రచయిత:
Janice Evans
సృష్టి తేదీ:
24 జూలై 2021
నవీకరణ తేదీ:
1 జూలై 2024
విషయము
మీకు మీ స్వంత వ్యాపారం ఉంటే, మీరు బహుశా మీ ఖాతాదారులకు వ్యాపార లేఖలను వ్రాయవలసి ఉంటుంది. లక్ష్యాలు భిన్నంగా ఉండవచ్చు: కొత్త ఈవెంట్‌లు లేదా షరతుల గురించి తెలియజేయడం, కంపెనీ తరపున కస్టమర్ ఫిర్యాదులకు ప్రతిస్పందించడం. వ్రాయడానికి కారణంతో సంబంధం లేకుండా, ఎల్లప్పుడూ ప్రొఫెషనల్ టోన్ మరియు వ్యాపార శైలిని నిర్వహించడం ముఖ్యం.
దశలు
పార్ట్ 1 ఆఫ్ 2: బిజినెస్ లెటర్ ఫార్మాట్
1 ప్రొఫెషనల్ లెటర్‌హెడ్ ఉపయోగించండి. వ్యాపార లేఖ మీ కంపెనీని సూచిస్తుంది. దీనికి సంబంధించి, లేఖకు తగిన రూపం ఉండాలి. అలాగే, మీ కంపెనీ లోగో లేదా బ్రాండ్‌ని ఉపయోగించడం మర్చిపోవద్దు. - మైక్రోసాఫ్ట్ వర్డ్ కోసం రెడీమేడ్ కలర్ టెంప్లేట్‌లను ఉపయోగించి మీరు లెటర్ హెడర్‌ను సృష్టించవచ్చు. నిజమైన కంపెనీ లోగో లేదా బ్రాండ్ ఉపయోగించండి.
2 టెక్స్ట్ ఎడిటర్‌ని తెరవండి. అన్ని కంపెనీ వ్యాపార లేఖలు ఎల్లప్పుడూ కంప్యూటర్‌లో టైప్ చేయాలి. - క్రొత్త పత్రాన్ని సృష్టించండి మరియు మార్జిన్‌లను 2.54 సెంటీమీటర్‌లకు సెట్ చేయండి.
- టైమ్స్ న్యూ రోమన్, జార్జియా లేదా ఏరియల్ వంటి సెరిఫ్ టైప్‌ఫేస్‌ని ఉపయోగించండి. కాబట్టి, ఫాంట్ పరిమాణం 12 కంటే ఎక్కువ ఉండకూడదు, కానీ 10 కంటే తక్కువ కాదు. ఫాంట్ రకం లేదా పరిమాణం అక్షరం చదివే సామర్థ్యాన్ని ప్రతికూలంగా ప్రభావితం చేయకూడదు.
- సింగిల్ లైన్ స్పేసింగ్ ఉపయోగించండి.
3 బ్లాక్ ఆకారాన్ని అనుకూలీకరించండి. వ్యాపార అక్షరాల కోసం బ్లాక్ ఫారమ్ అత్యంత సాధారణ ఫార్మాట్. ఏర్పాటు చేయడం మరియు అనుసరించడం కూడా సులభమయినది. ప్రతి అంశం సమర్థించబడుతోంది మరియు ఒక స్థలం ద్వారా వేరు చేయబడుతుంది. పేజీ ఎగువ నుండి దిగువ వరకు, వ్యాపార లేఖలో కింది అంశాలు ఉండాలి: - నేటి తేదీ లేదా లేఖ పంపిన తేదీ. తేదీని చేర్చడం మర్చిపోవద్దు, ఎందుకంటే ఇది పంపినవారు మరియు గ్రహీత అకౌంటింగ్ కోసం, అలాగే చట్టపరమైన ప్రయోజనాల కోసం ఉపయోగించబడుతుంది. ఖచ్చితమైన తేదీ ఇవ్వండి.
- పంపినవారి చిరునామా. ఇది ప్రామాణిక ఆకృతిలో మీ చిరునామా. మీ చిరునామా ఇప్పటికే లేఖ శీర్షికలో జాబితా చేయబడి ఉంటే, మీరు ఈ దశను దాటవేయవచ్చు.
- అవుట్గోయింగ్ చిరునామా. లేఖ గ్రహీత పేరు మరియు చిరునామాను నమోదు చేయండి. మీరు "మాస్టర్" లేదా "ఉంపుడుగత్తె" చిరునామాను ఉపయోగించవచ్చు. కాబట్టి, గ్రహీత నినా సెరోవా అయితే, మీరు “శ్రీమతి నినా సెరోవా” మరియు “నినా సెరోవా” రెండింటినీ వ్రాయవచ్చు.
