విషయము

• దశలు
• పార్ట్ 1 ఆఫ్ 3: మెమోరాండం యొక్క శైలి మరియు భాషను ఎంచుకోవడం
• పార్ట్ 2 ఆఫ్ 3: మెమో రాయడానికి సిద్ధమవుతోంది
• పార్ట్ 3 ఆఫ్ 3: మెమో రాయడం

మెమో అనేది ఒక సంస్థలోని సమాచారాన్ని కమ్యూనికేట్ చేయడానికి ప్రపంచవ్యాప్తంగా ఆమోదించబడిన మార్గం. సర్వీస్ నోట్లను రెండు కంపెనీల మధ్య ఉత్తర ప్రత్యుత్తరాలలో కూడా ఉపయోగించవచ్చు. మెమో ప్రొఫెషనల్‌గా ఉండాలి మరియు సమాచారాన్ని స్పష్టంగా తెలియజేయాలి. మీరు ఎప్పుడూ మెమోలు వ్రాయకపోతే చింతించకండి - ఈ ఆర్టికల్ మీకు ఎలా నేర్పుతుంది.

దశలు

పార్ట్ 1 ఆఫ్ 3: మెమోరాండం యొక్క శైలి మరియు భాషను ఎంచుకోవడం

1. 1 అనధికారిక భాషను ఉపయోగించవద్దు. మెమో యొక్క భాష సరళంగా ఉండాలి కానీ అధికారికంగా ఉండాలి.
   • “హలో! చివరకు శుక్రవారం! నేను మీకు ఒక ముఖ్యమైన విషయం గురించి చెప్పాలనుకుంటున్నాను. "
   • బదులుగా, ఇలా వ్రాయండి: "ఈ గమనిక ప్రాజెక్ట్ 319 పురోగతిపై మీకు తెలియజేస్తుంది."
2. 2 మీ మెమోలో, తటస్థ స్వరానికి కట్టుబడి ఉండండి - అతిగా భావోద్వేగం మరియు ఆత్మాశ్రయంతో ఉండకండి. క్లెయిమ్ చేసేటప్పుడు వాస్తవాలు మరియు ఆధారాలపై ఆధారపడటానికి మీ వంతు కృషి చేయండి.
   • ఉదాహరణకు, మీరు ఇలా వ్రాయకూడదు: "మనం కోరుకున్నదంతా శుక్రవారాల్లో పనికి వస్తే మనమందరం చాలా సంతోషంగా ఉంటామని నేను అనుకుంటున్నాను."
   • బదులుగా, శుక్రవారం ఉద్యోగులందరూ సాధారణ దుస్తులు ధరించాలనుకుంటున్నారా మరియు ఇది కార్పొరేట్ నైతికతను ఎలా ప్రభావితం చేస్తుందో పరిశోధించండి.
3. 3 సిగ్నల్ పదబంధాలను ఉపయోగించండి. మీరు సాక్ష్యాలను అందించబోతున్నప్పుడు లేదా మూలాన్ని ఉదహరించినప్పుడు, తగిన పదబంధాలను ఉపయోగించాలని నిర్ధారించుకోండి.
   • ఉదాహరణకు: "మా డేటా ప్రకారం ..." లేదా "జరిపిన అధ్యయనాలు దానిని చూపుతాయి ...".
4. 4 తగిన ఫాంట్ మరియు పరిమాణాన్ని ఎంచుకోండి. మెమో చదవడానికి సులభంగా ఉండాలి, కాబట్టి అతి చిన్న ముద్రణను ఉపయోగించకుండా ఉండండి; 11 లేదా 12 అనేది ప్రామాణిక ఫాంట్ పరిమాణం.
   • మీరు టైమ్స్ న్యూ రోమన్ వంటి సాధారణ ఫాంట్ శైలిని కూడా ఎంచుకోవాలి. కామిక్ సాన్స్ వంటి ఫన్నీ లేదా ఫాన్సీ ఫాంట్‌లో మీ గమనికను వ్రాయవద్దు (మీరు అలా చేస్తే వారు మిమ్మల్ని చూసి నవ్వుతారు!).
5. 5 ప్రామాణిక ఫీల్డ్‌లను ఉపయోగించండి. 2.5 సెం.మీ మార్జిన్‌లు మెమోలకు ప్రామాణికం, అయితే కొన్ని టెక్స్ట్ ఎడిటర్‌లు పెద్ద మార్జిన్‌లతో మెమోస్ టెంప్లేట్‌లను కలిగి ఉండవచ్చు (ఉదాహరణకు, 3 సెం.మీ.).
6. 6 సింగిల్ లైన్ స్పేసింగ్‌తో సర్వీస్ నోట్స్ వ్రాయబడతాయి. పేరాలు మరియు విభాగాల మధ్య ఖాళీ లైన్ ఉంచండి.
   • పేరాలను ఇండెంట్ చేయవద్దు.

