విషయము

• దశలు
• సలహా

మీకు బ్యాంక్, ఇన్సూరెన్స్ కంపెనీ, స్టేట్ ఏజెన్సీ, యజమాని లేదా పాఠశాల సమస్య ఉందా? ఏదైనా చేయమని వారిని ఒప్పించి లేదా సమస్యతో మీకు సహాయం చేయమని వారిని ఒప్పించే లేఖను మీరు పంపించాల్సిన అవసరం ఉందా, కాని దీన్ని ఎక్కడ ప్రారంభించాలో మీకు తెలియదా? తరువాతి వ్యాసం సమర్థవంతమైన ఒప్పించే లేఖను ఎలా రాయాలో మార్గనిర్దేశం చేస్తుంది.

దశలు

4 యొక్క 1 వ భాగం: సిద్ధం చేయండి

1. 

   ఆలోచనలు. మీరు ఒక లేఖ రాయడం ప్రారంభించే ముందు, మీరు లేఖ ద్వారా ఏమి తెలియజేయాలనుకుంటున్నారు, మీరు ఈ లేఖ ఎందుకు వ్రాస్తున్నారు, అలాగే గ్రహీత మీ తర్వాత అందించే అభ్యంతరాల గురించి ఆలోచించండి. లేఖ చదవండి. మొదట మనస్సులో ఒక ఆలోచనను కలిగి ఉండటం వలన అక్షరం యొక్క ప్రధాన విషయాన్ని స్పష్టంగా నిర్వచించడంలో మీకు సహాయపడుతుంది మరియు అక్షరం లక్ష్యంగా ఉన్న అంశాన్ని అర్థం చేసుకోవచ్చు.
   • వాక్య నమూనాతో లేఖను తెరవడం: నేను "ప్రయోజనం" యొక్క "రీడర్" ని ఒప్పించాలనుకుంటున్నాను. "రీడర్" ను మీరు లేఖ పంపిన వ్యక్తితో మరియు "ప్రయోజనం" ను మీరు ఒప్పించటానికి ప్రయత్నిస్తున్న దానితో భర్తీ చేయండి.
   • మీరు పై దశను పూర్తి చేసిన తర్వాత, మీరే ఇలా ప్రశ్నించుకోండి: ఎందుకు? మీ కోరికలతో రీడర్ అంగీకరించాలని మీరు కోరుకునే కారణాలను అండర్లైన్ చేయండి.
   • మీరు దాని కారణాలను జాబితా చేసిన తర్వాత, వాటిని ప్రాముఖ్యతతో నిర్వహించండి. అన్ని ముఖ్యమైన కారణాలను ఒక కాలమ్‌లో ఉంచండి మరియు మరొక కాలమ్‌లో కంటే తక్కువ ప్రాముఖ్యత గల కారణాలను ఉంచండి. ఈ దశ ముఖ్యమైన మరియు సంబంధిత సమాచారాన్ని హైలైట్ చేయడానికి సమాచారాన్ని సంగ్రహించడానికి సహాయపడుతుంది.

2. 

   
   
   మీ ఉద్దేశ్యం తెలుసుకోండి. మీ లక్ష్యాలు ఏమిటో మీకు ఖచ్చితంగా తెలుసని నిర్ధారించుకోండి. మీరు సాధించాల్సిన విషయాలు ఏమిటి మరియు మీ పాఠకులు ఏమి చేయాలనుకుంటున్నారు.
   • అదే సమయంలో, మీరు ఆలోచిస్తున్న సమస్యలను పరిష్కరించడానికి పరిష్కారాల గురించి మీరే ఆలోచించండి.

3. 

   
   
