకరిని నిలువరించే ముందు, అడగండి మరియు వారి సమాధానం కోసం వేచి ఉండండి. చాలా కంపెనీలతో పెద్ద సమస్య ఏమిటంటే వారు కాలర్లను ఎక్కువసేపు నిలిపివేస్తారు. జెన్ మాస్టర్స్ తప్ప, చాలా మంది ఎక్కువసేపు వేచి ఉండటానికి ఇష్టపడరు. ప్రజలు కూడా వాస్తవానికి వారు రెండింతలు వేచి ఉండాలని అనుకుంటారు. వీలైనంత త్వరగా వాటిని నిలిపివేయడం మీరు మళ్లీ పంక్తిని ఎంచుకున్నప్పుడు కోపంగా పిలిచేవారి ప్రమాదాన్ని తగ్గిస్తుంది!
2. కాల్ ఎవరికి పిలుపునిచ్చిందో నిర్ధారించుకోండి. కాలర్ ఒక నిర్దిష్ట వ్యక్తిని అడిగినప్పుడు, వారిని నిలిపివేసే ముందు మీరు "బదిలీ చేయడానికి ప్రయత్నిస్తున్నారని" వారికి చెప్పండి. అప్పుడు గ్రహీత ఒక) అందుబాటులో ఉన్నారో లేదో తనిఖీ చేయండి మరియు బి) వ్యక్తితో మాట్లాడటానికి సిద్ధంగా ఉంది. కాకపోతే, వివరణాత్మక సందేశాన్ని తీసుకునేలా చూసుకోండి.
3. సరైన వ్యాకరణాన్ని ఉపయోగించండి. ఎల్లప్పుడూ "జాన్ మరియు నేను" ను అంశంగా మరియు "జాన్ మరియు నేను" ను ప్రముఖ వస్తువుగా ఉపయోగించుకోండి (ఉదాహరణకు, "జాన్ మరియు నేను దుకాణానికి వెళ్ళాము" "అతను జాన్ మరియు నేను మాట్లాడుతున్నాను" కాదు).
4. మీ స్వరానికి శ్రద్ధ వహించండి. కాలర్ మీ స్వరం మరియు మీ స్వరం నుండి మీ ఉద్దేశాలను వింటాడు. టెలిఫోన్ ద్వారా లేదా వ్యక్తిగతంగా; ఇది మీ నోటి నుండి వచ్చే పదాల కంటే ఎక్కువ చెబుతుంది. ప్రొఫెషనల్ ఫోన్ కాల్‌లో విజయానికి కీలకం లోపలి నుండి నవ్వడం!
   • ఈ పాయింట్ ఒక కాల్ సెంటర్ యొక్క సీనియర్ మేనేజ్‌మెంట్‌తో చిక్కుకుంది, అతను ప్రతి కాల్ సెంటర్ ఉద్యోగి యొక్క కార్యాలయంలో చిన్న అద్దాలను వేలాడదీశాడు, "మీరు చూసేది వారు వింటున్నది!"
5. వీలైనప్పుడల్లా కాలర్ పేరును ఉపయోగించండి. ఇది వ్యక్తిగతమైనదాన్ని జోడిస్తుంది మరియు మీరు వింటున్నట్లు చూపిస్తుంది. క్షమించండి జాన్, కానీ ప్రస్తుతం మార్క్ అందుబాటులో లేదు. నేను మీకు ఏదైనా సహాయం చేయగలనా లేదా సందేశాన్ని అంగీకరించగలనా? ”
6. మీరు ఎవరినైనా పిలిచినప్పుడు ముందుగా మిమ్మల్ని మీరు గుర్తించండి. ఉదాహరణకు, ఇలా చెప్పండి: “నా పేరు మారిజే హంటర్ మరియు నేను లోరా డి వ్రీస్ కోసం చూస్తున్నాను”. అయితే, చింతించకండి. మరో మాటలో చెప్పాలంటే, అనవసరమైన వివరాలను విస్తరించకుండా ప్రత్యక్షంగా ఉండండి.
7. సంభాషణను వృత్తిపరంగా ముగించండి. హృదయపూర్వకంగా చెప్పండి, “కాల్ చేసినందుకు ధన్యవాదాలు. నేను మీకు మంచి రోజు కోరుకుంటున్నాను! "