పార్ట్ 2 ఆఫ్ 3: మెమో రాయడానికి సిద్ధమవుతోంది

1. 1 మీరు ముఖ్యమైన వ్యక్తుల గురించి (పనిలో) చాలా మందికి తెలియజేయవలసి వస్తే, వారికి మెమో పంపండి. మీరు సమాచారాన్ని ప్రసారం చేసిన వాస్తవం డాక్యుమెంట్ చేయవలసి ఉంటే మీరు దానిని ఒక వ్యక్తికి కూడా పంపవచ్చు.
   • అయితే, కొన్ని సందర్భాల్లో మీకు కావలసిన వ్యక్తులతో మాట్లాడటం మంచిది.
   • అదనంగా, కొంత సమాచారం లిఖితపూర్వకంగా ప్రసారం చేయబడదు.
2. 2 ప్రసారం చేయబడిన సమాచారాన్ని బట్టి, నోట్ యొక్క కంటెంట్ మరియు ఫార్మాట్ మారవచ్చు. చాలా మెమోలు కింది సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటాయి:
   • సమస్యకు కొత్త ఆలోచన లేదా పరిష్కారం.ఉదాహరణకు, ఓవర్ టైం ఖర్చులను ప్లాన్ చేయడంలో సమస్యను ఎలా పరిష్కరించాలో మీకు తెలిస్తే, దాని గురించి మెమోలో వ్రాసి మీ బాస్‌కు పంపండి.
   • ఆదేశాలు. ఉదాహరణకు, మీ డిపార్ట్మెంట్ హోస్ట్ చేస్తున్న రాబోయే కాన్ఫరెన్స్‌లో బాధ్యతలను పంపిణీ చేయడానికి మెమో పంపడం ఒక ప్రభావవంతమైన మార్గం.
   • నివేదిక ఇటీవలి ఈవెంట్ యొక్క సహోద్యోగులకు తెలియజేయడానికి లేదా ప్రాజెక్ట్ గురించి కొత్త సమాచారాన్ని వారికి తెలియజేయడానికి లేదా అధ్యయనం ఫలితాలపై నివేదికను సమర్పించడానికి మీరు ఒక గమనికను కూడా పంపవచ్చు.
3. 3 బహుశా మీరు అనేక ప్రాజెక్ట్‌లలో పని చేస్తున్నారు మరియు వాటిని మెమోలో పంచుకోవాలనుకుంటున్నారు. అలా చేయకూడదు. సర్వీస్ నోట్స్‌లో ఒక నిర్దిష్ట సమస్య (టాపిక్, ప్రాజెక్ట్ మరియు మొదలైనవి) సమాచారం ఉంటుంది.
   • మెమో చిన్నది, సమాచారం మరియు చదవడానికి సులభంగా ఉండాలి. అందువల్ల, కేవలం ఒక అంశంపై దృష్టి పెట్టడం ద్వారా, మీరు సమాచారాన్ని చదివి, పరిగణనలోకి తీసుకున్నారని నిర్ధారించుకోండి.
4. 4 మీ గమనిక యొక్క కంటెంట్ మరియు శైలి లక్ష్య ప్రేక్షకుల మీద ఆధారపడి ఉంటుంది, కాబట్టి మీ గమనికను ఎవరు చదువుతారో ఆలోచించండి.
   • ఉదాహరణకు, మీ సహోద్యోగులకు ఒక ముఖ్యమైన తేదీని ప్లాన్ చేయడం గురించి మెమో శైలి మరియు పురోగతి నివేదికతో మీ యజమాని కోసం నోట్ శైలి చాలా భిన్నంగా ఉంటుంది.