   లక్ష్య అక్షరాన్ని అర్థం చేసుకోండి. మీ విషయాన్ని విశ్లేషించడం మరియు అర్థం చేసుకోవడం మీ లేఖ యొక్క కూర్పును రూపొందించడంలో మీకు సహాయపడుతుంది. వీలైతే, మీ పాఠకులు మీతో ఏకీభవించారా లేదా విభేదిస్తున్నారా లేదా వారు తటస్థంగా ఉన్నారా అని నిర్ణయించండి.మీ దశను మీ మనస్సులో ఎక్కడ ఉంచాలో గుర్తించడానికి ఈ దశ మీకు సహాయపడుతుంది.
   • మీరు లేఖను పంపుతున్న వ్యక్తి యొక్క నిజమైన గుర్తింపును గుర్తించడానికి ప్రయత్నించండి. వారు ఎవరు మరియు వారు నిజంగా మీకు సహాయం చేయాలని మీరు నమ్ముతారు? మీ లేఖ విస్మరించబడుతుందా లేదా అది నిర్వహించబడుతుందా? గ్రహీత ఉన్నత స్థితిలో ఉన్నారా లేదా ఈ సమస్యను పరిష్కరించే పనితీరు ఉన్నదా? గ్రహీత యొక్క స్థానాన్ని బట్టి, విభిన్న పదాలు ఉంటాయి.
   • చర్చించబడుతున్న అంశం గురించి పాఠకుల అభిప్రాయాలు మరియు ఆలోచించే మార్గాలు ఏమిటో తెలుసుకోవడానికి ప్రయత్నించండి. మీకు మరియు మీ పాఠకులకు మధ్య విరుద్ధమైన అభిప్రాయాలు తలెత్తవచ్చా? అటువంటి అభిప్రాయాలను మీరు అధికారిక పద్ధతిలో ఎలా ప్రదర్శించవచ్చు?
   • మీ అంశంతో మీ పాఠకుడికి ఏ ఆసక్తులు ఉన్నాయో తెలుసుకోండి. వారు వ్యవహరించే సామర్థ్యం ఉందా? వారు నేరుగా ఈ అంశంపై ప్రభావం చూపుతున్నారా? వాటిని సమీక్షించడానికి వారు ఎంత సమయం కేటాయించాలి?
   • పాఠకుడిని ఒప్పించడానికి మీ వ్యాసంలో మీరు సమర్పించాల్సిన సాక్ష్యాల గురించి ఆలోచించండి.

4. 

   
   
   అంశంపై పరిశోధన చేయండి. అత్యంత నమ్మదగిన భాషలో వాస్తవిక ఆధారాలు మరియు సంబంధిత సమాచారం ఉండాలి. మీరు వేరే కోణం నుండి చూస్తున్నారని నిర్ధారించుకోండి. మీ దృక్కోణం నుండి సమస్యను అధ్యయనం చేయవద్దు, కానీ వ్యతిరేక అభిప్రాయాలు మరియు వాటి వాస్తవాలను పేర్కొనండి.
   • మీ దావాకు మద్దతు ఇవ్వడానికి వాస్తవిక వాస్తవాలు, తార్కిక వాదనలు, గణాంకాలు మరియు సంబంధిత సాక్ష్యాలను ఉపయోగించండి.
   • ప్రత్యర్థి వైపు స్థానం తప్పు అని నొక్కి చెప్పే బదులు, మీ స్థానం ఎందుకు సరైనదో వివరించడానికి మరియు పరిగణించాల్సిన అవసరం ఉందని వివరించండి.
   ప్రకటన

4 యొక్క 2 వ భాగం: ఒక అక్షరాన్ని ఆకృతీకరించడం

1. 

   బ్లాక్ ఆకృతిని ఉపయోగించండి. వ్యాపార అక్షరాలు ప్రత్యేకమైన ఆకృతిని కలిగి ఉంటాయి. సరైన ఆకృతిలో వ్రాసిన లేఖను చదివేటప్పుడు, పాఠకుడు ఒక విధంగా లేదా మరొక విధంగా పరధ్యానం చెందడు. దీనికి విరుద్ధంగా, మీరు సరిగ్గా ఏర్పాటు చేయకపోతే, ఆ లేఖ మీ గురించి చెడు అభిప్రాయాన్ని పాఠకుల దృష్టిలో ఉంచుతుంది మరియు వారు మీ లేఖను పక్కకు విసిరేయవచ్చు.
   • పంక్తి విరామాలు మరియు ప్రత్యేక పేరాగ్రాఫ్‌లు ఉపయోగించడం ద్వారా ప్రారంభించండి.
   • ప్రతి పేరాను సమలేఖనం చేయండి. మరో మాటలో చెప్పాలంటే, గద్య లేదా వ్యాసం రాసేటప్పుడు పేరాను ఇండెంట్ చేయవద్దు.
   • పేరాగ్రాఫ్‌ల మధ్య ఒక లైన్.
   • ప్రామాణిక ఫాంట్‌ను ఉపయోగించండి, సాధారణంగా టైమ్స్ న్యూ రోమన్ లేదా ఏరియల్ 12 ఫాంట్ పరిమాణంతో.