3 యొక్క 3 వ భాగం: కష్టమైన ఫోన్ కాల్‌లతో వ్యవహరించడం

1. చురుకైన శ్రవణ నైపుణ్యాలను అభ్యసించండి. కస్టమర్‌ను వాదించకండి లేదా కత్తిరించవద్దు. వ్యక్తి తప్పుగా ఉన్నప్పుడు లేదా అతను లేదా ఆమె ఏమి చెప్పబోతున్నారో మీకు తెలుసు. అతను లేదా ఆమె చెప్పదలచుకున్నది వ్యక్తి చెప్పనివ్వండి. మంచి శ్రవణ విశ్వాసాన్ని కలిగిస్తుంది మరియు కోపంగా ఉన్నవారిని శాంతింపచేయడానికి సహాయపడుతుంది.
2. తక్కువ స్వరాన్ని వాడండి మరియు సమాన స్వరంలో మాట్లాడండి. కస్టమర్ బిగ్గరగా మాట్లాడటం ప్రారంభిస్తే, మరింత నెమ్మదిగా మరియు ప్రశాంత స్వరంలో మీరే మాట్లాడండి. ప్రశాంతమైన ప్రవర్తన (చికాకు లేదా ఉత్సాహంగా వర్సెస్) షాక్ అయిన వ్యక్తిని శాంతింపచేయడానికి మంచి మార్గం. కస్టమర్ యొక్క వాల్యూమ్ లేదా స్వరానికి లోబడి ఉండకపోవడం కోపంగా ఉన్న వ్యక్తికి తమపై పట్టు సాధించడానికి సహాయపడుతుంది.
3. తాదాత్మ్యం ద్వారా నమ్మకాన్ని పెంచుకోండి. కస్టమర్ యొక్క బూట్లు మీరే ఉంచండి. వారి నిరాశ మరియు మనోవేదనలను మీరు అర్థం చేసుకున్నారని కాలర్‌కు తెలియజేయండి. ఇది ఒక్క వ్యక్తిని శాంతింపజేయడానికి ఎంతో సహాయపడుతుంది. దీనిని "వెర్బల్ నోడ్" అని పిలుస్తారు మరియు ఇది కాలర్‌ను అర్థం చేసుకోవడానికి సహాయపడుతుంది.
4. కోపం లేదా కలత చెందకుండా ఉండండి. క్లయింట్ మాటలతో దూకుడుగా లేదా తిట్టుకుంటే, లోతైన శ్వాస తీసుకోండి మరియు మీరు విననట్లుగా కొనసాగండి. అదే విధంగా ప్రతిస్పందించడం దేనినీ పరిష్కరించదు మరియు ఇది పరిస్థితి చేతిలో నుండి బయటపడగలదు. బదులుగా, మీరు సహాయం చేయాలనుకుంటున్న క్లయింట్‌ను మరియు సమస్యను పరిష్కరించడంలో మీరు అతని లేదా ఆమె ఉత్తమమైన షాట్ అని గుర్తు చేయండి - తరచుగా ఈ ప్రకటన పరిస్థితిని శాంతపరుస్తుంది.
5. వ్యక్తిగతంగా వస్తువులను తీసుకోవడం మానుకోండి. సమస్యకు కట్టుబడి ఉండండి మరియు కస్టమర్ చేసినా వ్యక్తిగతంగా పొందవద్దు. గుర్తుంచుకోండి, కస్టమర్ మీకు తెలియదు మరియు అతను లేదా ఆమె అమ్మకాల ప్రతినిధిగా మిమ్మల్ని నిరాశపరుస్తున్నారు. వ్యక్తిగత వ్యాఖ్యలను విస్మరించి, సంభాషణను సమస్యకు తిరిగి తీసుకురండి మరియు మీరు దాన్ని ఎలా పరిష్కరించడానికి ప్రయత్నిస్తున్నారు.
6. మీరు మానవుడితో మాట్లాడుతున్నారని మర్చిపోవద్దు. మనందరికీ మా చెడ్డ రోజులు ఉన్నాయి. వ్యక్తి తన భర్తతో గొడవపడి ఉండవచ్చు, జరిమానా విధించబడవచ్చు లేదా కొన్ని దురదృష్టం కలిగి ఉండవచ్చు. మేమంతా కొంతవరకు అక్కడే ఉన్నాం. ప్రశాంతంగా మరియు నిర్లక్ష్యంగా ఉండడం ద్వారా వారి రోజును మెరుగుపరచడానికి ప్రయత్నించండి - అది మీకు కూడా మంచి అనుభూతిని కలిగిస్తుంది!

చిట్కాలు

• మీ నోటిలో గమ్ పెట్టవద్దు, లేదా ఫోన్‌లో ఉన్నప్పుడు తినండి లేదా త్రాగకూడదు.
• "ఆహ్", "ఇహ్" మరియు ఇతర అర్థరహిత "పూరక పదాలు" లేదా శబ్దాలను ఉపయోగించడం మానుకోండి.
• మ్యూట్ బటన్‌ను ఉపయోగించవద్దు: సూపర్‌వైజర్ లేదా శిక్షణ కోచ్ నుండి అదనపు సహాయం అవసరమైనప్పుడు మాత్రమే దీనిని ఉపయోగించాలి.

హెచ్చరికలు

• గుర్తుంచుకోండి, ప్రొఫెషనల్‌గా ఎలా ఉండాలో అందరికీ తెలియదు. పరస్పరం లేనప్పుడు కూడా మర్యాదగా ఉండండి.
• మీరు ఒక సమస్యను పరిష్కరించిన తర్వాత, తదుపరి కాలర్ క్రొత్త వ్యక్తి అని మర్చిపోవద్దు. మునుపటి కాలర్ నుండి వచ్చిన ఏదైనా భావోద్వేగాలను విడుదల చేయండి.
• కస్టమర్ సేవా ప్రతినిధులు కష్టమైన ఫోన్ కాల్ తర్వాత 5 లేదా 10 నిమిషాల విరామం తీసుకోవాలి.