- శుభాకాంక్షలు. మీరు "ప్రియమైన శ్రీమతి సెరోవా" లేదా "ప్రియమైన నినా సెరోవా" అని వ్రాయవచ్చు. లేఖను ఎవరు చదువుతారో మీకు తెలియకపోతే, "ప్రియమైన సార్స్" అని వ్రాయండి. "అన్ని ఆసక్తిగల పార్టీల సమాచారం కోసం" ఒక ఎంపిక కూడా ఉంది, కానీ చిరునామాదారుడు తెలియకపోతే అది చివరి ప్రయత్నంగా మిగిలిపోతుంది.
- లేఖ యొక్క ప్రధాన భాగం. ఈ భాగం తదుపరి విభాగంలో మరింత వివరంగా చర్చించబడుతుంది.
- చివరి భాగం మరియు సంతకం. వ్రాయండి: "భవదీయులు," - లేదా: "శుభాకాంక్షలు."
పార్ట్ 2 ఆఫ్ 2: బిజినెస్ లెటర్ ఎలా రాయాలి
1 మీ లక్ష్య ప్రేక్షకులను నిర్వచించండి. ప్రేక్షకులతో సంబంధం లేకుండా లేఖ యొక్క స్వరం ఎల్లప్పుడూ ప్రొఫెషనల్‌గా ఉండాలి, కానీ పదాలు మరియు భాషల ఎంపిక లేఖ చిరునామాదారునిపై ఆధారపడి ఉంటుంది. లేఖ మరొక కంపెనీ HR విభాగానికి సంబంధించినది అయితే, మరింత అధికారిక భాషను ఉపయోగించాలి. నిర్దిష్ట క్లయింట్‌ని ఉద్దేశించి, మీరు అనధికారిక మరియు సరళమైన భాషను ఆశ్రయించవచ్చు. - ఇది అపార్థాలను నివారించడానికి కూడా మీకు సహాయపడుతుంది. పాఠకుడికి అర్థంకాని పదాలను ఉపయోగించవద్దు. ఉదాహరణకు, మీ కంపెనీలో స్పేస్ ప్రోగ్రామ్ కోసం ఉపయోగించిన సంక్షిప్తాలు వినియోగదారులకు తెలియకపోవచ్చు, కాబట్టి వాటిని మీ లేఖలో ఉపయోగించవద్దు.
- వ్యాపార రచన యొక్క అతి ముఖ్యమైన నియమం ఏమిటంటే టెక్స్ట్ స్పష్టంగా, సంక్షిప్తంగా మరియు మర్యాదగా ఉండాలి.
2 లేఖ యొక్క ఉద్దేశ్యాన్ని మొదటి లైన్‌లో పేర్కొనండి. లేఖ యొక్క ఉద్దేశ్యాన్ని పరిగణించండి. మీరు కొత్త కార్యాలయ చిరునామాను అందించాలనుకుంటున్నారా? అప్పు గురించి క్లయింట్‌కు గుర్తు చేయాలా? ఫిర్యాదుకు ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వాలా? మీరు లేఖ యొక్క మొదటి వాక్యాన్ని వ్రాయవలసి వచ్చినప్పుడు దీన్ని గుర్తుంచుకోండి. అస్పష్టమైన పదాలను ఉపయోగించవద్దు మరియు నేరుగా పాయింట్‌కి వెళ్లండి. - మీరు కంపెనీ యజమానిగా మీ అభిప్రాయాన్ని వ్యక్తం చేస్తే మొదటి వ్యక్తిలో వ్రాయండి. మీరు కంపెనీ లేదా సంస్థ తరపున ప్రసంగిస్తున్నట్లయితే రెండవ వ్యక్తిలో వ్రాయండి.
- నిస్సందేహమైన ప్రకటన ఉపయోగించండి: మీరు కంపెనీ యజమానిగా సంబోధిస్తుంటే మొదటి వ్యక్తిలో వ్రాయండి: "నేను నిన్ను సంప్రదించాలనుకుంటున్నాను", లేదా: "ఇటీవల నేను నేర్చుకున్నాను ..., కాబట్టి నేను కోరుకుంటున్నాను ...".
- ఉదాహరణకు, మీరు (కంపెనీ యజమాని) నినా సెరోవాకు ఒక నెల అప్పు గురించి తెలియజేయాలనుకుంటున్నారు. మీ లేఖను ఇలా ప్రారంభించండి: "మార్చి 2015 నాటికి మీ ఖాతాలో అప్పు ఉందని నేను మీకు తెలియజేయాలనుకుంటున్నాను."