2. 

   చిరునామా అక్షరం ప్రారంభంలో విడిగా ఉంచబడుతుంది. అక్షరం యొక్క ఎగువ ఎడమ మూలలో మీ చిరునామాను టైప్ చేయడం ద్వారా ప్రారంభించండి. మీ పేరును చేర్చవద్దు, కానీ వీధి, నగరం, ప్రావిన్స్ (యుఎస్ వంటి రాష్ట్రాలు ఉన్న దేశాల కోసం "రాష్ట్రం" ఉపయోగించండి ...) మరియు ఏరియా కోడ్ మాత్రమే చేర్చండి. మీరు మీ ఫోన్ నంబర్ మరియు ఇమెయిల్‌ను ఈ క్రింది ప్రత్యేక పంక్తులలో కూడా నమోదు చేయవచ్చు. మీరు UK లో నివసిస్తుంటే, చిరునామా కుడి వైపున ఉండాలి. అప్పుడు ఒక లైన్ దూరంలో.
   • తేదీని నమోదు చేయండి. నెలలు అక్షరాల రూపంలో రాస్తారు, తరువాత తేదీ మరియు సంవత్సరం వరుసగా ఉంటాయి. గమనిక: ఈ పద్ధతి ఇంగ్లీష్ మాట్లాడే దేశాలలో ఉపయోగించబడుతుంది. వియత్నాంలో, "రోజు ... నెల ... సంవత్సరం ..." అనే క్రమాన్ని ఉపయోగించి). ఒక్క గీత.
   • జూన్ 4, 2013
   • గ్రహీత పేరు మరియు చిరునామాను టైప్ చేయండి. గ్రహీత యొక్క గుర్తింపును పేర్కొనడానికి ప్రయత్నించండి. ఒక్క గీత.

3. 

   గ్రీటింగ్‌తో లేఖ తెరవండి. గ్రహీత పేరుతో "ప్రియమైన" పరిచయం యొక్క సుపరిచితమైన రూపం. గ్రహీత పేరు సరిగ్గా టైప్ చేయబడిందని నిర్ధారించుకోండి, తద్వారా గ్రీటింగ్‌లోని పేరు సందేశ శీర్షికలోని గ్రహీత పేరుతో సరిపోతుంది.
   • చివరి పేరును సూచించేటప్పుడు గ్రహీత యొక్క మొదటి పేరుతో కలిపి మిస్టర్ (మిస్టర్), శ్రీమతి (శ్రీమతి), ప్రొఫెసర్ (డాక్టర్) వంటి శీర్షికలను ఉపయోగించండి. స్త్రీని ఏ పేరు పిలవాలో మీకు తెలియకపోతే "Ms. (Ms.)" ని ఉపయోగించండి
   • శీర్షిక తర్వాత ఎల్లప్పుడూ పెద్దప్రేగు వాడండి.
   • గ్రీటింగ్ మరియు మొదటి పేరా మధ్య ఒక గీతను వదిలివేయండి
   • ప్రియమైన ప్రొఫెసర్ బ్రౌన్:

4. 

   
   