పార్ట్ 3 ఆఫ్ 3: మెమో రాయడం

1. 1 నోట్ టైటిల్ చేయండి. బిజినెస్ కరస్పాండెన్స్‌లో టైటిల్ డాక్యుమెంట్‌లకు ఇది సాధారణ పద్ధతి.
   • ఉదాహరణకు, పేజీ ఎగువన, "మెమో" లేదా "మెమో" అని వ్రాయండి.
   • మీరు శీర్షికను మధ్యలో ఉంచవచ్చు లేదా పేజీకి ఎడమవైపు నొక్కండి. మీరు ఇంతకు ముందు అందుకున్న మెమోలను చూసి వాటి ఆకృతిని కాపీ చేయడం ఉత్తమం.
2. 2 మీ నోట్ కోసం ఒక శీర్షిక రాయండి. ఇది కింది సమాచారాన్ని కలిగి ఉండాలి:
   • TO: మీరు నోట్ పంపుతున్న వ్యక్తుల పేర్లు మరియు శీర్షికలను వ్రాయండి.
   • OT: మీ పేరు మరియు శీర్షిక రాయండి.
   • తేదీ: సంవత్సరంతో సహా ఖచ్చితమైన తేదీని వ్రాయండి.
   • టాపిక్: నోట్ దేని గురించి ఉంటుందో దాని గురించి చిన్న కానీ ఖచ్చితమైన వివరణ ఇవ్వండి.
   • దయచేసి "సబ్జెక్ట్" కు బదులుగా మీరు "Ref" అని వ్రాయవచ్చని గమనించండి.
3. 3 నోట్ గ్రహీతల జాబితాలో, మీరు ఎవరికి పంపబోతున్నారో వారందరినీ తప్పకుండా చేర్చండి. నోట్‌ని స్వీకరించేవారిని అందులోని సమాచారం ద్వారా ప్రభావితం చేసే వ్యక్తులకు పరిమితం చేయండి.
   • మీ డిపార్ట్‌మెంట్ లేదా కంపెనీలోని సమస్య కొంత మందికి మాత్రమే సంబంధించినది అయితే మీ అందరికీ నోట్ పంపవద్దు.
   • మీరు కంపెనీ ఉద్యోగులందరికీ ఒకేసారి నోట్‌లు పంపితే, వారు నోట్‌లతో బాంబు పేల్చబడతారు మరియు వాటిని జాగ్రత్తగా చదవరు, లేదా వారు అస్సలు చదవరు.
4. 4 గమనిక గ్రహీతల జాబితాలో, పూర్తి పేర్లు మరియు శీర్షికలను చేర్చండి. మీరు మీ బాస్‌తో షార్ట్ లెగ్‌లో ఉన్నా, బిజినెస్ కరస్పాండెన్స్‌లో ఫార్మల్ టోన్‌కు కట్టుబడి ఉండటం మంచిది. ఉదాహరణకు, మీరు అతని కార్యాలయానికి వెళ్లినప్పుడు మీరు అతన్ని "వ్లాదిమిర్" అని పిలవవచ్చు, కానీ మీ మెమోలో, "మిస్టర్ డిమిత్రివ్" లేదా "వ్లాదిమిర్ నికోలెవిచ్" అని సూచించండి.
   • గమనిక గ్రహీతలను జాబితా చేసేటప్పుడు దీన్ని గుర్తుంచుకోండి - పూర్తి పేరు మరియు శీర్షికను చేర్చండి.
5. 5 మీరు మరొక కంపెనీ నుండి ఒకరికి నోట్ పంపుతున్నట్లయితే, వారిని సంప్రదించడానికి సరైన రూపాన్ని గుర్తించడం చాలా ముఖ్యం. ఈ వ్యక్తి గురించి సమాచారాన్ని కనుగొనడానికి సమయం కేటాయించండి; చాలా మటుకు, ఇది అతని కంపెనీ వెబ్‌సైట్‌లో చేయవచ్చు.
   • ఉదాహరణకు, ఆ వ్యక్తికి డాక్టరేట్ ఉంటే, తప్పకుండా చేర్చండి.
   • అలాగే, ఈ వ్యక్తి కలిగి ఉన్న స్థానాన్ని కనుగొని, మీ గమనికలో చేర్చండి.
6. 6 మీ గమనిక విషయం గురించి ఆలోచించండి. ఇది క్లుప్తంగా మరియు సూటిగా ఉండాలి.
   • ఉదాహరణకు, "కొత్త కస్టమర్‌లు" అనేది చాలా అస్పష్టమైన అంశం, మరియు ఎవరైనా మీ నోట్‌ను కొన్ని రోజులు లేదా వారాలలో కనుగొనాలనుకుంటే, అతను లేదా ఆమె దీన్ని చేయడం చాలా కష్టమవుతుంది.