- మీరు కంపెనీలో ఉద్యోగి అయితే మరియు మీ కంపెనీ స్పేస్ ప్రోగ్రామ్ గురించి కస్టమర్ ఫిర్యాదుకు ప్రతిస్పందిస్తుంటే, ఇలా ప్రారంభించండి: “మా మార్స్ కాలనీకరణ కార్యక్రమానికి సంబంధించి మీ వ్యాఖ్యలను మేము స్వీకరించాము.”
- అతను పోటీలో గెలిచాడని లేదా విద్యా సంస్థలో చోటు సంపాదించాడని కొన్నిసార్లు మీరు పాఠకుడికి చెప్పాలి. ఇలా ప్రారంభించండి: "తెలియజేయడం నాకు సంతోషంగా ఉంది ...", లేదా: "తెలియజేయడానికి మేము సంతోషిస్తున్నాము ...".
- మీరు చెడ్డ వార్తలను నివేదించవలసి వస్తే, ఈ పదబంధంతో ప్రారంభించండి: "చింతిస్తున్నాము, మేము మీకు తెలియజేస్తాము ...", లేదా: "జాగ్రత్తగా పరిశీలించిన తర్వాత, అది నిర్ణయించబడింది ...".
3 చెల్లుబాటు అయ్యే వాయిస్‌ని ఉపయోగించండి. అధికారిక ప్రసంగంలో, నిష్క్రియాత్మక స్వరం తరచుగా ఉపయోగించబడుతుంది, కానీ ఇది అక్షరం యొక్క వచనాన్ని మార్పులేనిది లేదా అపారమయినదిగా చేస్తుంది. చెల్లుబాటు అయ్యే వాయిస్ సమాచారాన్ని నిర్ణయాత్మక స్వరంలో తెలియజేయడానికి అనుమతిస్తుంది. - నిష్క్రియాత్మక స్వరం యొక్క ఉదాహరణ: "ఏ చర్యలు తీసుకోవచ్చు?" ఈ సందర్భంలో, "దశలు" అనే విషయం చర్య యొక్క కార్యనిర్వాహకుడు కాదు, కానీ చర్యను స్వయంగా అనుభవిస్తుంది.
- చెల్లుబాటు అయ్యే వాయిస్ యొక్క ఉదాహరణ: "మేము ఏ చర్యలు తీసుకోవచ్చు?" ఈ వెర్షన్‌లో, యాక్టివ్ వాయిస్ ఉపయోగించబడుతుంది, ఇది ఆలోచనను స్పష్టంగా మరియు స్పష్టంగా తెలియజేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.
- కొన్ని సమయాల్లో, నిష్క్రియాత్మక వాయిస్ మీ సందేశాన్ని తెలియజేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది మరియు లోపం లేదా వికారమైన వాస్తవంపై ఎక్కువ దృష్టిని ఆకర్షించదు. ఈ సందర్భంలో మాత్రమే ఉపయోగించండి. సాధారణంగా, చెల్లుబాటు అయ్యే వాయిస్‌కు ప్రాధాన్యత ఇవ్వబడుతుంది.
4 మునుపటి ఈవెంట్‌లకు లింక్ లేదా రీడర్‌తో కమ్యూనికేషన్. మీరు అప్పు గురించి గతంలో నినా సెరోవాకు తెలియజేసి ఉండవచ్చు. రీడర్ గత సమావేశంలో మీ అంతరిక్ష కార్యక్రమంపై తన అసంతృప్తిని వ్యక్తం చేయవచ్చు. మీరు ఇప్పటికే కమ్యూనికేట్ చేసి ఉంటే, ఈ వాస్తవాన్ని గుర్తు చేయండి. రీడర్ ముఖ్యమైన వివరాలను గుర్తుకు తెచ్చుకోగలడు మరియు మీ లేఖ చాలా ముఖ్యమైనది మరియు అత్యవసరంగా ఉంటుంది. - ఇలాంటి పదబంధాలను ఉపయోగించండి: "గత లేఖ ప్రకారం ...", "గత నెలలో మీ సకాలంలో చెల్లింపుకు ధన్యవాదాలు," - లేదా: "మేలో కాన్ఫరెన్స్‌లో మీ నిర్మాణాత్మక వ్యాఖ్యలను వినడానికి మేము సంతోషిస్తున్నాము."