   ఒక ముగింపుతో లేఖను మూసివేయండి. మీ ముగింపు వాక్యాన్ని వ్రాయడానికి ముందు, లేఖ యొక్క స్వరం గురించి ఆలోచించండి. "ధన్యవాదాలు," ముగింపు వాక్యాల యొక్క ప్రాథమిక రకాల్లో ఒకటి, అయితే "శుభాకాంక్షలు" వంటి వాక్యాలు మరింత స్నేహపూర్వకంగా ఉంటాయి. మీ లేఖ గౌరవప్రదమైన లేదా స్నేహపూర్వక ముగింపుతో సరిపోతుందో లేదో ఆలోచించండి. మీరు ఏ విధమైన తీర్మానాన్ని ఎంచుకున్నా, మొదటి పదాన్ని పెద్ద అక్షరం చేయాలి మరియు తదుపరి పదం చిన్నది అనే నియమాన్ని మీరు పాటించాలి. ముగింపు వాక్యాన్ని అనుసరించడం కామా.
   • అధికారిక మెయిల్ ఫార్మాట్ కోసం “శుభాకాంక్షలు, (గౌరవప్రదంగా మీది)” ఎంచుకోండి. "హృదయపూర్వకంగా," "దయతో," "ధన్యవాదాలు, (ధన్యవాదాలు,)" లేదా "మీది నిజంగా," ముగింపు రూపాలు. వ్యాపార ఇమెయిల్ కోసం ప్రమాణం. "బెస్ట్ రిగార్డ్, (బెస్ట్,)", "బెస్ట్ రిగార్డ్" లేదా "హ్యావ్ ఎ నైస్ డే" సన్నిహిత వ్యక్తీకరణలు. మరియు తక్కువ దూరపు అనుభూతి.
   • మీ పేరును టైప్ చేసే ముందు మీ సంతకం కోసం గది నాలుగు పంక్తులు చేయండి.
   • ధన్యవాదాలు,
   ప్రకటన

4 యొక్క 3 వ భాగం: అక్షరాలు రాయడం

1. 

   
   
   సంక్షిప్త మరియు సంక్షిప్త. ఒప్పించే అక్షరాలు చిన్నవిగా మరియు మర్యాదగా ఉండాలి. వ్యవస్థాపకులు అరుదుగా ఒక పేజీ కంటే ఎక్కువ పొడవు గల లేఖను లేదా బాధించే స్వరంతో ఉన్న లేఖను అరుదుగా చదువుతారు. చిందరవందర చేయకండి, వ్యాప్తి చెందకండి. స్పష్టమైన, పొందికైన వాక్యాలను ఉపయోగించడానికి ప్రయత్నించండి. ఆఫ్-టాపిక్ మానుకోండి మరియు అనవసరమైన, కాలం చెల్లిన లేదా అదనపు సమాచారాన్ని ఇవ్వండి.
   • మితిమీరిన వెర్బోస్ వాక్యాలను ఉపయోగించడం మానుకోండి. అత్యంత నమ్మదగిన వివరణాత్మక వాక్యాలను ఉపయోగించాల్సిన అవసరం ఉంది. వాక్యాలు చిన్నవి, అర్థం చేసుకోవడం సులభం మరియు చదవడం సులభం.
   • చాలా పొడవైన పేరాలు రాయవద్దు. ప్రతి పేరాలో ఎక్కువ సమాచారాన్ని చేర్చవద్దు, ఎందుకంటే ఇది అక్షరాన్ని చదివేటప్పుడు పాఠకుడికి నిరాశను కలిగిస్తుంది, విషయం నుండి బయటపడకండి లేదా విషయాన్ని మరింత గందరగోళానికి గురిచేయవద్దు. ప్రతి పేరాలో దగ్గరి సంబంధం ఉన్న సమాచారానికి కట్టుబడి ఉండండి మరియు మీరు క్రొత్త ఆలోచనను అభివృద్ధి చేయటం ప్రారంభించినప్పుడు మరొకదానికి వెళ్లండి.

2. 

   
   
   మొదటి రెండు వాక్యాలలో ప్రధాన ఆలోచనను పేర్కొనండి. తేలికైన మరియు సూటిగా ప్రారంభ వాక్యంతో ప్రారంభించండి. మీ కోరికలను (అంటే ప్రధాన ఆలోచన) మొదటి రెండు వాక్యాలలో పేర్కొనండి.
   • మొదటి పేరాలో రెండు నాలుగు వాక్యాలు మాత్రమే ఉండాలి.

3. 