   • ఉత్తమ అంశం: "కస్టమర్ విస్తరణ నివేదిక".
7. 7 నియమం ప్రకారం, శుభాకాంక్షలు సర్వీస్ మెమోలలో వ్రాయబడవు. కానీ, మీకు కావాలంటే, మీరు "ప్రియమైన మిస్టర్ డిమిత్రివ్" లేదా "ప్రియమైన సహోద్యోగులతో" నోట్ యొక్క వచనాన్ని ప్రారంభించవచ్చు.
   • గమనిక చిన్నదిగా మరియు సమాచారంగా ఉండాలి, కాబట్టి శుభాకాంక్షలు విస్మరించబడతాయి.
8. 8 గమనిక యొక్క పరిచయ విభాగాన్ని వ్రాయండి. అందులో, మెమో రాయడం మరియు పంపడం యొక్క ఉద్దేశ్యాన్ని స్పష్టంగా పేర్కొనండి.
   • ఉదాహరణకు, "నేను వ్రాస్తున్నాను ...". నోట్ యొక్క పరిచయ భాగం దానిలో సమర్పించబడిన సమాచారం యొక్క సంక్షిప్త అవలోకనాన్ని కలిగి ఉండాలి.
9. 9 పరిచయ విభాగం చిన్నదిగా ఉండాలి. అందులో వివరాలు మరియు ఇతర వివరాలను అందించాల్సిన అవసరం లేదు.
   • అనేక చిన్న వాక్యాల పరిచయ విభాగాన్ని చేయండి (చిన్న పేరా).
10. 10 ప్రధాన సమాచారం యొక్క ప్రదర్శన శైలిని నిర్ణయించండి. ఇది 2-4 పేరాల్లో జతచేయబడాలి. ప్రదర్శన శైలి సమాచారంపై ఆధారపడి ఉంటుంది.
    • ఉదాహరణకు, మీరు ప్రాముఖ్యత క్రమంలో లేదా మీ ప్రాజెక్ట్ విచ్ఛిన్నమైన ప్రక్రియల ప్రకారం సమాచారాన్ని ప్రదర్శించవచ్చు.
11. 11 సర్వీస్ నోట్ తప్పనిసరిగా విభాగాలుగా (పేరాలు) విభజించబడాలి, తద్వారా దాని పాఠకులు సమాచారాన్ని సులభంగా గ్రహించవచ్చు; అదనంగా, నోట్‌లో ముఖ్యమైన అంశాలను గుర్తించడంలో విభాగాలు వారికి సహాయపడతాయి.
12. 12 ప్రతి విభాగానికి శీర్షిక; పేరా యొక్క శీర్షిక అది కలిగి ఉన్న సమాచారాన్ని స్పష్టంగా సూచించాలి.
    • ఉదాహరణకు, మీరు మీ రాబోయే ఆఫీస్ మూవ్ నోట్‌ను ఈ క్రింది విభాగాలుగా విభజించవచ్చు: కొత్త ఆఫీస్ లొకేషన్, ప్యాకింగ్ ఎక్విప్‌మెంట్ మరియు డాక్యుమెంట్‌ల కోసం సూచనలు మరియు రీలోకేషన్ షెడ్యూల్.
13. 13 ప్రతి విభాగం యొక్క మొదటి వాక్యం పాఠకులకు ఈ పేరా ఏమిటో తెలియజేయాలి.
    • మీ గమనికలోని వ్యక్తిగత పేరాలు లేదా విభాగాలు పరిశీలనలో ఉన్న అంశంపై నిర్దిష్ట అంశంపై దృష్టి పెట్టాలి.
14. 14 ముఖ్యమైన అంశాలను హైలైట్ చేయడానికి, జాబితా లేదా జాబితాను సృష్టించండి. ఇది పాఠకులకు కీలక అంశాలపై దృష్టి పెట్టడానికి మరియు సమాచారాన్ని వేగంగా చదవడానికి మరియు గ్రహించడానికి సహాయపడుతుంది.
15. 15 మెమో పరిమాణం 1-2 పేజీలకు మించకూడదు.
    • ఇది సింగిల్ లైన్ స్పేసింగ్ మరియు పేరాగ్రాఫ్‌ల మధ్య ఖాళీ లైన్‌తో కూడిన స్టాండర్డ్ మెమోస్ సైజ్.
16. 16 సమర్పించిన సమాచారాన్ని సంగ్రహించే పేరాను పరిగణించండి. చాలా సందర్భాలలో, ఇది అవసరం లేదు, ప్రత్యేకించి మీరు ఒక చిన్న గమనిక వ్రాస్తే.