5 అభ్యర్థన చేయండి లేదా సహాయం అందించండి. మర్యాదపూర్వక అభ్యర్థనతో సానుకూల స్వరాన్ని సెట్ చేయండి లేదా సహాయం రూపంలో సహకారాన్ని అందించండి. - మీరు ఒక కంపెనీని కలిగి ఉన్నారని మరియు రుణాన్ని చెల్లించడానికి క్లయింట్‌ను ఒప్పించాలని అనుకుందాం. పదబంధాన్ని ఉపయోగించండి: "మీ సహాయం మరియు తక్షణ చెల్లింపుకు నేను కృతజ్ఞుడను."
- మీరు కంపెనీ తరపున వ్రాస్తున్నట్లయితే, "మా HR మేనేజర్‌తో మీ కోసం వ్యక్తిగత సమావేశం ఏర్పాటు చేయాలనుకుంటున్నాము" అనే పదబంధాన్ని ఉపయోగించండి.
- సాధ్యమయ్యే అన్ని ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వడానికి మరియు రీడర్ యొక్క సందేహాలను తొలగించడానికి కూడా ఆఫర్ చేయండి. ఉదాహరణ: "మీ ఏవైనా ప్రశ్నలకు సమాధానమివ్వడానికి లేదా చెల్లింపుపై ఏవైనా సందేహాలను నివృత్తి చేయడానికి మేము సంతోషిస్తాము", - లేదా: "మీరు మా ప్రోగ్రామ్ గురించి మరిన్ని వివరాలను తెలుసుకోవాలనుకుంటున్నారా?"
6 లేఖను పూర్తి చేయండి. మీ వైపు నుండి లేదా కస్టమర్ వైపు నుండి కాల్-టు-యాక్షన్ ఉపయోగించండి. ఇది నిర్ధిష్ట కాల వ్యవధిలో రుణాన్ని చెల్లించే అభ్యర్థన లేదా క్లయింట్‌తో సమావేశాన్ని ఏర్పాటు చేసే ఆఫర్ కావచ్చు. - భవిష్యత్తులో కమ్యూనికేట్ చేయాలనే ఆశతో ఒక ప్రతిపాదనను వ్రాయండి: "వచ్చే వారం బడ్జెట్ సమావేశంలో మిమ్మల్ని కలవడానికి ఎదురుచూస్తున్నాము," - లేదా: "మా ఆఫీసులో కలిసినప్పుడు ఈ అంశాలన్నింటినీ మీతో మరింత వివరంగా చర్చించినందుకు మేము సంతోషిస్తాము . "
- లేఖకు పత్రాలు జత చేయబడితే సూచించండి. ఇలాంటి పదబంధాన్ని జోడించండి: "గత నెలలో మేము మీకు ఇన్‌వాయిస్ పంపుతున్నాము," - లేదా: "స్పేస్ ప్రోగ్రామ్ కాపీ లేఖకు జతచేయబడింది."
- ముగింపులో ముగింపు పదబంధాన్ని ఉపయోగించండి. ఖాతాదారులు ఇలా వ్రాయడం ఉత్తమం: "భవదీయులు", లేదా: "శుభాకాంక్షలు."
- అపరిచితులకు అధికారిక అక్షరాలలో "అభినందనలు" అనే పదాలను ఉపయోగించండి.
- వ్రాయండి: "ఆల్ ది బెస్ట్" మీకు తెలిసినట్లయితే లేదా ఒక వ్యక్తికి సహకరిస్తే.
7 తప్పులు సరిదిద్దు. లేఖలో వ్యాకరణ దోషాలు ఉంటే సరైన ఫార్మాటింగ్ మరియు పదాలు ఏ పాత్ర పోషించవు! - నిష్క్రియాత్మక వాయిస్ యొక్క అన్ని కేసులను కనుగొనడానికి మరియు తగిన సర్దుబాట్లు చేయడానికి ప్రయత్నించండి.
- దీర్ఘ మరియు గందరగోళ వాక్యాలపై శ్రద్ధ వహించండి. ఒక వ్యాపార లేఖలో, "బెటర్ తక్కువ తక్కువ మంచిది" అనే నియమం వర్తిస్తుంది, కాబట్టి సుదీర్ఘ వాక్యాలు విస్మరించబడాలి.
చిట్కాలు
- లేఖను అన్‌లైన్ చేయని A4 కాగితంపై ముద్రించండి. మెయిల్ చేస్తే, అక్షరాన్ని మూడుసార్లు మడిచి, దానిని ప్రామాణిక ఎన్వలప్‌లో ఉంచండి.