   రెండవ పేరా లేఖ యొక్క ఉద్దేశ్యాన్ని నొక్కి చెప్పాలి. ఈ పేరాలో, మీ ఆలోచనలు, అవసరాలు లేదా లక్ష్యాలను వివరించండి. నిర్దిష్ట కారణాలు, సమాచారం లేదా కంటెంట్ ఇవ్వడానికి బదులుగా, మీ స్థానం, మీ పాయింట్లు, ఆసక్తులు లేదా అవసరాలను పూర్తిగా వివరించండి మరియు సమస్య యొక్క ప్రాముఖ్యతను వివరించండి. మీపై ఎంత ప్రభావం చూపుతుందో అది చర్య తీసుకోవడానికి మిమ్మల్ని బలవంతం చేస్తుంది.
   • వాస్తవిక వాక్యాలతో మీ కంటెంట్‌ను సహేతుకమైన, మర్యాదపూర్వకంగా అమర్చాలని గుర్తుంచుకోండి. మితిమీరిన భావోద్వేగ భాషను ఉపయోగించడం మానుకోండి, బలవంతపు పదాలను ఉపయోగించవద్దు, పాఠకులతో అసంబద్ధమైన వాక్యాలను ఉపయోగించవద్దు (ఇక్కడ పాఠకులు వ్యక్తులు లేదా సంస్థలు కావచ్చు) అలాగే ప్రత్యర్థి పార్టీకి మొరటుగా చూపదు.

4. 

   తదుపరి పేరాల్లో సహాయక పాయింట్లు చేయండి. తరువాతి కొన్ని పేరాలు దానితో పాటు సమాచారం మరియు అదనపు వివరాలను అందించడం ద్వారా మీ పాయింట్‌ను సమర్థిస్తాయి. తార్కిక, వాస్తవిక, సహేతుకమైన, ఆచరణాత్మక మరియు చట్టపరమైన వివరాలను అందించాలని నిర్ధారించుకోండి. భావోద్వేగ, నమ్మకాలు లేదా వ్యక్తిగత కోరికలు మాత్రమే. సుదీర్ఘ కథ చదవడానికి పాఠకుడిని పొందవద్దు; పాయింట్లు త్వరగా మరియు కచ్చితంగా చేయాల్సిన అవసరం ఉంది. దీన్ని సాధించడంలో మీకు సహాయపడే కొన్ని చిన్న వ్యూహాలు ఇక్కడ ఉన్నాయి:
   • పాఠకులను నిమగ్నం చేయడానికి వాస్తవ గణాంకాలు మరియు సంఘటనలను ఉదహరిస్తున్నారు. సమర్పించిన గణాంకాలు మరియు వాస్తవాలు నమ్మదగిన, చట్టబద్ధమైన మూలాల నుండి వచ్చాయని మరియు గణాంకాలు మరియు వాస్తవాలు వాటి ద్వారా మీరు నిజాయితీగా వర్తింపజేస్తున్నాయని నిర్ధారించుకోండి. .
   • ఈ విషయంపై వారు మీ గురించి ఇలాంటి అభిప్రాయాన్ని కలిగి ఉన్నారని మరియు ప్రత్యర్థి వైపు అభిప్రాయాలను వ్యతిరేకిస్తున్నారని చూపించడానికి పరిశోధనా నిపుణులను ఉదహరించండి. ఈ నిపుణులు తాము పరిశోధన చేస్తున్న రంగంలో నమ్మదగిన స్థానం కలిగి ఉండాలి మరియు ప్రశ్నార్థకం చేసే అంశంపై ఒక విషయం చెప్పే సామర్థ్యం ఉండాలి.
   • మీ అభ్యర్థన ఆమోదించబడటానికి కారణాలు ఇవ్వండి. ఏదో ఒకటి చేయమని మీరు ఎందుకు నమ్ముతున్నారో వివరించడం ద్వారా ఒప్పించే పద్ధతి, తద్వారా వారు ఏదైనా చేయమని అడగడం కంటే వారి మనసును మరింత సమర్థవంతంగా మార్చగలరు. . ప్రస్తుత పరిస్థితిని వివరించండి మరియు దానిని ఎందుకు మార్చాలి.
   • మీ వివరాలు, లక్షణాలు మరియు అవసరం గురించి మాట్లాడుతున్న సమస్య యొక్క అవగాహన ఇవ్వండి. సమస్యలను పరిష్కరించడానికి గత ప్రయత్నాలను లేదా ఎటువంటి చర్య లేకపోవడాన్ని పేర్కొనండి.
   • ప్రశ్నలోని సమస్యకు సంబంధించిన సాక్ష్యాలు ఒక ఉదాహరణతో పాటు ఉండాలి. సమస్య యొక్క ప్రాముఖ్యతను పాఠకుడికి కనిపించే ప్రస్తుత ఆధారాలు.
   • మీ పేరాలో మీరు పేర్కొనవలసిన వాటిని పరిమితం చేయాలని గుర్తుంచుకోండి. దయచేసి మీ కేసు మరియు పరిస్థితిని సరళంగా చెప్పండి. వివరాలలో చాలా లోతుగా లేదు, కానీ తగినంత కీ కంటెంట్ కూడా ఇవ్వాలి. అత్యంత సంబంధిత గణాంకాలు, నిపుణులు మరియు టెస్టిమోనియల్‌లను మాత్రమే ఎంచుకోండి.