    • కానీ సమర్పించిన సమాచారం చాలా క్లిష్టంగా ఉంటే లేదా మెమో యొక్క పరిమాణం ప్రామాణికం కంటే ఎక్కువగా ఉంటే, సమర్పించిన సమాచారాన్ని సంగ్రహించే చిన్న పేరాను చేర్చడం మంచిది (అనగా కీలక అంశాలు).
17. 17 మీకు అవసరం లేదని మీరు అనుకోనప్పటికీ, ముగింపు పేరాను చేర్చాలని నిర్ధారించుకోండి. కింది వాటిని పరిగణించండి:
    • మెమో యొక్క లక్ష్యాలు ఏమిటి? పాఠకులు ఏదైనా చేయమని ప్రోత్సహించాలా? ఉద్యోగులు సమయానికి నివేదించాలా? అలా అయితే, తుది పేరాలో దీన్ని స్పష్టంగా పేర్కొనండి.
    • తదుపరి చర్య అవసరం లేనట్లయితే, కింది ముగింపును వ్రాయండి: "ఈ సమస్య గురించి చర్చించడం నాకు సంతోషంగా ఉంటుంది" లేదా "ఈ అంశంపై మీకు ప్రశ్నలు లేదా వ్యాఖ్యలు ఉంటే, వాటికి సమాధానమివ్వడానికి నేను సంతోషిస్తాను."
18. 18 మీకు కావాలంటే, నోట్ చివర మీ పేరు లేదా సంతకాన్ని ఉంచండి (కానీ ఇది అవసరం లేదు). ఇదే జరిగితే, మీరు ఇతర ఉద్యోగుల నుండి అందుకున్న మెమోలను చూడండి.
    • వారు గమనికలపై సంతకం చేస్తే (ఉదాహరణకు, “భవదీయులు, ఇవనోవ్ AA), అదే చేయండి.
    • మీరు నోట్ మీద సంతకం చేయకూడదనుకుంటే, మీరు డాక్యుమెంట్ చివర మీ మొదటి అక్షరాలను ఉంచవచ్చు.
19. 19 పట్టికలు, గ్రాఫ్‌లు లేదా నివేదికలు నోట్‌కు జోడించబడితే ఏదైనా జోడింపుల గురించి రిమైండర్ చేయండి. దీన్ని చేయడానికి, డాక్యుమెంట్ చివరిలో వ్రాయండి, ఉదాహరణకు, "అనుబంధం: టేబుల్ 1".
    • గమనిక యొక్క ప్రధాన వచనంలో అటాచ్‌మెంట్‌లు తప్పనిసరిగా పేర్కొనబడాలి.
    • ఉదాహరణకు, మీరు కొత్త కార్యాలయానికి రాబోతున్నట్లు వ్రాస్తుంటే, మీరు ఇలా వ్రాయవచ్చు, “త్రైమాసికం ముగిసే సమయానికి మేము తరలింపును పూర్తి చేయాలనుకుంటున్నాము. వివరణాత్మక కదిలే షెడ్యూల్ కోసం జోడించిన టేబుల్ 1 చూడండి. "
20. 20 మీ గమనికను సమర్పించే ముందు తప్పకుండా తనిఖీ చేయండి. వాక్యాలు వ్యాకరణపరంగా సరైనవని, నోట్‌లో స్పెల్లింగ్ లేదా వాక్యనిర్మాణ లోపాలు లేవని మరియు సమాచారం అర్థవంతంగా ఉందని నిర్ధారించుకోండి.
    • గమనికను మొదట తనిఖీ చేసిన తర్వాత పంపవద్దు (తప్ప, ఇది అత్యవసర గమనిక తప్ప). పత్రాన్ని పక్కన పెట్టండి మరియు ఒక గంటలో మళ్లీ తనిఖీ చేయండి. మీరు ఇంతకు ముందు తప్పిపోయిన కొత్త లోపాలు మరియు సరికానివి బహుశా మీకు కనిపిస్తాయి.
    • గమనికలో రహస్య సమాచారం ఉంటే, మీ కంపెనీ గోప్యతా విధానాన్ని తనిఖీ చేయండి మరియు మీ గమనికను సమీక్షించే వ్యక్తి పేరును తెలుసుకోండి మరియు స్థాపించబడిన నియమాలకు అనుగుణంగా దాని అభిప్రాయాన్ని తెలియజేయండి.