5. 

   ప్రత్యర్థి వైపు అభిప్రాయాన్ని తిరస్కరించండి. ఒకరిని సమర్థవంతంగా ఒప్పించగలగడానికి విరుద్ధమైన అభిప్రాయాలను సవాలు చేయడం. మీరు పాఠకుల నుండి అభ్యంతరకరమైన వాదనలు లేదా ప్రశ్నలను to హించాలనుకుంటే, మీరు లేఖలోని వాటిని పేర్కొనవచ్చు. ప్రత్యర్థి వైపు ఉమ్మడి మైదానాన్ని కనుగొనండి లేదా మీ అభిప్రాయాన్ని బ్యాకప్ చేయడానికి నమ్మకమైన అభిప్రాయాలతో ముందుకు రండి.
   • మీ దృక్కోణానికి మరియు మరొక వైపుకు మధ్య ఉన్న వ్యత్యాసాన్ని మీరు బహిరంగంగా అంగీకరించారని నిర్ధారించుకోండి. వాటిని దాచడానికి ప్రయత్నించడం మీ వాదనను బలహీనపరుస్తుంది. బదులుగా, మీకు ఎదురుగా ఉన్న విలువలు, అనుభవాలు మరియు సమస్యలను నొక్కి చెప్పండి.
   • తీర్పు భాషను ఉపయోగించడం మానుకోండి. పదాలలో ఎక్కువ భావోద్వేగాన్ని ఉంచడం మీ వాదనల యొక్క సరసతను తగ్గిస్తుంది. చాలా ప్రతికూలత మరియు తీర్పు ఉన్న లేఖ మీ అభిప్రాయాలకు మీ పాఠకుల సమ్మతిని దెబ్బతీస్తుంది.

6. 

   మీ అభ్యర్థనను పునరావృతం చేయడం ద్వారా లేఖను మూసివేయండి. సందేశం చివరిలో మీ అభ్యర్థన లేదా అభిప్రాయాన్ని పునరావృతం చేయండి. ఈ పేరాలో, మీరు ఒక పరిష్కారాన్ని సూచించవచ్చు లేదా సమస్యను పరిష్కరించడానికి చర్య తీసుకోవచ్చు. ఫోన్, ఇమెయిల్ లేదా సెల్ఫ్ చెక్ ద్వారా మీరు ఈ లేఖను అనుసరిస్తారని లేఖలో పేర్కొనండి.
   • బాగా స్థిరపడిన వాక్యంతో ముగించడం పాఠకుడిని మీ వైపు మొగ్గు చూపడానికి లేదా కనీసం మీ దృక్కోణం నుండి సమస్యను మరింత స్పష్టంగా చూడటానికి వారికి సహాయపడుతుంది.
   • మీ స్వంత పరిష్కారాలను లేదా పద్ధతులను తీసుకురండి. రాజీకి అంగీకరించండి లేదా రెండు వైపులా ఒక అడుగు వెనక్కి తీసుకోండి. మీరు ఏమి చేసారో మరియు పరిస్థితిని పరిష్కరించడానికి మీరు ఏమి చేస్తున్నారో పాఠకుడికి చూపించండి.
   ప్రకటన

4 యొక్క 4 వ భాగం: చివరి దశలు

1. 

   లోపాల కోసం తనిఖీ చేయండి. స్పెల్లింగ్ తప్పులు మరియు పేలవమైన వ్యాకరణ నిర్మాణాలు పాఠకులకు మీ గురించి చెడు అభిప్రాయాన్ని ఇస్తాయి. వ్యాసంలో లోపాలు లేనప్పుడు మాత్రమే, పాఠకుడు కంటెంట్ మరియు వ్యాసం తెలియజేయాలనుకునే ఆలోచనపై దృష్టి పెట్టగలడు. పంపు బటన్‌ను నొక్కే ముందు లేఖను చాలాసార్లు మళ్లీ చదవండి. లేఖ సరిగ్గా జరిగితే వినడానికి గట్టిగా చదవండి.
   • అవసరమైతే, మీ లేఖలో ఎవరైనా స్పెల్లింగ్ లోపాలను తనిఖీ చేయండి (లేదా మీరు స్పెల్లింగ్ చెకింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ఉపయోగించవచ్చు).

2. 

   మీ నిజమైన సంతకంతో సంతకం చేయండి. మీరు ఇమెయిల్‌కు బదులుగా లేఖ పంపితే నేరుగా సంతకం చేయండి. ఇది లేఖను వ్యక్తిగతీకరించడానికి మరియు లేఖ మీచే వ్రాయబడిందని ధృవీకరించడానికి సహాయపడుతుంది.

3. 

   ఇతర ముఖ్యమైన వ్యక్తులను కాపీ చేయండి. సంస్థలోని లేదా మరొక సంస్థలోని ఇతర వ్యక్తులు మీ లేఖను చదవవలసి వస్తే, వారికి ఒక కాపీని పంపండి. దీని అర్థం పంపించడానికి సమానమైన వ్యక్తుల సంఖ్యను ముద్రించడం, కాపీలలో నిజమైన సంతకం మరియు పంపడం.

4. 

   పంపినవారు కాపీని ఉంచాలి. మీ రికార్డ్ యొక్క గమనిక పంపబడినప్పుడు మరియు గ్రహీత యొక్క సమాచారంతో ఎల్లప్పుడూ ఉంచండి. సమస్య పరిష్కారం అయ్యేవరకు సమస్యను పరిష్కరించడానికి మీరు ఏమి చేయాలో గమనించండి. ప్రకటన

సలహా

• అధికారిక రూపంలో రాయాలి. మీరు సాధారణం లేదా అనధికారిక సంభాషణ భాషను ఉపయోగిస్తే లేఖ గ్రహీత మిమ్మల్ని నమ్మరు.అర్థవంతమైన యాసను ఉపయోగించడం కంటే అక్షరాన్ని మర్యాదపూర్వకంగా చేయడానికి అధికారిక భాషను ఉపయోగించడం కూడా సహాయపడుతుంది!
• సున్నితమైన భాషను ఉపయోగించండి. ప్రజలు తమ పట్ల దయ చూపే వారికి సహాయం చేస్తారు.
• టాపిక్ కాదు. మీరు మాట్లాడుతున్న అంశానికి సంబంధించిన అదనపు సమాచారాన్ని జోడించకుండా జాగ్రత్త వహించండి. బదులుగా, సంబంధిత కంటెంట్‌కు కట్టుబడి ఉండండి మరియు విషయాలను క్లిష్టతరం చేయవద్దు. వాటిని నిలబెట్టడానికి నిజమైన వాస్తవాలను ఉపయోగించండి.
• కొన్ని దశలు, చర్యలు లేదా సలహాలను స్పష్టంగా చూపించాల్సిన అవసరం ఉంటే మధ్య పేరాలో బుల్లెట్లను మాత్రమే ఉపయోగించండి.
• అక్షరాలు రాయడానికి ప్రామాణిక ఇంగ్లీషును ఉపయోగించండి (ఇంగ్లీష్ మాట్లాడే దేశాలకు). ఇది టెక్స్ట్ లేదా సోషల్ మీడియా కాదు; ఇది అధికారిక లేఖ. సంక్షిప్తాలు, యాస మరియు ఎమోటికాన్‌లు మీ సందేశాన్ని పొందవచ్చు.
• కంపెనీలు లేదా ఏజెంట్ల అవగాహనల ప్రకారం ఫోకస్ పాయింట్లను సర్దుబాటు చేయండి. లాభాపేక్షలేని మరియు పెద్ద సంస్థ భిన్నంగా ఆలోచించవచ్చు.
• మీ పాఠకులు మీకు కొంత రుణపడి, మీ నుండి ఏదైనా అడుగుతున్నట్లుగా వ్యవహరించవద్దు. బదులుగా, స్నేహపూర్వక మరియు వృత్తిపరమైన భాషలో వారిని ఒప్పించండి.